（本文轉載日本LINE WORKS的實際導入案例說明）
株式會社ieLove Partners提供居住與生活方面的綜合外包服務，包括租賃保證等；導入LINE WORKS的用意是將之當作公司內部的溝通平台。導入服務後，公司形塑了「立即回應」的文化，各項工作資訊得以迅速且確實的共享。合約內容之確認或簽核流程也都變得更順暢，對於不動產公司的簽約程序也變得很流暢。另外，和代理商簽訂合約時，也透過LINE WORKS接收合約，藉此縮短業務開始前所需的作業時間，對於營收成長也有顯著貢獻。
本案例重點
- 規定公司內部聯絡必須使用LINE WORKS，進而提升溝通速度
- 加快合約文件在公司內部的確認工作，大幅縮短成交所需時間
- 縮短代理商正式開始營業前所需的作業時間，推升營業額
- 對律師等外部相關人士也用LINE WORKS聯繫，可迅速共享資訊
請簡要介紹一下貴公司的事業
田代
我們的企業理念是「將親人般的服務與IT結合，讓所有相關人士幸福快樂」。秉持這個理念，我們長久以來都在拓展居住與生活方面的綜合外包事業，提供租賃保證服務「ieLove安心保證」及生活難題支援「即刻到府服務」等。近年來少子高齡化及人際關係日益淡薄，導致連帶保證人減少，大約95%的租客－會使用租賃保證公司的服務。若善用本公司服務，不動產業者或房東不僅可規避房租滯納風險，還能讓每月入帳管理及其他繁瑣的租賃管理業務更省力，好處多多。
請問在導入LINE WORKS以前所面臨的課題是？
田代
我們在創業之初只有7名員工，沒有多餘的經費可花在溝通工具上，於是我們的工作聯絡或文書簽核都仰賴SNS的即時通訊。但隨著員工增加，重要的訊息往往會被其他資訊淹沒，導致案件的時程管理發生狀況。
朝日
以往和不動產公司簽約時，業務員必須請公司批准對方希望的條件，或者檢查合約內容，非常耗時。以稽核暨合約管理部的立場而言，我深深感到有必要提升公司內的溝通速度。
田代
有鑑於此，我們在創業2年後、員工數達到20人的時候，決定導入商務聊天軟體。
請問您為何選擇用LINE WORKS來解決原有的課題？
田代
我們比較過幾款不同的工具，幾經研議過後選擇了LINE WORKS，理由是其UI承襲了LINE的設計，最容易上手。另一個特別吸引我們的是資安層面的優點，例如LINE WORKS的所有通訊都有經過安全加密；畢竟本公司經手的許許多資訊都是極度機密的，像是租賃保證等。我們試用了免費方案大約1個月，確定LINE WORKS的確很好用之後，隨即轉為使用付費方案，並正式提供所有員工使用。
導入LINE WORKS後，公司內部溝通有哪些改善？
・形塑了「立即回應」的文化，承辦人員看到訊息就會迅速回應。
・重要資訊得以迅速且確實的共享，決策速度提升。
・在LINE WORKS共享文件，推動無紙化。
田代
為了順利推動審査及合約業務，部門間必須密切交換資訊。於是我們徹底落實公司內部聯絡就用LINE WORKS，並奠定了看到訊息就「立即回應」的文化。如果有公事需要拜託別人，就透過標注功能通知承辦人員，其應對狀況也變得一目瞭然。我們深深感受到，LINE WORKS是促進內部溝通活性化的功臣，而我們的決策速度也因此變快了。
員工之間透過文字訊息進行各種聯絡，確立了承辦人員迅速辦事的風氣，進而使工作速度大幅躍進
我們要求員工「隨時查看其他部門的資訊，哪怕只是粗略看過也無妨」，因此現在所有員工對於公司內部的狀況都能有一定程度的掌握。面對客訴，處理得愈慢風險愈大，不過在導入LINE WORKS後，不管哪個部門發生什麼問題都能一目瞭然，有能力處理的員工則是跨越了部門的隔閡，自告奮勇迅速應對，奠定了新的職場文化。
熊谷
如果有訊息要確切傳達給特定的人，就是標注功能發揮最大效益的時候。如果使用者被標注在未讀訊息中，則其聊天室會變得比較醒目，不怕漏看。另外，如果標注為「＠ALL」，就能確實對所有員工布達重要資訊。
群組的資料夾功能則是讓檔案管理變得更有效率。例如申請簽核時，只要將Excel、照片、PDF等多個檔案整理在一起上傳，就可省下個別共享每個檔案的工夫，審核也變得更順暢。
現在資料存取環境建置得更完善了。租賃保證的申請實績等等，每月的各種業務資料都在資料夾內公開，人人都可輕鬆取得需要的資料。
各種業績相關資料按月份整理進資料夾。所有員工都可視工作需求即時檢閱
在田代總經理的指示下，現在公司內部聯絡幾乎都仰賴聊天訊息，承辦人員也不再用紙本傳送核對用的文書，而是改用PDF。遇到錯誤或需要修改時，也只要在聊天室溝通即可，大幅推動了無紙化。
審査與合約管理業務的效率有什麼變化嗎？
・檢查合約類文件的速度變快，可承辦案件量變得更多。
・新客戶所需成交時間大幅縮短，且優於業界平均。
朝日
由於公司外部承辦人員也能不受地點或時間限制，順利和公司內的人員取得聯繫，審査與合約內容的確認工作不再耗時費工。文件若寫得不完善也能迅速獲得回饋，縮短了簽約所需時間。綜合看下來，我們能承辦的案件也變得更多了。
