（本文轉載日本LINE WORKS的實際導入案例說明）
陸中建設株式會社的事業橫跨建築、土木、採石及不動產等領域。該公司過去主要透過電話和電子郵件進行內部溝通，為了建立能迅速進行業務聯繫與資訊共享的環境，正式導入了LINE WORKS。透過訊息等各項功能，該公司成功落實數位轉型。本次邀請到公司職員，與我們分享LINE WORKS的具體應用情境與導入成效。
本案例重點
- 建立群發訊息機制，透過縮短資訊傳遞時間，提升業務效率
- 將簽呈審核與申請作業線上化，加快處理速度
- 善用協作軟體的多樣化功能，實現數位轉型
請簡要介紹一下貴公司的事業
伊藤 峻：
本公司總部位於岩手縣宮古市，是一家以建築、土木、採石及不動產為主要事業的在地綜合建設公司。我們以「思考能為地區做出什麽貢獻，是所有構想的起點」為經營理念，自1963年創立以來，始終致力於地方發展。並積極參與東日本大地震後的重建工作。此外，我們更以復興賽事贊助商的身分，支持岩手縣唯一的職業籃球隊「岩手大公牛隊」，致力於推動地方體育發展。
過去曾經面臨哪些課題？
伊藤 峻：
由於員工之間的主要聯絡方式是電話與電子郵件，因此無法快速傳達重要的業務資訊。此外，由於負責採石場作業的員工未配發電腦，也沒有為全體員工設定電子郵件帳號，導致公司缺乏能向員工迅速發布資訊的管道。如何改善溝通環境，一直是我們公司長期以來的課題。
大上 妙子：
總務部與各部門負責人之間的聯繫，基本上都是透過電子郵件進行。但是因為郵件無法確認對方何時讀取，針對重要通知往往還需要再打電話確認，經常發生重複溝通的情況。
伊藤 峻：
過去公司內部的文件審核流程採紙本作業，當我因為出差等原因不在公司時，審核就會因此停滯，這是我一直希望能改善的狀況。
請問為了改善這些問題，當初選擇LINE WORKS的原因，以及導入的過程為何？
伊藤 峻：
最初我們曾考慮導入其他的協作軟體並篩選出候選名單，但後來擔心那些的工具功能過於複雜，員工操作起來可能會感到困惑。因此，我們從「好上手」的角度重新研究通訊工具，最終將目光鎖定在操作介面簡單、無論在電腦或手機上都非常順手，且具備推播通知功能的LINE WORKS。我們先從免費試用方案開始使用，逐步增加使用人數，在感受到內部溝通明顯變得活絡之後，便決定正式導入付費方案。
請與我們分享LINE WORKS的具體應用情境與導入成效
・確保資訊的群發訊息管道，大幅提升效率
・過去需要在辦公室傳遞的紙本文件現在已經數位化，無論身在何處都可提交與確認
・通訊工具在徵才活動也發揮了顯著成效
伊藤 峻：
絕大部分的電話和電子郵件已經被訊息取代，員工之間的業務聯繫變得非常順暢。除了各部門群組外，我們也建立了如公司內部活動委員會等跨部門群組，針對相關人員迅速且及時地發布重要資訊。現在能夠明顯感受到全公司的溝通變得更加活絡。過去我原本以口頭方式傳達給員工的指示時，為了避免自己遺忘，現在也改用訊息發送。這能有效預防「說過／沒聽到」這類傳遞誤差造成的糾紛。
在審核流程方面，我們不再接收紙本文件，而是改由員工將文件的照片或PDF檔附加在訊息中，我們再透過回覆訊息來核准。因為即使身在公司外也能處理，不再像以前出差回來後，辦公桌上總是堆滿等待審核的文件。
透過檔案接收申請文件並迅速核准
大上 妙子：
與其他部門或出外勤的員工聯繫時，溝通工具從電子郵件改為訊息，讓我們能更確實地傳達事項。最重要的是，已讀功能非常方便，現在我只需要針對未讀取訊息的人打電話確認即可。
及川 優樹：
我是在公司導入LINE WORKS後才轉職過來的。之前的職場除了電話和電子郵件外，沒有其他的溝通工具，因此現在這樣的工作環境讓我覺得方便許多。例如，當客戶打電話來，但是同事不在位子上時，我不需要將通話內容記錄在紙條上，而是能即時傳訊息告知。此外，我也負責公司的公關活動，當廣告素材等製作完成後，我會直接將檔案傳給老闆審核。老闆可以在空檔時盡快核准，而且檔案會留在老闆手機裡，日後要重新確認也十分方便。
