北海道上川郡東神楽町を中心に全国で複数の農業支援事業をプロデュースしている株式会社AgriInnovationDesign。遠隔地にいる年齢層の幅広いスタッフと複数のプロジェクトを同時進行する中で、情報の共有と管理が簡単で、アーカイブができるツールとしてLINE WORKSを導入しました。トーク、掲示板、カレンダーを用途に合わせて設計することで、どのように業務生産性を向上しているかをお話しいただきました。

本事例のポイント

• 数多あるプロジェクトをグループトークで管理し生産性を向上
• 生産農家のLINEと社内関係者でグループをつくり受発注業務を可視化
• 紙で保管をしていた棚卸し情報、日報、商品管理を掲示板に保存・全社に共有

御社の事業内容と皆さんの業務についてご紹介ください。

脇坂さん：

当社は、農家を小学生のなりたい職業1位にするということを目標に2011年に設立しました。東京都中央区銀座に本社を置き、農業支援や地域創生、マルシェのプロデュース事業等、農業にまつわる事業プロデュースを全国で行っています。具体的な事業内容としては、閉校した東神楽町の小学校を活用した“東神楽大学”という複合施設の運営や、地域商社の運営になります。またマルシェでは、東京や札幌などを中心に６ヶ所以上、年間で220日間ほど開催しています。

私は、代表取締役として農業事業の新規プロデュースや、全国で進行する30件以上にわたる複数事業の統括マネージメントを行っています。

成田さん：

私は、当社が運営する東神楽大学という複合施設内で売店の管理や施設内にあるカフェの運営を担当しています。

以前はどのような課題を抱えていましたか。

脇坂さん：

複数の事業を全国で展開する中で、社内外のメンバーで横断的に複数のプロジェクトを遂行しています。ほとんどのメンバーがそれぞれ異なる場所で働いていますが、メールや電話以外で会社として決まった連絡ツールはありませんでした。メールや電話では日々の連絡や確認、まとまった指示が困難であり、自然と個人LINEを使うケースが増えてきました。しかし、個人LINEでもプロジェクトで管理する情報をアーカイブして、後から参照することが難しく、確認漏れが生じてしまうこともあり、連絡ツールに課題を感じていました。

成田さん：

購買部における地域商社の仕事では、生産農家さんとやりとりすることが多く、以前は電話やLINEなどでそれぞれの生産農家さんと個別にやりとりをしていました。電話は記録が残らないですし、チーム全体で情報を共有する際に伝達ミスが生じて、受発注漏れなどにつながることもありました。また日報などの書類も手書きで書いてそれを写真に撮って送ってもらってから集約するなど、２度手間・3度手間になってしまうこともありました。

課題解決のためにLINE WORKSを選定した理由と、導入までの経緯を教えてください。

脇坂さん：

遠隔地の人やリアルで会っていない人どうしが、同じツールで簡単に情報を伝えられたり、情報の保存や整理ができたりすることが、まず重要でした。また、年配の方やパートタイムスタッフでも操作しやすいユーザーインターフェイスで、スマホでもPCでも使えるものはないだろうかと探していました。

他社の企業向けサービスも検討したのですが、操作性が難しく、実際に使いこなせる人が限られてしまうことが懸念でした。

その点、LINE WORKSはまず“LINE”という知られたサービスの名前がついていることがとても好印象でした。生産農家さんやパートスタッフの方に導入の説明をする際にも、別のサービスだといちから改めて教えなくてはいけないところが、LINE WORKSだとLINEのようなものだから簡単に使えるだろうと類推されて、導入に理解を示してもらいやすいというのがありました。実際に60歳を過ぎたおばちゃんスタッフに見せても、スマホで使えるしLINEに似たものならいいね、という反応だったので、導入を決めました。

LINE WORKSの導入によって、社内・社外における業務連絡が効率的になったそうですね。

脇坂さん：

基本的には、プロジェクトごとにグループトークルームを作成して、その中で情報交換を行っています。グループメンバーの一部でさらに細かいディスカッションの必要性を感じた場合は、ディスカッション専用のグループトークを立ち上げて、オンライン上での会話を効率的に行っています。

必要に応じてグループを作る運用にすることで、ひとつのグループの中で話題が錯綜するようなことにもなりませんし、ディスカッションそのものには直接関係のないメンバーに通知が届き続けるというようなこともありません。

