目次
電子帳簿保存法の要件を理解するための基礎知識
要件の話に入る前に、まずは電子帳簿保存法の全体像を押さえておきましょう。
複雑に見える法律ですが、区分ごとに分けて捉えると、ぐっと理解しやすくなります。
ここでは、法律そのものの概要と、対象になる書類・3つの保存区分について確認していきます。
電子帳簿保存法とは
電子帳簿保存法とは、国税に関係する帳簿や書類を電子データで保存する際の取り扱いを定めた法律です。
対象は事業規模を問わず、法人だけでなく個人事業主も含まれます。
所得税や法人税を申告・納税している事業者が広く対象になると考えておきましょう。
副業で雑所得を申告している方も、その業務にかかる前々年の収入が300万円を超えると保存義務が生じる点は見落としがちです。
以前は紙での保存が原則でしたが、一定の要件を満たせば電子データでの保存が認められるようになりました。
ただし電子データは改ざんされやすい側面があるため、区分ごとに守るべき要件が定められています。
対象となる書類と3つの保存区分
電子帳簿保存法は、「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」「電子取引データ保存」の3区分で成り立っています。
例えば、会計ソフトで作った帳簿は電子帳簿等保存、紙で受け取った請求書はスキャナ保存、メールのPDFは電子取引、という具合に分かれます。
このうち電子取引データ保存だけが義務で、残り2つは紙のまま保存するなら対応は任意です。
なお電子取引は、受け取った場合だけでなく、自社が送った場合も保存の対象になります。
一方、手書きで作成した帳簿や書類は電子帳簿等保存の対象外で、紙のまま残すことになります。
| 保存区分 | 主な対象 | 電子保存 |
| 電子帳簿等保存 | ソフトで作った帳簿・書類 | 任意 |
| スキャナ保存 | 紙で受領・発行した書類 | 任意 |
| 電子取引データ保存 | 電子で授受した取引情報 | 義務 |
保存区分ごとに求められる電子帳簿保存法の要件
要件は区分によって大きく異なるため、「いま、どの区分の話か」を意識することが理解の近道です。
具体的には、電子帳簿等保存・スキャナ保存・電子取引データ保存の3つで、満たすべき内容が変わってきます。
ここでは、それぞれの区分に求められる要件を順に見ていきましょう。
電子帳簿等保存の要件
電子帳簿等保存で最低限求められるのは、システム関係書類の備付け・出力できる環境・ダウンロードへの対応の3点です。
マニュアルや仕様書をそろえ、パソコンやプリンタで速やかに出力でき、税務職員の求めに応じてデータを提示できる状態にしておくことです。
日々の経理で会計ソフトを使っていれば、多くはこの要件を満たせるでしょう。
さらに、訂正・削除の履歴が残ること、他の帳簿との相互関連性、検索機能まで満たすと「優良な電子帳簿」に該当します。
その場合は、過少申告加算税の軽減を受けられ、個人事業主の青色申告者であれば65万円の青色申告特別控除も対象になりますが、いずれもあらかじめ届出書の提出が必要です。
スキャナ保存の要件
スキャナ保存では、画像の品質やタイムスタンプ、検索に関する細かな要件が定められています。
例えば解像度は200dpi相当以上が必要で、契約書や請求書などの重要書類はカラー（24ビット）での読み取りが求められます。
入力期間はおおむね7営業日以内、または業務サイクル（最長2ヶ月）＋おおむね7営業日以内が目安です。
あわせて、訂正・削除の履歴が残るバージョン管理や、日付・金額・取引先での検索機能も必要になります。
重要書類では帳簿との相互関連性も問われますが、見積書や注文書などの一般書類はグレースケール可など、要件が一部やわらぎます。
電子取引データ保存の要件
電子取引データ保存では、「真実性の確保」と「可視性の確保」の両方を満たす必要があります。
真実性は改ざんを防ぐための措置で、可視性は画面や書面に速やかに出力でき、検索もできる状態を指します。
例えば、メールで受け取ったPDFの請求書を、改ざん防止措置を講じたうえで検索できる形で残す、というイメージです。
3区分のなかで唯一の義務であり、印刷した紙だけで保存する方法は原則として認められません。
オンラインで仕入れた際の領収書や、電子で受け取ったインボイスなども対象になるため、ほとんどの事業者が対応を迫られるでしょう。
真実性・可視性・検索要件を満たす方法
要件は難しく見えますが、押さえるべきは真実性・可視性・検索性の3つに整理できます。
この3点は、特に義務である電子取引データ保存で共通して問われる内容です。
