（本文轉載日本LINE WORKS的實際導入案例說明）
株式會社長谷川鐵工在青森縣津輕地區設有兩座鐵工廠，是一家專注於建築鋼骨加工與組裝的鋼骨製造商。為了提升生產力，該公司致力於運用LINE WORKS與kintone提升檢查報告的建檔效率。藉由LITONE for Chatbot將LINE WORKS與kintone串接在一起，打造出透過手機即可寫好報告的機制。以往需要耗費8小時才能完成30頁報告，如今縮短至僅需2小時，並徹底解決了過度依賴特定人員的問題。儘管鋼鐵業難以推動數位轉型，但該公司仍致力於將LINE WORKS推廣給同業，希望能藉此活化整體產業的發展。
本案例重點
用LITONE for Chatbot建構自動化機制，自動建立檢查報告
檢查報告的製作時間從8小時縮短至2小時，進而提升客戶滿意度
不熟悉電腦的員工或新進員工也是一教就懂，省下的時間則靈活分配至其他工作，高效運用
行程管理及傳閱夾等工具整合在同一個應用程式，便利度大增
請簡要介紹一下貴公司的事業
長谷川睦：
長谷川鐵工創立於1970年，我們的主要業務是製作大樓、學校體育館等建築物的鋼骨結構。我們擅長運用機器人焊接技術做複雜的加工，憑著高水準的技術贏得客戶的信賴。
我們在2020年邁入創業50週年，並立志成為「對客戶不負所托，讓員工慶幸所選」的公司。此外，我們也致力於回饋地方社會，像是體驗型工坊「Iron Planet Base of Tsugaru」在2023年4月落成，透過手工製作體驗及鋼鐵相關展覽宣揚鋼鐵的魅力。雖然我們經手的產品是堅硬的鋼鐵，但腦筋可不能像鋼鐵那麼硬，同時也希望公司能常保玩樂的心。
在導入LINE WORKS之前，貴公司曾面臨哪些課題？
長谷川睦：
日本政府自2019年4月起分階段推動工作方式改革相關法案，當時本公司為因應法規而致力於縮減加班時間及鼓勵員工使用帶薪年假。然而，我們也因此面臨嚴峻的考驗：工廠的運作時間變短，導致銷售額大幅下滑。為了克服這個難關，我們大約從四年前開始採取多項對策，例如導入輪班制以提升工廠稼動率，同時引進機器人設備以提高生產力。即便如此，還是會有需要加班的情況，因此必須設法讓工作效率更上一層樓。
田邊一久：
為了向顧客證明製程進展順利，我們必須撰寫並提交檢查報告，但這項工作特別容易導致加班。具體的工作內容是，先用工程用數位相機拍攝製程照片並匯入電腦，再從數十張照片中挑選合適的照片，然後在辦公室加以編輯，接著將這些照片逐一插入各現場專用的Excel表格，最後再輸出提交給客戶。由於這項工作難以分工，導致工作負荷過度集中於某位員工。有時承辦人員需要修改報告，或者為了製作檢查報告而特地返回辦公室，長久以來都處於事倍功半的狀態。
請問當初選擇LINE WORKS與LITONE for Chatbot的契機是什麼？
田邊一久：
當時我們做了一些調查，希望能讓檢查報告的建檔工作更省時、更有效率，因而得知可以將聊天機器人和kintone整合應用，實現人在工廠也能撰寫報告的機制。
本公司的員工，年齡層涵蓋年輕一輩到資深老將，但是IT技能並不突出。有鑑於此，我們認為聊天機器人的使用者介面如果能以LINE WORKS呈現，則因為其畫面近似於大家平常慣用的LINE，屆時將能讓大家無痛上手，於是決定導入由LINE WORKS合作廠商GlobalB推出的解決方案「LITONE for Chatbot」*以及「LITONE for kintone」*。
長谷川睦：
當初員工找我商量能否使用LINE WORKS的時候，第一時間我想到的是「既然其方便性與產品架構和大家平常在用的LINE如出一徹，同時還具備進階的商務管理功能，想必能夠大幅提升工作效率」，於是我立刻同意導入。
針對過去最棘手的檢驗報告製作業務，目前如何運用LINE WORKS來改善？
導入前後的差異示意圖
田邊一久：
首先，員工得在工廠用iPad拍攝製程的照片，然後透過該裝置的LINE WORKS應用程式，回答LINE WORKS聊天機器人的問題，同時選擇並傳送先前拍下的照片。對答中的資訊將同步至kintone，最後會根據登錄進kintone的資訊自動產出檢查報告。
現在即使人在工廠，也能完成檢查報告要求的大多數工作，接著只要透過辦公室的電腦輸出Excel檔案，並做一些微調，像是調整圖片位置等，即可在合適的時機透過電郵向客戶提交報告。
運用訊息Bot製作檢驗報告的實際畫面。只要熟悉操作，在訊息Bot上的回覆流程不到1分鐘就能輕鬆完成！
金持紗良：
公司整合LINE WORKS和kintone之後，我是第一個學習如何用新方法建立檢查報告的人。老實說，當時內心是忐忑不安的，幸好操作方式非常簡單，我馬上就學會了所有步驟。
