（本文轉載日本LINE WORKS的實際導入案例說明）
陸中建設株式會社的事業橫跨建築、土木、砂石、不動產等領域。以往其內部溝通管道主要仰賴電話和電子郵件，導入LINE WORKS是希望完善通訊環境，確保業務聯繫與資訊共享能迅速進行。如今，他們已善用訊息等各項功能，成功落實業務數位化。本篇訪談邀請其員工現身說法，與我們分享LINE WORKS的具體應用情境與導入成效。
本案例重點
- 建立群發訊息機制，透過縮短資訊傳遞時間，提升業務效率
- 將簽呈審核與申請作業線上化，加快處理速度
- 善用協作軟體的多樣化功能，實現數位轉型
請簡要介紹一下貴公司的事業
伊藤 峻：
本公司總部位於岩手縣宮古市，是一家在地綜合建設公司，主要事業囊括建築、土木、砂石、不動產。我們的經營理念是「為地方設想就是創意發想的源頭」。自1963年創立以來，我們始終致力於地方發展，對於311東日本大地震後的重建工作也是不遺餘力。此外，我們也致力於推動地方體育發展，像是以復興賽事贊助商的身分，支持岩手縣唯一的職業籃球隊「岩手大公牛隊」。
過去曾經面臨哪些課題？
伊藤 峻：
以前員工之間的主要聯絡方式是電話與電子郵件，因此無法快速傳達重要的工作資訊。此外，由於公司未配發電腦給負責砂石場作業的員工，也沒有為全體員工設定電子郵件信箱，導致公司缺乏能向全體員工迅速發布資訊的管道。也因此，如何改善溝通環境一直是我們長期以來的課題。
大上 妙子：
以前總務部基本上都是透過電子郵件聯絡各部門負責人。但是因為無法確認對方何時讀取郵件，針對重要聯絡往往還需要再打電話確認，導致事倍功半。
伊藤 峻：
過去公司內部的文件審核流程採紙本作業，當我因為出差等原因不在公司時，審核就會因此停滯，當時我一直希望這種狀況能有所改善。
請問當初為何選擇透過LINE WORKS解決課題，以及導入的過程為何？
伊藤 峻：
最初我們曾考慮導入其他的辦公軟體服務，也篩選了候選名單，但後來擔心那些工具的功能過於複雜，員工操作起來可能會感到困惑。因此，我們從「好上手」的角度重新研究通訊工具，最終將目光鎖定在LINE WORKS，看重的是其操作簡單、無論在電腦或手機上都非常好用，而且具備推播功能。我們先從免費方案開始使用，然後逐步增加使用人數。在感受到內部溝通明顯變得活絡之後，先是體驗了付費方案的30天免費試用，並在試用截止前就決定正式導入。
具體來說，LINE WORKS有哪些應用場景？導入後有何成效？
・確保資訊全面布達的管道，效率大幅提升
・辦公室紙本作業轉為數位化，文書遞件及查驗皆不受地點限制
・通訊工具在徵才活動也發揮了顯著成效
伊藤 峻：
絕大部分的電話和電子郵件現已被訊息取代，員工之間的工作聯繫變得非常順暢。除了各部門專屬的群組，我們也會建立跨部門群組，像是公司內部活動的委員會群組等等，因此得以在兼顧效率的同時針對相關人員發布重要資訊。現在能夠明顯感受到全公司的溝通比過去更加活絡了。以前我會口頭下達指令給員工，但為了避免自己遺忘，現在我改用訊息下指示了。這能有效防止彼此各執一詞而引發糾紛。
在審核流程方面，我們不再收發紙本文件，而是改由承辦人員將文件的照片或PDF檔附加在訊息中，再由我透過回覆訊息表示核准。由於我不在公司也能簽核，因此現在出差返回後，辦公桌上不會像以前那樣總是堆滿待審核的文件。
透過檔案接收申請文件並迅速核准
大上 妙子：
通訊方式從電子郵件改為傳訊息，讓我們在聯絡其他部門或外出洽公的員工時，能更確實地傳達事項。最重要的是，已讀功能非常方便，現在我只需要針對未讀取訊息的人打電話確認即可。
及川 優樹：
我是在LINE WORKS導入後才進公司的。之前的職場除了電話和電子郵件外，沒有其他的通訊工具，因此現在的工作環境讓我覺得非常舒適。例如，當客戶打電話過來，但是承辦人員不在時，我不需要將通話內容記錄在紙條上，而是能即時傳訊息告知。此外，我也負責公司的公關活動，當廣告文案等內容製作完成後，我會將檔案傳給總經理審核。如此不僅總經理可以在空檔時盡快核准，相關檔案也會留在其手邊，日後要重新檢視也十分方便。