例えば、改ざんを防ぎ、すぐ表示でき、目的のデータを探せる、という状態を目指すイメージです。
ここでは、それぞれをどう満たすか、具体的な方法を見ていきましょう。
訂正・削除の防止や履歴管理で真実性を確保する
真実性の確保では、データが改ざんされていないことを示す必要があります。
満たし方は、次のいずれかから選べます。
- タイムスタンプを付与する（受領時、または授受後すみやかに付与する）
- 訂正・削除の履歴が残る（できない）システムを使う、または事務処理規程を定めて運用する
例えば、システム投資が難しいなら、まず事務処理規程を整備する方法から始めるのが現実的でしょう。
事務処理規程は国税庁がひな形を公開しているので、それをもとに自社用へ整えると取りかかりやすいです。
なお、ここで挙げた真実性の措置は、後述する可視性（検索など）の要件とは別に満たす必要があります。どの方法を選んでも検索要件は必要になる、と押さえておきましょう。
データを速やかに表示・出力できる状態にする
可視性の確保では、保存したデータをすぐに確認できる環境が求められます。
パソコンやディスプレイ、プリンタと操作マニュアルを備え付け、画面や書面に整然と出力できるようにしておくことです。
例えば、税務調査で提示を求められた際に、その場で表示や印刷ができれば安心です。
システムを使う場合は、その操作マニュアルやシステム概要書もあわせて用意しておきましょう。
見られる状態を整えておくことも、立派な保存要件のひとつだと覚えておきたいところです。
日付・金額・取引先で検索できる状態にする
検索要件では、取引年月日・取引金額・取引先の3項目で探せる状態が求められます。
これらを組み合わせた検索や、日付・金額の範囲指定にも対応できると、より確実でしょう。
ファイル名を「20260401_110000_A商店」のように規則的に付けると、この要件を満たしやすくなります。
なお、税務職員のダウンロードの求めに応じられる場合は、範囲指定や組み合わせ検索が不要になります。
さらに、前々年度の売上高が5,000万円以下でダウンロードに対応できるなら、検索要件そのものが免除されます。
検索要件はシステムなしでも対応できる？
「専用システムがないと対応できないのでは」と不安に思う方もいるでしょう。結論からいえば、検索要件はシステムなしでも対応できます。
工夫しだいで、手元のパソコンとファイルだけでも要件を満たせます。
ここでは、ファイル名や索引簿による具体的な方法と、システム化を考えるタイミングを見ていきます。
ファイル名とフォルダで管理する方法
もっとも手軽なのが、ファイル名の付け方を工夫する方法です。
例えば「日付_金額_取引先」の形式に統一し、「20260401_110000_A商店.pdf」のように保存します。
メールで受け取ったデータなら、本文を保存したファイルに同じ命名ルールを適用すると探しやすくなります。
取引先ごとや月ごとにフォルダを分けておくと、目的のファイルにさらにたどり着きやすくなるでしょう。
まずはこの方法から始め、社内で命名ルールを共有しておくと運用が安定します。
スプレッドシートで索引簿を作成する方法
ファイル名だけで管理しづらい場合は、索引簿を作る方法が役立ちます。
表計算ソフトに日付・金額・取引先とファイル名を一覧で記録し、そこから検索できるようにします。
例えば、通し番号を振ってファイル名と対応させると、原本データを素早く特定できるでしょう。国税庁も、規則的なファイル名や索引簿による対応を認めています。
検索用の様式も公開されているので、それを流用すると準備の手間を減らせます。
原本ファイルは別フォルダにまとめておき、索引簿から番号でたどれるようにすると管理が楽になります。
手作業での対応が難しくなるケースとシステム化の検討タイミング
手作業での管理は、書類の枚数が増えるほど負担が重くなり、ミスも起きやすくなります。
例えば、月に何百枚も請求書を扱うようになると、ファイル名付けや索引簿の入力だけで多くの時間がかかってしまいます。
命名ルールが人によってばらつき、検索しても見つからない、といったトラブルも起きがちです。
担当者が特定の人に偏ると、その人が不在のときに業務が止まってしまう心配もあります。
処理量が増えて手作業に限界を感じ始めたら、システム化を検討するタイミングと言えるでしょう。
電子帳簿保存法へ対応するための実務手順
要件が分かったら、次は実際に対応を進める番です。
大きな流れは、書類の整理・ルールの整備・税務調査を想定した確認という3ステップに分けられます。