實際操作起來真的出乎意料的簡單，只需要點擊幾下LINE WORKS的聊天機器人，回答幾個問題即可，kintone方面也只要點一下匯出鍵，這樣就能完成一份文件。現在kintone是報告的資料庫，不需要困難的操作就能運用自如，真是太優秀了。
此外，報告中附帶的照片也很清晰，格式也符合規定，相較於用老方法製作的報告，品質方面絲毫不遜色。
現在制作檢查報告時，有因為善用LINE WORKS而發生轉變嗎？
・每個案件原本要花8小時建立檢查報告，後來縮短至2小時
・當天即可交付檢查報告，進而提升客戶工作速度
・工作容易交接，執行時不受限於特定員工
金持紗良：
以往就算扣除拍照時間，從Excel匯入照片檔到資料建立完畢及結束印刷，每個案件大約要建立30頁的報告，費時8小時，如今則縮短為2小時，得以在上班時間內完工。而且現在不必為了建立報告而專程返回辦公室，也省下了移動時間。
以前有個遠在他方的客戶曾來我們的工廠會勘生產檢查。由於我們在會勘時已經拍好照片，於是就在客戶準備搭乘新幹線返回的空檔，大約一小時內我們就將報告寄出。客戶對此又驚又喜，直稱讚我們速度飛快。
工藤亞希：
以前只有我比較會操作工程用數位相機和篩選照片的專用App，所以檢查報告一直是由我負責建立。每當報告工作滿檔時，我就必須加班。但自從公司將LINE WORKS與kintone串接在一起之後，教學就變得更加簡單，現在每個人都有能力寫報告了。
我認為「人人都能用，人人都能教」，真的是業務高效化的重要因素。善用聊天機器人就能輕易交接工作，這對我來說也是極具吸引力的一點。
田邊一久：
首先，檢查報告的建檔時間縮短，交付速度也大幅提升。對客戶而言，以往要等好幾天才能將我們的報告轉交給內部人員，現在則是一回到公司就能提交，因此我相信客戶滿意度一定是有進步的。再者，我們的員工能將省下來的時間用來處理其他業務，作業流程也不再受限於特定人員，特休也變得更容易安排了，而這也有助於我們落實工作方式改革。
請問貴公司平時如何應用LINE WORKS的基本功能？
【佈告欄】 取代紙本傳閱夾，減少資訊共享所需時間，並落實無紙化
【行事曆】 用以確認請假狀況及調整工作量
【訊息】 透過自動翻譯讓越南籍技能實習生與一般實習生溝通無礙
田邊一久：
我們除了善用訊息功能落實即時報告、聯絡、商量，也有善用行事曆和佈告欄。
營業相關的報告、聯絡、商量都在營業部的群組聊天室進行
我們會透過行事曆檢視員工的休假安排，並調整工作量，藉此確保業務營運暢行無阻。
將公司內部行程輸入行事曆，讓時間、參與者、地點、行程內容一目瞭然
另外，我們也用LINE WORKS的佈告欄取代紙本的傳閱夾，進而節省資訊共享所需時間，並落實無紙化。
本公司總共有四位越南籍技能實習生與一般實習生。我們善用翻譯功能，以便和他們保持溝通無礙。每當日語訊息送出後，會立刻被翻譯成越南語，這促進了我們對彼此的理解，工作進展也順暢無阻。
日語可自動翻譯為越南語。部分語言組合支援高達11種語言對譯
工藤亞希：
以前我們會根據目的選擇不同的工具，像是傳訊息用某個App，行事曆則是另一個App，傳閱資訊則靠紙本，但LINE WORKS將這一切都整合進同一個App了，這讓我覺得比以前方便許多。
顯然貴公司為了提升工廠的生產力與員工的工作效率，在推動數位轉型下了很多工夫。
長谷川
在我看來，數位轉型就是建置環境以及整潔維護。並不是要做什麼困難的事，而是要從整頓工廠的機制、做好資訊整理等層面著手，如此自然會有進展。
LINE WORKS讓全體員工都能輕鬆存取共享資訊，並配備了聊天形式的訊息功能、能共享資訊的行事曆及佈告欄等功能，這對於資訊整理帶來很大的幫助。
LINE WORKS具備優異的資訊存取性，我認為非常適合鋼鐵業這種業務容易依賴特定人員的產業。
請問今後對於LINE WORKS的應用有何展望？
長谷川睦：
我們將LINE WORKS與LITONE串接在一起，並建立了新的檢查報告建檔機制，到目前為止一切運作都相當順利。今後我們想將這個機制推廣給同行其他公司，希望能促進整個產業的發展。
【受訪者】
代表董事總經理
長谷川睦
代表公司執行業務或簽訂合約。
專務董事 統籌管理
田邊一久
負責推動LINE WORKS串接kintone，以及管理工作。
營業部
工藤亞希
負責業務管理及審核檢查報告。
金持紗良
負責建立檢查報告。
*LITONE for Chatbot：本服務讓用戶在和LINE WORKS聊天機器人問答的同時，順便將回答的資訊登錄至kintone。
*LITONE for kintone：本服務讓用戶可將登錄於kintone的資訊匯出為Excel檔。
※本文刊載之內容、所屬單位及職稱均為2024年1月進行採訪時的資訊。