我們有在徵才網站和部落格等平台介紹公司導入LINE WORKS作為正式的通訊工具。我認為這能夠展現本公司是一個工作方式有彈性的職場。
小本 薫之：
我很快就適應了透過LINE WORKS對內溝通的模式。最吸引我的一點是，它不僅是一套實用的商務通訊工具，同時也具備多元的辦公軟體功能。
業務部門的訊息截圖
請問貴公司如何應用LINE WORKS的辦公軟體功能？
【佈告欄】 迅速對全體員工發布宣導事項並檢視結果
【問卷】 在外勤現場也方便回答。也用於收集線上讀書會感想
【行事曆】 將整個部門的活動量可視化。有助於掌握部下的工作量
【Drive】 從各員工電腦分散管理到雲端共享資料，業務效率隨之提升
伊藤 峻：
現在公司有事要向員工宣導，就會將該事項刊載於佈告欄，好讓全員盡早知悉。
在佈告欄對員工宣導或告知各項資訊
此外，本公司會舉辦各種內部讀書會，例如SDGs（永續發展目標）相關研討會等，但在新冠疫情爆發後便改為線上進行。由於線上活動無法掌握員工的真實反應，因此我們會在研討會結束後，會透過問卷功能收集大家的感想。
大上 妙子：
在統計公司內部活動的出席意願，或是確認制服的採購尺寸時，我們會直接在各部門的群組聊天室發布問卷。如此一來，即使是分公司的員工或位於現場的員工都能順利回答。
問卷支援自動統計，可透過圖表檢視填答狀況及結果
另外，我們還將重要的業務資料儲存在Drive上。各部門成員現在隨時隨地都能存取資料，工作效率大幅提升。
小本 薫之：
除了聊天訊息，也能透過行事曆掌握大家的行程，讓我們能全盤掌握和管理整個業務部門的動向。行事曆不僅能用來確認每日行程，也很適合用來判斷每個人的工作量是否超出負荷。
除此之外，還有哪些讓您覺得便利的功能？
【任務】 任務指派可視化，提升管理效率
【範本】 紙本請假單線上化，請假不受地點限制
【與外部用戶聊天】 節省手續及問候，快速推動工作進度
伊藤 峻：
最近我也越來越常使用可以附加檔案的任務功能來指派工作。這樣一來，我對誰指派了什麼任務一目瞭然。
指派任務時可設定期限、指派人、受指派人
大上 妙子：
由於公司未對砂石事業部的現場作業人員配發電腦，以前他們要請假時還得特地前往辦公室提交請假單。為了省去這道手續，我們利用LINE WORKS的範本功能製作了電子請假單。現在即使員工待在家，也能直接透過訊息傳送附件輕鬆完成申請。
善用範本功能建立請假單
及川 優樹：
為了更有效地宣傳公司，我們和某家資訊媒合平台的營運公司有所往來。以前都是透過電子郵件溝通，後來得知該公司也有導入LINE WORKS，便開始透過外部用戶通訊功能聯繫。以往用電子郵件聯絡時，必須開啟郵件撰寫畫面、輸入收件人與主旨，開頭和結尾還得加上問候語。但現在透過訊息聯絡，可以直接切入正題，大幅提升溝通速度。
透過外部訊息連接商務夥伴的LINE WORKS，溝通暢行無阻
請問今後會如何拓展LINE WORKS的應用？
伊藤 峻：
我們預計導入工作流系統，並考慮透過API將之與LINE WORKS串接在一起應用。我們還考慮在未來透過聊天機器人減少內部諮詢的作業人力，進而提升業務效率。
小本 薫之：
目前各部門都導入了各式各樣的IT工具，若能設法以LINE WORKS為樞紐，實現統一整合應用，相信能更有效地運用這些工具。
【受訪者】
伊藤 峻
第三代接班人，承接其祖父（創業者）與父親的事業，於2020年7月擔任代表董事。
大上 妙子
副參事，管理總務部業務。
及川 優樹
負責總務業務、公關及徵才業務。
小本 薫之
營業本部副參事，管理營業部門。
※本文刊載之內容、所屬單位及職稱均為2021年5月進行採訪時的資訊。