社内のメンバーはもちろん、社外の関係者や生産農家さん、シェアオフィスの利用者さんなどとも外部トーク連携をして、日々の連絡や受発注などさまざまなシーンで活用しています。生産農家さんたちとは個人LINEと連携して電話ではなくトークでやりとりしています。これにより、それぞれのチームで全体の進捗を把握したり、見落としがないよう全員でカバーし合うことができるようになりました。また、複数のプロジェクトを抱えていても、LINE WORKSさえ確認すれば良い、という状態にすることができたので、気持ち的にとても楽になりました。

日報や棚卸し情報など、LINE WORKSの掲示板で簡便に共有していると伺いました。

脇坂さん：

掲示板は、大きく分けて３つの用途に活用しています。

１つ目は日報の提出と共有です。以前は、手書きの日報をスマホで撮影してプライベートのLINEで社内共有していました。その頃は業務拡大前で人数が少なかったため、なんとか運用できていましたが、それでも情報を見返すためにLINEのトークを遡る手間がありました。現在は、各社員の日報、店舗ごとの日報の両方ともでLINE WORKSのテンプレート機能を使っています。テンプレートは、あらかじめ用意されているフォーマットをカスタマイズして使用できる上に、スマホで手軽に入力できるので、作成も共有もとても楽になりました。

２つ目は店舗の棚卸し情報の報告です。当社は、札幌市内や東神楽大学内等で複数の店舗を運営しており、定期的な棚卸し作業が必要となります。以前は棚卸し用のノートに手書きで記録して、各店で保管するのみだったのですが、今は現場のパートスタッフが手書きした在庫数のメモをスマホで写真に撮って、掲示板に掲載しています。スキャンして資料に起こすといったことをしなくても、画像を添付するだけで情報を保管し、社内で共有できるようになりました。

３つ目は商品情報の共有です。こちらも写真添付と文章で掲示板に投稿することでいつでも何度でも見返せますし、商品管理にも役立てています。

ツールによってはシステムが作り込まれ過ぎていてすべての情報をデータ入力しなければならないものもありますが、LINE WORKSはアナログの良さを残しつつ、社内共有が手軽にできるところが良いと思います。

成田さん：

掲示板を使って店舗の商品管理や日報を確認できるようになり、メンバー個人の活動や、プロジェクトの進捗状況など、俯瞰して会社の状況を把握できるようになりました。例えば、店舗のスタッフが商品管理などで分からないことがあったとき、今までは電話や個別にLINEなどで社長や店長に確認が取れるまで陳列できなかったりして、タイムロスが生じていました。LINE WORKS導入後は、店長が休みでも、グループトークで投げかけることで、わかる人が即座に返答できるようになったり、店舗どうしで在庫を融通し合ったり、集荷のスケジュールを立てることがより容易にできるようになりました。

導入前までは、従来の仕事の進め方には特に不便を感じていたということもなかったのですが、LINE WORKSを使うようになってから便利さを痛感しています。LINE WORKS導入後に事業が拡大したのですが、今までのやり方では無理だっただろうなと思っています。

ほかに便利だと感じられている機能はありますか。

脇坂さん：

LINE WORKSは必要と思って探していた機能が１つのアプリとして揃っているところが良いと思います。スマホアプリの画面下のアイコン（アドレス帳、トーク、掲示板、カレンダー）の並びがまさに求めていた機能の一覧になっていました。

特別なカスタマイズをする必要もなく、中小企業にとって必要十分な機能が備わっていると思います。

また、グループカレンダーもとても便利です。グループトークルームごとにそのメンバーで管理できるカレンダーがあるのでプロジェクトごとのスケジュール管理が楽になりました。

LINE WORKSの活用を、今後どのように発展させたいとお考えですか。

脇坂さん：

全国で開催しているマルシェの出店者と弊社スタッフとのやりとりをLINE WORKSに変更したいと考えています。現在は会員管理システムとExcelを併用しています。会員への出店募集や出店登録は会員管理システムで行えますが、売上報告は出店者が紙に書いたものを写真で送信してもらい弊社スタッフがExcelに手入力しなければなりません。年間200名近くの出店者がいるため入力作業の負担が大きく、LINE WORKS のアンケート機能を活用できたらもっと効率化できると思っています。また、出店者どうしがLINE WORKSのグループトークでつながり、他のマルシェの情報交換やナレッジの共有を積極的に行って、新たなアイデアや企画を生み出すきっかけになればと考えています。

【お話を伺った方】

代表取締役　脇坂 真吏 さん

農業事業の新規プロデュースや全国で進行する30件以上にわたる複数事業の統括マネージメントを行う。

東神楽大学　購買部・カフェ部門　　成田 恵 さん

東神楽大学の中にある売店の管理や東神楽大学内のカフェの運営を担当。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2023年7月当時のものです。