（本文轉載日本LINE WORKS的實際導入案例說明）
Ueki稅務會計法人提供會計、稅務申報代辦、經營諮詢及顧問服務等多元業務。對會計師而言，推動數位化面臨著諸多挑戰，過去的溝通模式主要依賴紙本文件。然而，預見到數位原生代將成為未來經濟支柱，為了推動數位化轉型，選擇導入LINE WORKS作為第一步。本次我們訪問到了中田隼人、上田和朗與中井由美子。
請簡要介紹一下貴公司的事業以及各位的職責
中田隼人：
我們公司以會計師業務為基礎，同時提供客戶經營改善服務，並協助處理事業繼承時的遺產稅規劃與經營權交接等。在這些業務中，我除了負責整體的經營管理之外，也親自負責客戶的委託。
上田和朗：
我主要負責稅務相關業務，擔任稅務顧問，負責提供客戶稅務規劃及資產配置等諮詢服務。
中井由美子：
我負責總務與行政事務。工作內容接近大家所想的秘書職務，從行程管理到各類瑣碎事務，負責的範圍非常廣泛。
在導入LINE WORKS之前，主要的面臨課題有哪些？
代表職員 會計師兼中小企業顧問 中田隼人
中田隼人：
本公司要求每位職員都要提交工作日報。以前是採用紙本形式，由職員記錄當天情況，主管核閱並寫下意見後，再由我或會長進一步確認並退回。然而，職員好不容易寫下最新資訊，一旦我或會長因出差不在辦公室，就容易出現資訊延遲。這導致資訊往往會變得過時，溝通也容易變成單向傳遞。
此外，由於同事經常需要出外勤，當客戶打電話到事務所時，常會遇到負責人不在位子上的情況。過去，我們會把通話留言寫在事務所的電話留言簿上，負責人回來後再查看，但這裡同樣會產生資訊延遲。甚至常因為回公司後忙於其他事務，導致處理延誤。即使客戶在電話中表示不著急，若遲遲未得到回覆，難免會感到不悅。
至於行程管理，過去大家習慣將行程寫在手帳、便條紙或白板上，但手寫方式本身就很費時。而且白板上的內容無法在公司外的地方查看，若想要確認其他同事的行程，必須回到辦公室，造成許多不便。
中井由美子：
以往透過電話聯絡不論是留便條紙或透過郵件告知，都無法確認同事有沒有確實查看。即使客戶有急事想聯繫，我們也無法掌握後續的確認狀況，非常不便。
請分享當初導入LINE WORKS的契機與決定性因素為何？
諮詢部部長 上田和朗
上田和朗：
我們之前就一直在考慮導入協作軟體工具，特別希望能找到不只限於內部溝通，與客戶聯繫也能使用的工具。
然而，導入新系統時往往會因操作門檻產生抗拒心理。考慮到大多數職員平常就在使用LINE，轉換阻力應該最小，因此我們決定選擇LINE WORKS。此外，貼圖選擇豐富、且設計上更符合日本人的使用習慣，這也是關鍵考量。只有文字有時容易讓人感覺語氣過於直接，但透過貼圖則能更自然地傳達細微情緒。
中田隼人：
在AI快速普及的時代背景下，事務所必須推動數位轉型，因此我們將導入LINE WORKS視為轉型的一環。
再優秀的工具，如果沒有人使用便毫無意義。在這樣的背景下，LINE是大家都在用的工具，既親切又好上手，因此決定正式導入LINE WORKS。
上田和朗：
在我們公司，即使不在辦公室內，也可以在任何地方遠距辦公。因此，為了確保業務能跨越地理限制順利運作，我們選擇了LINE WORKS。
導入LINE WORKS之後的成效如何？
上田和朗：
起初，我們先決定了廢除電話留言簿的期限，在導入LINE WORKS的同時同步運作，讓大家慢慢從紙本系統轉移到LINE WORKS。等職員習慣後，再進一步將請假與遲到申請等事宜改到LINE WORKS處理。實際開始使用後，發現大家在操作上幾乎沒有遇到困難，很快就上手了。我想這正是因為LINE已經深入日常生活的緣故。
