（本文轉載日本LINE WORKS的實際導入案例說明）
在群馬縣太田市與東京都足立區經營幼兒園的社會福利法人Tukushikai，為了改善園內的溝通環境而導入LINE WORKS。現在，家長傳達的訊息能迅速傳達給帶班的老師，有效避免了過去使用紙本筆記或郵件群組時常發生的訊息遺漏問題。此外，透過活用郵件、佈告欄及行事曆等功能，不僅提升了托育業務的執行效率，更成功提升了托育品質。
本案例重點
- 確保老師之間能明確傳達家長的聯絡事項
- 針對成果發表會、庫存管理等特定目的開設群組，提升業務效率
- 利用問卷功能進行安全確認，落實企業營運持續計劃（BCP）
- 全體教職員資訊共享更順暢，培養團隊的向心力
請簡要介紹一下社會福利法人Tukushikai的事業
加賀谷隆真：
我們法人目前經營群馬縣太田市的Tukushi幼兒園，以及東京都足立區的栗原Tukushi幼兒園。此外，我們也以指定管理者的身分，負責經營太田市內的3間課後照顧中心。
過去幼兒園面臨了哪些課題？
加賀谷隆真：
為了讓兩所幼兒園的教師不需加班、準時下班，打造出一個友善的工作環境，我們從以前就導入包括幼兒園業務管理系統在內的各種資訊通訊技術（ ICT）工具，希望能藉此提升工作效率。然而，各班級第一線老師之間的資訊共享，依然是我們當時面臨的課題。
千裝有紀：
以前如果接到家長打電話說「今天會比平常晚一點來接小孩」，負責接聽的老師會把內容寫在紙本筆記上，再分享給所有人。然而，透過紙本很難把訊息同時傳達給每個人，而且大家在忙碌的時候，也可能漏看筆記上的內容，導致老師們之間常常無法順利共享資訊。
加賀谷隆真：
因此，我們後來嘗試使用郵件群組服務，希望把訊息一次發送到所有老師的手機上。然而，電子郵件終究屬於單向的溝通工具，無法得知對方什麼時候讀取信件，因此導入效果相當有限。
渡邊成美：
遇到緊急事件時，雖然同事會撥打各教室的內線電話來傳達，但口頭傳達的內容缺乏視覺記憶，導致幼兒園內偶爾會發生「說過了／沒聽到」的溝通爭議。
櫛谷美優：
雖然使用私人LINE就能輕鬆共享資訊，但有些人對於將私人通訊工具用於工作感到排斥，加上擔心把工作訊息誤傳給朋友，因此當時只有少數幾位老師在私下使用。
加賀谷隆真：
為了從根本上解決這些問題，我認為需要一種能確保訊息精確傳遞的新型溝通工具。因此開始考慮以商務聊天工具取代郵件群組。
為什麼選擇LINE WORKS作為解決課題的手段？
加賀谷隆真：
在評估了幾款工具後，我們發現LINE WORKS的操作介面與多數職員習慣使用的LINE非常相似，這讓我們相信它會是最容易讓員工上手的選擇。此外，它不只具備聊天功能，還擁有可共享行程的行事曆功能，能作為協作軟體來使用，這點對我們來說非常有吸引力。
2019年10月，我和主任、副主任三人先使用試用版，體會到它的溝通速度是郵件群組無法比擬的。於是隔月我們便讓兩間幼兒園的所有正式職員一起試用。結果沒過多久就遇上了新冠肺炎疫情，但在停課期間，老師之間依然能藉由LINE WORKS保持順暢地溝通，讓我們強烈感受到這款工具的便利性，因此，我們決定開始正式使用標準版方案，並於2021年3月進一步升級為可使用電子郵件及Drive功能的進階版方案並沿用至今。
導入 LINE WORKS 後，園內的溝通方式有何改善？
【群組】 分類為全體教職員群組或依目的的群組，即時分享業務資訊
【郵件】 將行政通知轉發給全體教職員，確保訊息確實傳達
【視訊通話】 配合防疫措施，運用視訊通話召開遠端視訊會議
【問卷】 災害發生時，利用問卷確認職員的安全
加賀谷隆真：
我們為兩所幼兒園建立了包含兼職人員在內的全體職員群組。過去需要透過紙本筆記或郵件群組才能傳達的資訊，現在能即時透過訊息分享。
櫛谷美優：
現在只要把家長透過電話或口頭交代的各個事項發送到全體群組，早班與晚班老師交接時，就再也沒有發生過資訊漏接的情況了。
像是「放學時會由其他人來接小孩」這類資訊，因為所有老師都能在第一時間掌握，讓大家在面對家長時的應對變得非常順暢，家長對我們的信任感也隨之提升。此外，家長的緊急聯絡也能透過訊息同步，不再需要撥打內線電話，不會打斷班導師正在進行的工作了。
過去透過紙本筆記或郵件群組進行的聯繫方式，
現在改由訊息取代，實現了雙向且即時的溝通
渡邊成美：
聊天室的訊息內容，同時也成為關於孩子的重要紀錄。當我們要製作記錄孩子成長過程的兒童個人檔案時，可以隨時搜尋過去的對話紀錄，查閱該名孩子的相關敘述，這點非常方便。