我們已在徵才網站和部落格上介紹公司導入LINE WORKS作為正式的溝通工具。我認為這能夠展現公司是一個友善的工作職場。
小本 薫之：
我也很快就適應了使用LINE WORKS進行內部溝通的方式。我不僅覺得它作為商務通訊軟體非常實用，更對它的多樣化功能感到極具魅力。
業務部門的訊息範例
作為企業協作軟體，您是如何運用LINE WORKS的功能？
【主頁】 迅速發布並確認需傳達給全體員工的事項
【問卷】 即使身在第一線現場也能輕鬆回答。亦用於收集線上教育訓練的心得
【行事曆】 讓部門整體的行程視覺化。有助於主管掌握組員的工作量
【Drive】 將過去由個人電腦各自管理的資料上傳至雲端共享，進而提升業務效率
伊藤 峻：
透過將公司發布的資訊上傳至主頁（佈告欄），我們現在能夠迅速傳遞資訊給全體員工。
透過主頁發布對員工的通知與公告
此外，本公司會舉辦各式內部教育訓練，例如關於SDGs（永續發展目標）相關的講座等，自新冠疫情爆發後便改為線上進行。由於線上活動無法及時觀察員工的真實反應，因此我們會在教育訓練結束後，利用問卷功能收集大家的心得感想。
大上 妙子：
在統計公司內部活動的出席意願，或是確認要採購的制服尺寸時，我們會直接在各部門聊天室發布問卷。如此一來，即使是分公司的員工或位於現場員工都能順利回覆訊息。
問卷回覆結果自動彙總，並且能透過圖表確認回覆狀況與結果
此外，重要的業務數據皆儲存於Drive。各部門成員現在隨時隨地都能存取資料，提升了業務執行效率。
小本 薫之：
除了訊息溝通外，透過行事曆也能掌握大家的行程，讓我們能全盤掌握和管理整體業務部門的動向。行事曆不僅能用來確認每日行程，在判斷每個人的工作量是否超出負荷時也相當實用。
除此之外，還有哪些讓您覺得便利的功能？
【任務】 讓任務分配視覺化，提升管理效率
【範本】 將紙本請假單線上化，隨時隨地都能提交
【與外部用戶聊天】 不需耗費心思撰寫或準備問候語，快速推進業務進度
伊藤 峻：
最近我也越來越常使用可以附加檔案的任務功能來指派工作。這樣一來，誰負責哪些任務變得一目瞭然。
設定截止日期、指派人及受指派人來指派任務
大上 妙子：
由於採石事業部的現場作業人員並未配發電腦，過去要請假時，還得特地前往辦公室提交請假單。為了省去這道手續，我們利用LINE WORKS的範本功能製作了電子格式。現在即使員工待在家，也能直接透過訊息附件輕鬆完成申請。
運用範本功能製作請假單格式
及川 優樹：
為了更有效地宣傳公司，我們與一家經營資訊媒合平台的公司開始合作。過去都是透過電子郵件溝通，後來得知該公司也有導入LINE WORKS，便開始透過外部用戶聊天功能聯繫。過去使用電子郵件時，必須開啟郵件撰寫畫面、輸入收件人與主旨，開頭和結尾還需加上問候語，但現在透過訊息就能直接切入正題，大幅提升溝通效率。
透過LINE WORKS連動外部用戶聊天功能，與合作廠商的溝通更順暢
關於LINE WORKS的應用，未來您希望如何進一步發展？
伊藤 峻：
我們計畫導入電子簽核系統，並正在考慮透過API與LINE WORKS連動應用。未來，我們也希望透過訊息Bot來減少內部諮詢的作業人力，持續提升業務效率。
小本 薫之：
目前各部門都各自導入了多樣化的科技工具，若能設法以LINE WORKS作為整合平台進行統一管理，相信能更有效地運用這些工具。
【受訪者】
伊藤 峻
作為祖父（創辦人）、父親（第二代）之後的第三代接班人，於2020年7月就任董事長。
大上 妙子
以副參事職位負責管理總務部的各項業務。
及川 優樹
除了總務業務之外，也負責公關及招聘業務。
小本 薫之
擔任營業本部副參事，負責管理營業部門。
※本文刊載之內容、所屬單位及職稱均為2021年5月進行採訪時的資訊。
