（本文轉載韓國LINE WORKS的實際導入案例說明）
導入背景
全公司缺乏統一的即時通訊軟體，導致工作效率下降、工作紀錄難以搜尋，以及資訊安全風險等問題
活用方式
透過「公開聊天記錄」維持工作的延續性，運用Bot快速回應人事相關問題，並透過API串接既有的群組軟體
活用效果
相較過去節省約47%的成本，實現改變工作方式與企業文化的流程創新
Q. 「不動產經紀人就在Eduwill！」請介紹一下公司
我們是一家成人教育企業，過去30年來幫助了447萬名客戶實現夢想。主要業務涵蓋線上教育、直營補習班、綜合出版、學分銀行制等教育服務。相信大家透過廣告，對我們的公務員考試及不動產經紀人等課程都有所耳聞吧？除此之外，我們也廣泛提供各類技術資格證照課程，以及升學、語言、就業等相關教育服務。
Eduwill IT平台本部室長Park Seong-gyu
Q. 請介紹一下公司的組織架構與規模
公司的部門組成與一般教育企業相似，包括企業營運支援、IT、行銷、內容等部門。由於影片製作業務相當重要，因此另設有專責影片內容企劃、拍攝與製作部門，這點可以說是比較特別的地方。若以事業別來看，則分為線上教育、補習班、出版、B2B、終身教育等領域。就公司規模而言，目前已成長為一家擁有近900名員工的企業。
Q. 導入LINE WORKS的契機是什麼？
我認為公司在快速成長的過程中，正經歷著成長所帶來的各種陣痛。其中最具代表性的現象，就是各組織使用不同的溝通工具，導致彼此之間形成難以順暢協作的資訊孤島（silo）。
具體來說，在溝通工具方面，公司過去沒有全公司統一使用的即時通訊軟體。雖然有使用自行建置的即時通訊軟體，但功能有所不足，因此許多部門也會將Google Chat、KakaoTalk、BAND等作為工作溝通工具。由於各部門的工作性質與工作節奏不同，大家也就各自選擇偏好的溝通工具。這種情況在實務上帶來了不少挑戰，例如工作效率下降、工作紀錄分散導致難以搜尋與追溯，當新增或變更負責人時，工作交接與延續性也會受到影響。若重要的工作內容分散留存在個人使用的即時通訊軟體中，缺乏組織層級的統一管理與追蹤機制，也可能衍生資訊安全上的風險。
Q. 導入LINE WORKS的理由是什麼？
我們的目標在於解決前述各項痛點，並著重思考如何有效整合原本分散的工具，進一步推動工作方式與企業文化的創新。我們針對包含LINE WORKS在內的三款具備郵件、訊息與Drive等功能的協作工具進行評估與比較，最終選擇導入LINE WORKS。
Q. 選擇LINE WORKS時，除了「整合」之外，還有其他考量因素嗎？
我們的目標是僅使用單一協作工具與自有群組軟體，也就是只用這兩套系統。因此我們特別確認兩者是否能透過API順利串接。例如，讓群組軟體中的審批通知可即時透過訊息接收，或將在群組軟體中輸入的休假行程，同步顯示於LINE WORKS行事曆等。LINE WORKS的Developer網站建置完善、技術支援回應迅速，因此能順利與群組軟體完成整合。
此外我們也評估了除基本功能之外、能進一步提升工作效率的功能。例如聊天機器人即為其中之一。我們運用LINE WORKS提供的Bot功能開發「EduWiki」聊天機器人，用來回覆常見的人事相關問題。只要輸入關鍵字，即可查詢常見問題的相關案例或規定，例如剩餘年假天數、喪葬流程、育嬰留職停薪申請文件等。
出勤管理方式的詢問與聊天機器人「EduWiki」的自動回覆
最後的因素則是價格。導入LINE WORKS之後，與過去使用海外郵件系統及自行建置的即時通訊軟體相比，整體成本約可降低47%。在同時具備高品質功能與實用價值的前提下，價格設定也相當合理且讓人滿意。綜合各方面來看，果然還是LINE WORKS吧。
Q. 有哪些特別令人滿意的功能嗎？
訊息聊天室可以選擇公開聊天記錄，讓新加入的成員查看之前的聊天記錄，這點相當方便。新加入的成員能更容易了解過往的對話內容，原有成員也不需要額外整理或說明先前的討論。群組訊息聊天室中的「資料夾」功能即為Drive，讓工作所需的檔案不會分散在不同地方，而是能集中管理於同一處，也更容易查閱與確認以往的工作記錄。
「公開聊天記錄」選項
Q. 導入過程中沒有遇到什麼困難嗎？
說服經營團隊的過程，始於回答「為什麼需要改變？」這個問題。我們系統性梳理目前存在的問題、這些問題與公司核心價值之間的不一致之處，以及解決問題後預期可帶來的效益，並據此制定完整的路線圖。我們亦針對所有納入評估的產品進行為期4個月的概念驗證（POC, Proof of Concept）測試，以驗證是否能達成預期效益。
LINE WORKS與Eduwill群組軟體系統
接下來的挑戰是說服實際使用新工具的所有員工。這個「變革管理」階段，有時甚至比取得經營團隊的支持更為困難。我們認為關鍵在於「獲得使用者的認同」，因此持續推廣工具的優質功能與使用小提示，並開設專門處理使用問題的看板，即時回應員工的各類疑問。透過這些努力，近900名員工得以迅速適應並順利導入新工具。
Q. 導入LINE WORKS後，有什麼樣的心得？
這次導入LINE WORKS並不只是單純建置IT系統，而是一個最終能改變員工工作方式與企業文化的流程創新過程。未來我們也會持續研究如何更有效地運用LINE WORKS，並積極在公司內部分享相關方法，希望能提供讓所有員工都能驚呼「哇！」的服務。
若您也想像Eduwill一樣，變革工作方式與企業文化，
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