一度に完璧を目指さず、順番に進めていけば無理なく形になっていきます。ここでは、それぞれの手順を具体的に見ていきましょう。
対象となる書類と保存方法を整理する
はじめに、自社が扱う書類を洗い出し、どの区分に当てはまるかを整理します。
例えば、会計ソフトの帳簿は電子帳簿等保存、紙の請求書はスキャナ保存、メールのPDFは電子取引、と振り分けていきます。
義務である電子取引から着手すると、優先順位をつけやすくなるでしょう。
書類ごとに保存方法を決めておくと、担当者が迷わずに運用できます。いきなり全部を対象にせず、まずは扱う量の多い書類から手をつけるのがおすすめです。
一覧表にまとめて区分と保存方法を並べておくと、対応漏れをひと目で確認できるでしょう。
保存ルール・権限・事務処理規程を整える
次に、誰がどう保存するかのルールと権限を定めます。
アップロード・閲覧・承認を誰が担当するのかを決めておくと、情報漏えいのリスクを抑えられます。システムを使わず真実性を確保する場合は、事務処理規程の整備が欠かせません。
国税庁がひな形を公開しているので、それをもとに自社用へ整えていくとスムーズでしょう。
作成した規程は全従業員に周知し、いつでも確認できる状態にしておくことが大切です。
訂正や削除の申請・報告の様式もあわせて用意しておくと、いざというときに慌てずに対応できます。
税務調査を想定して検索・表示・出力を確認する
最後に、税務調査で求められたときに対応できるかを確認しておきましょう。日付・金額・取引先で目的のデータを探し出せるか、画面や書面に速やかに出力できるかを試します。
実際に何件か検索してみて、抜けや漏れがないかをチェックしておくと安心です。あわせて、データをダウンロードして提供できる状態かも確かめておきたいところです。
要件を満たせず提示が遅れると加算税が加重される場合もあるため、運用開始後も定期的に見直しておきましょう。
現場へのヒアリングを重ねると、入力漏れや命名のばらつきといった小さなつまずきにも早めに気づけます。
電子帳簿保存法対応システムの選び方
手作業での対応に限界を感じたら、対応システムの導入が有力な選択肢になります。
選ぶ際は、保存区分と検索要件・履歴管理・システム連携という3つの観点で見比べると失敗しにくくなります。
自社の課題に合わない製品を選ぶと、かえって手間が増えることもあるので慎重にいきましょう。
ここでは、それぞれのポイントを順に見ていきます。
必要な保存区分と検索要件に対応しているか
まず確認したいのは、自社に必要な保存区分と検索要件に対応しているかです。
例えば、電子取引だけでなくスキャナ保存にも対応した製品なら、紙とデータの両方をまとめて扱えます。
検索要件をシステム内で自動的に満たせるかどうかも、大切な判断材料になるでしょう。
導入前に、JIIMA認証を取得しているかを確認しておくと、要件面での安心につながります。
自社の書類の種類と量に合った機能がそろっているかを、あわせて見ておきましょう。将来の取扱量の増加も見込んで、余裕を持って使える製品を選ぶと長く使い続けられます。
訂正・削除履歴や保存期間を管理できるか
次に見ておきたいのが、訂正・削除の履歴や保存期間を管理できるかです。
真実性を確保するには、いつ・誰が・どう直したのかが記録に残る仕組みが役立ちます。
帳簿や書類は7年から最長10年の保存が求められるため、長期の保管に耐えられるかも重要です。
例えば、保存期間の管理を任せられる機能があると、うっかりの削除や破棄を防げるでしょう。改ざん防止と長期保管を両立できるかを、しっかり確かめておきたいところです。
バックアップやデータの引き継ぎのしやすさも、乗り換え時のことを考えると見ておくと安心です。
会計・販売管理・文書管理システムと連携できるか
最後に、既存システムと連携できるかを確認しておきましょう。
会計ソフトや販売管理、文書管理システムとつながれば、二重入力の手間をなくせます。CSV出力やAPI連携に対応していれば、読み取ったデータをそのまま後続業務へ流し込めます。
連携方法は製品ごとに異なるので、自社の環境に合うかを事前に確かめておくと安心です。保存だけで終わらせず、業務全体の効率化まで見据えて選ぶと失敗が少なくなります。
無料トライアルがあれば、実際の帳票で連携や使い勝手を試してから決めると確実でしょう。
文書処理の負担を減らすLINE WORKS PaperOn
要件対応と業務効率化を両立したいなら、LINE WORKS PaperOnが心強い選択肢になります。
