（本文轉載日本LINE WORKS的實際導入案例說明）
株式會社長谷川鐵工在青森縣津輕地區設有兩座鋼鐵工廠，是一家專注於建築鋼骨加工與組裝的鋼骨製造商。為了提升生產力，該公司致力於運用LINE WORKS與kintone加速檢驗報告的製作流程。
透過LINE WORKS與LITONE for Chatbot與kintone的串接，打造出透過手機完成報告書的機制。過去原本需要耗費8小時才能完成30頁報告書，如今縮短至僅需2小時，並徹底解決了過度依賴特定人員的問題。儘管身處推動數位轉型較困難的傳統產業，該公司仍致力於將LINE WORKS推廣給同業，希望能藉此活化整體產業的發展。
本案例重點
- 引進LITONE for Chatbot，建立檢測報告書的自動化製作機制
- 檢測報告書的製作時間從8小時縮短至2小時，有助於提升客戶滿意度
- 即使是不擅長使用電腦的員工或新進員工都能立即上手，省下來的時間可靈活分配至其他工作，高效率運用
請簡要介紹一下貴公司的事業
長谷川睦：
長谷川鐵工創立於1970年，我們的主要業務是製作大樓、學校體育館等建築物的鋼骨結構。我們擅長運用機器焊接技術來進行複雜的加工，憑著高水準的技術贏得客戶的信賴。
我們在2020年迎來創業50週年，一直以來的企業理念是希望讓客戶覺得「委託我們真是太好了」，以及讓員工覺得「能在這裡工作真是太好了」。此外，我們在2023年4月成立了傳遞鋼鐵的魅力的體驗型設施「Iron Planet Base of Tsugaru」，並透過手工製作體驗及鋼鐵相關展覽，積極回饋在地社會。雖然每天面對的是鐵這種堅硬的材質，但我們希望思考模式不僵化，持續成為一家充滿「玩心」與創意的企業。
在導入LINE WORKS之前，貴公司面臨哪些課題呢？
長谷川睦：
為了因應自2019年4月起日本陸續推動的工作方式改革政策法案，公司當時致力於縮減加班時間及鼓勵員工使用有薪假。然而，卻隨之帶來了一個嚴峻的考驗，由於工廠的運作時間變短，導致整體營收大幅下滑。為克服這個難關，大約從四年前開始採取多項對策，例如導入輪班制以提升工廠稼動率，同時引進機器自動化設備以提高生產力。即便如此，仍難免會有需要加班情況發生，因此非常需要引進新的方式來提升業務效率。
田邊一久：
為了向顧客證明製造流程符合規範，檢驗報告製作業務特別容易需要加班趕工。具體的工作內容是，先將工程用數位相機拍攝的製造流程照片匯入電腦，從數十張照片中挑選合適的圖片，並在辦公室進行編輯，接著將這些照片逐一輸入至各現場專用的Excel表格再輸出，最後提交給客戶。由於這項工作難以分工，導致工作負荷過度集中於一名員工身上。加上過去經常需要重新修改，有時必須單純為了製作檢驗報告而特地返回辦公室，導致長期以來存在低效率的狀況。
請問當初選擇LINE WORKS與LITONE for Chatbot的契機是什麼？
田邊一久：
當時為了提高製作檢驗報告的效率，一直在尋找合適的解決方案，後來發現只要結合Chatbot和kintone，就能建立起一套即使員工在工廠也能撰寫報告書的機制。
我們公司的員工年齡層涵蓋年輕一輩到資深老將，但大家普遍都不太擅長操作複雜的數位工具。因此，如果採用LINE WORKS的訊息Bot，與大家平時熟悉的LINE有相似的操作介面，員工在使用上比較不會感到壓力。基於這個考量，我們最終決定導入能與LINE WORKS連動、由GlobalB公司開發的「LITONE for Chatbot」以及「LITONE for kintone」。
長谷川睦：
當初員工來向我提議是否能使用LINE WORKS時，我一聽到它不僅保留了與LINE類似的直覺操作方式，同時具備更高階的商務管理功能，能夠提升業務效率，因此豪不猶豫批准了導入計畫。
針對過去最棘手的檢驗報告製作業務，目前如何運用LINE WORKS來改善？
導入前後的差異示意圖
田邊一久：
首先，員工在工廠中使用iPad拍攝製造流程的照片後，回覆LINE WORKS App內訊息Bot的提問時，選取並傳送照片。這些回覆的資訊將會即時同步至kintone，而kintone系統中的資料就會自動生成並匯出一份完整的檢驗報告。
現在，在工廠就能完成大部分檢驗報告的製作。接下來，辦公室的行政人員只需要在電腦上把Excel檔案匯出，稍微調整一下圖片位置等細節，就能直接透過電子郵件寄給客戶。
運用訊息Bot製作檢驗報告的實際畫面。只要熟悉操作，在訊息Bot上的回覆流程不到1分鐘就能輕鬆完成！
金持紗良：
一開始，是由我最先學習如何使用LINE WORKS和kintone來製作檢驗報告。老實說，心裡確實有點不安，但沒想到操作方式非常簡單，很快就掌握了整個流程。