請分享LINE WORKS的具體使用情境為何？
管理部 中井由美子
中田隼人：
自從日報從紙本作業轉移到LINE WORKS的Note功能後，負責人現在無論身在何處都能撰寫並提交。同樣地，作為要查看的人，也能利用移動過程中的零碎時間確認。至於電話留言，我們會按月份建立聊天室。透過這樣的管理方式，在查詢過去記錄時非常方便。
中井由美子：
每當事務所接到客戶電話，我們會立即透過LINE WORKS通知負責人。此外，現在職員的行程也整合到LINE WORKS，讓我在有需要時能即時確認。
導入LINE WORKS後，帶來了哪些改變？
接下來，將由負責事務所營運與稅務會計業務的中田隼人，以及在事務所內提供行政支援的中井由美子，分別從各自的觀點分享了這些改變。
- 促進與員工之間的溝通
中田隼人：
由於LINE WORKS的Note具備留言功能，讓我們可以即時在日報上進行回覆。不同於以往的紙本日報，現在職員會針對管理層的留言進一步回應，實現更緊密且雙向的溝通。
中井由美子：
LINE WORKS會顯示已讀狀態，因此能確認對方是否看到訊息，這讓轉達訊息的人感到非常安心。即使多數同事出外勤，只要看到有人讀過訊息，就會有彼此隨時保持聯繫的感覺。現在，我和以前較少交流的同事互動也變多了，感覺公司內部的氛圍比以前更加融洽。
- 提升生產力
中田隼人：
過去在確認紙本日報時，基本上我會安排在上午處理。但如果因爲出差等原因導致日報堆積，累積的數量會非常驚人。以前常發生這種情況，早上的寶貴時間全部花在確認日報上。導入LINE WORKS後，我不再需要特地在早上處理，而是利用移動過程等零碎時間進行確認並回覆留言，讓時間分配變得更有效率。
對於職員來說，以前必須在辦公室完成日報撰寫、列印及提交，現在只要透過LINE WORKS的Note就能隨時隨地輸入，每人每天至少能省下5分鐘。以公司人數換算，一個月20個工作日總計就省下了800分鐘。此外，負責回覆評論的管理層，每天更能省下30分鐘。由於共有兩位管理者，一個月下來共節省1,200分鐘，光是日報業務，全事務所每個月節省了33小時。
- 工作模式的改變
中井 由美子：
由於公司內部距離拉近，我現在能更輕鬆地在辦公室內提出建議，例如改善行程管理等。如果沒有LINE WORKS，我可能不會提出這些想法，甚至根本不會想到要思考如何提升業務效率，這對我來說是一個很好的轉型契機。
中田 隼人：
稅務工作是高度重複的例行公事。但導入LINE WORKS後，這些例行公事開始產生了變化。例如，同事主動提議在名片上加入「與外部用戶聊天」的連結QR Code，或是嘗試將內部教育訓練、會議過程以影片保存，取代傳統的會議紀錄。事務所內開始出現「嘗試新事物」的風氣，讓我覺得非常有趣。
未來，您希望透過LINE WORKS達成什麼目標呢？
上田和朗：
今後我們計畫將研習會過程拍攝成影片，連同資料一起上傳到LINE WORKS共享。此外，考慮到撰寫會議紀錄非常耗時，內部也出現改用影片記錄的建議。這樣一來，不僅能節省撰寫會議記錄所需的時間，也能降低人力成本。
中田隼人：
再過10年左右，數位原生代將成為經濟活動的核心世代，屆時若中小企業不懂得運用IT技術，必然會面臨淘汰。因此，協助客戶推動IT化勢在必行。身為最貼近客戶、最能提供實質建議的會計師，協助客戶是我們的使命。然而，工具如果不夠好用，便難以普及。在琳瑯滿目的數位工具之中，LINE已經廣泛普及，從使用便利程度等觀點來看，我認為LINE WORKS是中小企業推動IT化最適合的第一步。
※本文刊載之內容、所屬單位及職稱均為2018年5月進行採訪時的資訊。