データ化・効率化・システム連携という流れで、文書処理の負担をまとめて軽くしてくれるサービスです。
ここでは、その特長を3つの観点から紹介します。
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かすれたFAXや手書きの書類でも、状態に応じて補正しながら読み取れる点が嬉しいポイントです。
紙が残る現場でも、書類が生まれたその場からデータ化を始められる点が魅力でしょう。
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保存先として選べるのが、LINE WORKS DriveとPaperOnのDriveオプションです。
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電子帳簿保存法まで意識するなら、有償のDriveオプション（PaperOn Drive）が頼りになります。
ファイルにメタデータを紐づけ、画像の中の文字まで検索できるため、保存要件を満たしながら、取引先名や金額といった手がかりから目的の1枚へ最短でたどり着けます。
原本と抽出データを一元的に残せるので、日々の証跡づくりから税務調査への備えまで、あわてず対応できるはずです。
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電子帳簿保存法の要件についてよくある質問(FAQ)
最後に、要件についてよく寄せられる疑問を、Q&A形式でまとめました。区分ごとに考え方が違うため、迷いやすいポイントを中心に取り上げます。
いずれも実務で質問の多い内容なので、自社のケースに当てはめながら読んでみてください。
判断に迷ったときの参考にしてみてください。
Q1. タイムスタンプは必ず必要ですか？
いいえ、タイムスタンプは必須ではありません。
真実性の確保は、タイムスタンプのほか、訂正・削除の履歴が残るシステムや、事務処理規程の整備でも満たせます。
例えば、システムを導入せずに規程を定めて運用する方法でも対応できます。
自社の体制や予算に合わせて、無理のない方法を選びましょう。コストを抑えたい場合は、まず事務処理規程から検討すると良いです。
なお、どの方法で真実性を確保しても、検索などの可視性の要件は別途満たす必要があります。タイムスタンプはあくまで真実性を確保する手段のひとつと捉えておきましょう。
Q2. 電子取引データは紙だけで保存できますか？
いいえ、電子取引データは電子のまま保存する義務があります。
2024年1月以降、メールやWebで授受した請求書などを印刷した紙だけで保存する方法は、原則認められません。
保存に対応できない「相当の理由」があると認められる場合には、一定の条件で書面保存が認められる猶予措置もあります。
とは言え猶予措置はあくまで例外なので、まずは電子のまま保存できる体制を整えておくと安心です。
なお、紙で受け取った書類は、これまでどおり紙で保存しても問題ありません。電子と紙が混在する場合は、受け取った形式ごとに保存方法を分けて整理しておくと迷いません。
Q3. 専用システムがなくても対応できますか？
はい、システムがなくても対応は可能です。
事務処理規程の整備と、ファイル名や索引簿による検索対応を組み合わせれば、要件を満たせます。
ただし、書類の枚数が多いと手作業の負担が大きくなりがちです。
命名ルールのばらつきや入力漏れといったミスも、量が増えるほど起きやすくなるでしょう。処理量が増えてきたら、対応システムの導入を検討すると良いです。
まずは無理のない方法で始め、負担が大きくなった段階で見直すという進め方でも問題ありません。
電子帳簿保存法の要件を整理し、無理なく続けられる保存体制を整えよう
電子帳簿保存法の要件は、3つの保存区分ごとに異なり、区分を意識して整理することが理解の近道でした。
なかでも電子取引データ保存は義務なので、真実性・可視性・検索性の3点を満たすことが最優先になります。
対応を怠ると、青色申告の取り消しや加算税の加重といった不利益につながるおそれもあります。
検索要件はシステムなしでも対応できますが、書類が増えるほど手作業の負担は重くなっていくでしょう。
要件対応と業務効率化を両立したいなら、文書処理を一気通貫でカバーするLINE WORKS PaperOnの活用もぜひ検討してみてください。
自社に合った保存体制を整えて、無理なく続けられる運用を目指していきましょう。
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