實際操作上，我只需要在LINE WORKS的訊息Bot上點選選項回答，接著在kintone系統上按下匯出鍵，一份完整的文件就能輕鬆地完成。作為報告書資料庫的kintone，不需要複雜操作就能快速上手，這點真的很厲害。
此外，報告書中附帶的照片畫質也很清晰，格式也符合客戶要求的規格，與過去的製作方式相比，報告書的品質完全沒有縮水。
引進LINE WORKS後，檢驗報告的製作流程產生了哪些轉變？
・每份案件原本耗時8小時的製作時間，縮短至僅需2小時
・當天即可交付檢驗報告，協助客戶提升業務運作速度
・業務交接變得更容易，擺脫了依賴特定人員的狀況
金持紗良：
過去扣除現場拍照的時間，光是把照片檔案匯入Excel、製作文件到列印，每個案子約30頁的報告，總共需要耗費整整8小時。現在這項作業大幅縮短至2小時就能完成，並且能夠在上班時間內準時完工。也不必特地為了製作報告而返回辦公室，連帶省下了不少移動時間。
以前曾經有一位遠道而來的客戶，親自到我們的工廠進行現場驗收。由於我們在驗收時已經拍好照片，當天在客戶搭乘回程新幹線前、大約一小時內，我們就把報告書寄到他的信箱，客戶對此感到非常驚訝，並稱讚：「速度也太快！」。
工藤亞希：
過去，因為全公司只有我比較會操作工程用數位相機，以及照片篩選的專用App，所以這項檢驗報告一直是由我負責。每當報告書的工作量集中時，不得不留下來加班。不過自從引進LINE WORKS與kintone連動後，教學變得更加簡便，現在公司裡任何人都能獨立完成報告書了。
我認為「每個人都能輕鬆使用，而且都能簡單教會其他人」，這點對於提升業務效率相當重要。使用訊息Bot讓交接業務更輕鬆，對我來說真的非常有吸引力。
田邊一久：
首先，檢驗報告的製作時間縮短，交付速度得以大幅提升。對客戶而言，過去可能需要等好幾天才能提交的報告書，現在一回公司後即可立即提交，顯著提升了客戶的滿意度。同時，員工也能將省下來的時間用來處理其他業務，作業流程不再受限於特定人員，大家安排休假也變得更彈性。這也為「工作方式改革」帶來相當大的貢獻。
平時是如何運用LINE WORKS的內建功能呢？
【佈告欄】 取代紙本公告傳閱，消除資訊共享的時間延遲，並且落實無紙化
【行事曆】 用於確認同事的休假狀況，以及調整工作量
【訊息】 運用自動翻譯功能，讓公司與越南籍技術實習生與其他實習生的溝通更加順暢
田邊一久：
除了透過訊息功能落實即時的報告、聯絡與商討之外，我們也經常使用行事曆和佈告欄功能。
關於業務的報告、聯絡與商討，都透過業務部的群組聊天室進行交流
透過日曆確認員工休假狀況，進而彈性調整工作量，確保業務運作順暢。
將公司內部行程整合至行事曆，視覺化呈現時間、參加對象、地點與活動內容
此外，過去的紙本傳閱板改爲使用LINE WORKS的佈告欄，不僅消除了資訊共享的時間延遲，也促進無紙化。
目前我們公司共有4名越南籍技術實習生及其他實習生在職。為了讓彼此的溝通更順暢，我們活用系統中的翻譯功能。以日語傳送的訊息系統會立即翻譯成越南語，不僅促進相互理解，也讓現場業務更順暢地執行。
系統將日語對話自動翻譯成越南語。目前共支援7種語言
工藤亞希：
過去我們總是區分使用不同的工具，例如聊天用這個App、行事曆用那個App、傳閱文件則用紙本，但現在透過LINE WORKS將所有功能整合在單一App之後，明顯感受到使用上比以前便利許多。
看來貴公司為了提升工廠的生產力與員工的工作效率，在推動數位轉型上不遺餘力。
長谷川睦：
在我心中，數位轉型本質上就是環境整備與整理。並不是要做什麼困難的事，而是從改善工廠的運作機制、做好資訊的整理等基礎來開始推進。
LINE WORKS讓全體員工都能輕鬆存取資訊，並配備了聊天形式的訊息功能、能同步資訊的行事曆及佈告欄等功能，這對於資訊整理帶來很大的幫助。LINE WORKS具備優異的資訊存取性，我認為非常適合業務容易依賴特定人員的鋼鐵產業。
請分享您未來在LINE WORKS應用的展望
長谷川睦：
目前，透過LINE WORKS與LITONE系統連動所建立的檢驗報告製作方式，運作得相當順利。接下來，我們希望能將這套模式推廣給同行其他公司，帶動整個鋼鐵產業的活化。
【受訪者】
代表董事兼社長 長谷川 睦
代表公司執行業務及簽署契約等事宜。
專務董事 統籌管理 田邊 一久
負責推動及管理LINE WORKS與kintone的連動導入。
業務部 工藤 亞希
負責業務管理及審核檢驗報告。
業務部 金持 紗良
負責檢驗報告的製作與產出。
※本文刊載之內容、所屬單位及職稱均為2024年1月進行採訪時的資訊。