除了文字之外，能夠輕鬆分享照片，這點也很方便。以前各班級導師會把當天的主要活動寫在教室門口的白板上，讓來接小孩的家長觀看。但疫情爆發後，我們改為拍下白板，再透過郵件統一發送給家長。
在執行這項工作時，各班導師只要在寫完白板後，就能當場拍照並透過訊息分享，負責發送郵件的職員就不必特地跑到各教室拍攝與確認，整體作業流程變得非常順暢。
千裝有紀：
除了全體教職員的群組之外，我們也針對運動會、成果發表會等各項活動開設專屬群組，讓相關人員即時共享資訊。以前各班級錯開時間前往活動中心練習表演時，因為無法掌握現場狀況，依照預定時間抵達才發現前一個班級的練習還沒結束，導致大家必須在現場乾等。現在，大家可以透過聊天室群組即時回報目前正在練習的班級，預計幾點會回幼兒園等等，再也沒有發生過需要乾等的情況了。
教職員自發成立群組，成員間更密集地共享資訊
當職員發現園內備品即將耗盡，便會將訊息發送到「庫存管理」群組，隨即由負責人訂購備品。過去是由發現缺貨的人自行下單，導致消耗品經常發生重複下單的情況。如今透過群組功能，有效控管不必要的支出。
運用群組聊天室，消耗品的庫存管理也變得更有效率
除了聊天功能之外，您還運用了哪些功能呢？
加賀谷隆真：
過去收到需要通知全體教職員的政府行政公文郵件時，我們都是用複製貼上的方式傳到聊天室裡，但這種做法相當費時，因此我們決定升級到可以使用郵件功能的方案。現在，我們只要把主管機關寄來的電子郵件直接轉寄給所有人就可以了。
在行事曆功能中，我們登錄了兩所幼兒園各自的活動日程。此外，職員的排班表及全體公告事項，則透過佈告欄來發布。在獲得全國私立幼兒園聯盟許可後，我們每個月也會將該聯盟發行的月刊雜誌內容上傳到佈告欄，鼓勵職員抽空閱讀。
全體教職員的公告事項皆透過佈告欄發布
自新冠疫情爆發後，為了落實防疫，我們盡量減少職員聚集開會，我們會透過視訊通話功能，連線各班導師進行遠端視訊會議。
此外，在2022年3月的某個晚上發生地震時，我們也立即使用問卷功能內建的範本，確認太田市Tukushi幼兒園的職員的安全狀況。
運用問卷功能，在地震發生時進行員工的安全確認
在擴大應用範圍時，是否有採取特別的措施？
加賀谷隆真：
我們為每位老師配備了一台專屬的iPad，讓大家在上班期間隨身攜帶並使用LINE WORKS。此外，我們也允許自備電子設備，讓職員在工作時間之外或休假日，也能根據需求，隨時掌握幼兒園內的最新狀況。
身為園長，您個人最深切感受到的LINE WORKS導入成效是什麼呢？
加賀谷隆真：
我個人最深切的感受是，隨著教職員之間的溝通變得更順暢，整個幼兒園也產生了一股強大的團隊向心力。2020年因應新冠肺炎疫情，我們配合主管機關的指示，被迫停課了將近兩個月。在那個艱難的時期，幸好有LINE WORKS讓我們能持續保持聯繫，成功穩固了團隊的士氣。當時，有許多職員主動發送訊息詢問「有什麼是我幫得上忙的嗎？」，這讓我感到非常欣慰。
此外，我們也讓請育嬰假的職員可以自由選擇是否在休假期間繼續接收資訊，這樣的環境有助於職員之後順利復職。同時，兩所幼兒園的全體職員群組裡不僅有老師，也包含供餐老師，大家都能同步掌握所有的業務資訊。對供餐老師來說，雖然有些訊息跟他們的工作沒有直接關係，但因為資訊變得透明，讓他們覺得自己與一線老師之間也加深了團隊歸屬感。
我也深切感受到，透過導入LINE WORKS等多元的資訊通訊技術（ ICT）工具來提升業務效率後，教職員能夠比以往更加專注於照顧孩子以及與家長溝通的本職上。先前來到本園視察、負責推動「群馬縣數位轉型加速化計畫」的縣政府相關人員，也對我們整體的數位化的具體成果給予了高度評價。
對於LINE WORKS未來的應用，您有什麼樣的展望或發展規劃？
加賀谷隆真：
我們希望能進一步提升應用層次，讓職員無論何時何地，都能輕鬆存取各種業務資訊。此外，針對目前還沒有充分運用的Drive及任務等功能，我們未來也會積極推廣使用，希望能藉此減輕園內業務負擔，把更多時間留下來陪伴孩子。
【受訪者】
加賀谷隆真
社會福利法人Tukushikai理事長，兼任Tukushi幼兒園園長
千裝有紀
於Tukushi幼兒園擔任1歲班班導師
渡邊成美
於Tukushi幼兒園擔任1歲班班導師
櫛谷美優
於Tukushi幼兒園擔任2歲班班導師
※本文刊載之內容、所屬單位及職稱均為2022年5月進行採訪時的資訊。