至於不動產公司新訂合約，以前承辦人員必須將約定內容整理為簽呈在公司內部走批審流程，因此在簽約前需要等待幾天。但在導入LINE WORKS後，這種流程變得快速許多。針對簽完約的不動產公司，我們會彙整各種文件，並將之作為新手懶人包提供給對方，而彙整工作現在約1小時即可完成，快的話隔天即可成交。體感上，我們成交前需要的時間比起業界平均而言大幅縮短了。本公司之所以能大幅成長，除了「ieLove安心保證」這項服務本身極具吸引力，最主要也是因為我們的作業流程迅速俐落。
熊谷
為了檢查新手懶人包裡的各種文件，我們成立了群組，建置了回饋體制，讓大家發現錯誤就能立即提出建議。舉凡文件有何錯誤或做了什麼修正，都分享給所有成員，人員對合約相關文件之編寫知識與經驗也因此有所提升。
在承辦人員群組共享各個客戶的新手懶人包，建置全體人員可迅速檢查文書內容的體制
聽說新代理商的招募手續也因為LINE WORKS而變得更迅速了。
・縮短開始銷售前所需的時間，光是大阪府就貢獻了一年約500萬日圓的營業額。
熊谷
不動產公司成為本公司代理商後，即可使用雲端管理系統「KanrIt!」，在網頁上執行租賃保證相關工作，例如「審査申請」「進度確認」「物件、顧客、報表管理」等。通常我們會請代理商寄回我們的合約，一但其內容被登錄至總公司系統中，即可啟用「KanrIt!」。然而，從簽約完畢到合約寄達為止，平均要花2週的時間。因此我們請對方在合約正本寄達前，先用LINE WORKS傳送PDF檔，隨後完成內容登錄，讓對方提早使用「KanrIt!」。如此在簽約後即可立刻開始銷售，大幅縮短了等待時間。這促使不動產公司可以更快以代理商的身份開始動工。
為了檢測成效，我們抽出大阪府的100家代理商，並從12月至2月這段旺季隨機選出2週計算平均銷售額，結果每家金額大約是2萬8000日圓。由於大阪府近1年新簽約的代理商約170家，可見所有代理商可為我們貢獻1年約500萬日圓的銷售額。僅僅縮短了開始銷售前約2週的時間，就能創造如此碩大的成果，實在令人驚艷。
在合約正本寄達前，先用LINE WORKS取得相關資訊並將之登錄至總公司系統。開始銷售前不需乾等，進而貢獻大量業績
聽說你們也有善用外部通訊功能，確保對公司外的相關人士也能流暢共享資訊。
・對律師保持即時溝通
・對代理商或系統開發商也透過聊天群組共享資訊
田代
每當有人滯納房租，有時會需要走法律途徑。以前我們會將訴訟所需之文件郵寄給律師確認，若沒問題則以存證信函寄送租賃契約解約通知。然而，這種處理方式花費的天數愈多損失也就愈多，是有待改善的課題。導入LINE WORKS後，我們透過外部通訊功能將PDF文件傳給律師，確定無任何疏漏後，即可在當天寄出存證信函。以往有時要經過10天才能對滯納者寄出存證信函，所幸這段期間縮短了，本公司的損失也得以減輕。
倘若真的要打官司，法務承辦人員也會透過LINE WORKS和我共享資訊。以前我只會透過會議聽取報告，現在則是可以即時掌握狀況，並當場下達指示。
外部通訊功能也用於聯繫代理商及系統開發商，公司內外的承辦人員會依案件或專案分別建立聊天群組。不論是定期會議的資訊共享，或是針對新人做培訓，各種溝通都因為LINE WORKS而變得更有效率。
麻煩也分享一下LINE WORKS其他功能的使用情境。
【問卷】迅速收集員工意見
【貼圖】【表情符號】公司內部溝通更熱絡
熊谷
我們想聆聽員工意見時會善用問卷功能。回答狀況可供檢視，因此容易針對未回答者採取相關行動，而統計結果也可用圖表呈現，非常便利。
想要培養公司全體員工的向心力，不能只是仰賴領導力，追隨力也很重要。我總是提醒自己要多在聊天群組用貼文或表情符號回覆大家的發文，而這些功能對於公司內部的溝通也確實起了催化效用。
身為經營者，您怎麼看待導入LINE WORKS後所獲得的成效？
田代
多虧有LINE WORKS，本公司雖然已經創業7年，依然順利提升了我們的銷售額。而我們的成功則有賴於我們建構了迅速的資訊共享體制，以及隨之而來的高效率業務。LINE WORKS對本公司而言不只是溝通工具，同時也是不可或缺的基礎設施，幫助我們的事業加速成長。
今後會如何拓展LINE WORKS的應用呢？
田代
我們打算透過API將租賃保證的管理系統「KanrIt!」和LINE WORKS串接在一起，屆時大家對本公司的各種諮詢都將透過LINE WORKS應對，藉此讓我們與客戶的溝通更加順暢。
雖然我們內部已經推動了無紙化，但不動產公司對本公司寄送的合約申請書中，約有4成仍是透過傳真送達。保證期間內的客戶大多也仍透過傳真發出變更申請等文件。由於相關處理很費工，我們對於文字資訊自動數位化工具LINE WORKS OCR也很感興趣。
另外，我們還想將優秀業務員的銷售話術及催繳電話的應對內容製作成逐字稿，以便教育其他員工，也想建立公司內部問答工具等等，更希望今後能積極應用AI，讓工作更有效率。在這方面，我們同樣期待今後在應用AI時，能夠將LINE WORKS當作其介面。
【受訪者】
田代望
曾在金融機構服務，於2018年創辦ieLove Partners。
熊谷李奈
負責行銷及網頁設計等相關業務。
朝日勇太
主管審核暨合約管理部的業務，包括租戶審查及合約等。
※上述內容、人員所屬單位及職位等皆為採訪時（2025年4月）的資訊。
