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【早見表】電子帳簿保存法の対象書類は3つの区分に分けられる
電子帳簿保存法の対象書類は、「国税関係帳簿」「国税関係書類」「電子取引データ」の3つに分けて考えると整理しやすくなります。
ここでは、それぞれにどんな書類が含まれるのかを、具体例とともに確認していきましょう。
| 区分 | 主な書類の例 | 電子保存 |
| 国税関係帳簿 | 仕訳帳・総勘定元帳・現金出納帳・補助簿 | 任意 |
| 国税関係書類 | 決算関係書類・請求書・領収書・契約書 | 任意 |
| 電子取引データ | メール・Web・クラウド・EDIの取引情報 | 義務 |
国税関係帳簿｜仕訳帳・総勘定元帳・現金出納帳・補助簿など
国税関係帳簿とは、日々の取引を記録する帳簿のことを指します。
具体的には、仕訳帳や総勘定元帳をはじめ、現金出納帳、売掛帳、買掛帳、固定資産台帳といった補助簿が含まれるのです。
会計ソフトなどで一貫して作成した帳簿であれば、要件を満たすことで電子データのまま保存できます。
一方、手書きで作成した帳簿は電子データ保存が認められないため、この点は後ほど詳しく触れます。
国税関係書類｜決算関係書類と取引関係書類
国税関係書類は、大きく「決算関係書類」と「取引関係書類」に分かれます。
決算関係書類には、貸借対照表や損益計算書、棚卸表などが該当するでしょう。
取引関係書類は、例えば請求書・領収書・契約書・納品書・見積書・注文書といった、取引の過程で作成・授受される書類です。
いずれも、紙での保存に加えて、要件を満たせば電子データでの保存も選べます。
電子取引データ｜メール・Webサイト・クラウド・EDIで授受した取引情報
電子取引データとは、取引情報を電子的にやり取りしたもの全般を指します。
例えば、メールに添付されたPDFの請求書、Webサイトからダウンロードした領収書、クラウドサービスやEDIで受け取った注文データなどが当てはまるでしょう。
この電子取引データは、3区分のなかで唯一、電子のまま保存することが義務づけられています。
受け取った場合だけでなく、自社が送った場合も保存の対象になる点に注意してください。
対象書類の保存方法は作成・受領した形式によって異なる
同じ書類でも、どのように作成・受領したかによって、とるべき保存方法は変わってきます。
ここでは、電子データで作成した場合、紙で受領・作成した場合、電子取引で授受した場合の3つに分けて見ていきましょう。
| 作成・受領の形式 | 該当する区分 | 保存方法 |
| ソフトで作成した帳簿・書類 | 電子帳簿等保存 | データのまま保存 |
| 紙で受領・作成した書類 | スキャナ保存 | スキャンして保存 |
| 電子で授受した取引データ | 電子取引 | データのまま保存 |
会計ソフトなどで作成した帳簿・書類を電子データで保存する場合
最初から一貫してパソコンや会計ソフトで作成した帳簿・書類は、「電子帳簿等保存」の区分にあたります。
例えば、会計ソフトで作成した総勘定元帳や、販売管理ソフトで発行した請求書の控えなどが対象になるでしょう。
この区分への対応は任意であり、従来どおり印刷して紙で保存することも認められています。
ただし電子で保存する場合は、後述する保存要件を満たす必要があります。
紙で受領・作成した書類を保存する場合
取引先から紙で受け取った請求書や、自社が手書きで作成した書類の控えは、「スキャナ保存」の区分で扱います。
スキャナやスマートフォンで読み取り、画像データとして保存する方法です。
要件を満たしてスキャナ保存すれば、紙の原本を破棄でき、保管スペースを減らせます。
こちらも対応は任意なので、紙のまま保存し続けても問題はありません。
メールやWebサイトで授受した電子取引データを保存する場合
メールやWebサイト、クラウド、EDIなどでやり取りした取引データは、「電子取引」の区分です。
例えば、メールに添付されたPDF請求書はそのファイルを保存し、Web画面にしか表示されない領収書はスクリーンショットで画像化して残します。
2024年1月以降、電子取引データは原則として電子のまま保存することが義務化されました。
印刷した紙を原本代わりにする方法は、原則認められなくなっている点を押さえておきましょう。
対象外となる書類とスキャナ保存できない書類
すべての書類が電子保存できるわけではなく、対象外の文書やスキャナ保存に向かない書類も存在します。
ここでは、そもそも対象外となる文書と、スキャナ保存が認められない書類を分けて見ていきましょう。
税法上の保存義務がない文書は電子帳簿保存法の対象外
電子帳簿保存法が対象とするのは、あくまで税法上の保存義務がある国税関係の帳簿・書類です。
そのため、社内メモや保存義務のない資料などは、法律上の対象外となります。
また、手書きで作成した帳簿は電子帳簿等保存の対象にならず、書面での保存が必要です。
手書きの書類を電子化したい場合は、スキャナ保存の要件に沿って画像データにする流れになります。
国税関係帳簿や決算関係書類はスキャナ保存できない
スキャナ保存が使えるのは、取引先とやり取りする「取引関係書類」に限られます。
自社で作成する仕訳帳や総勘定元帳などの帳簿、貸借対照表や損益計算書といった決算関係書類は、スキャナ保存の対象外です。
これらは紙で保存するか、電子帳簿等保存の要件を満たして電子データで残すことになります。
「紙で受け取ったものはスキャナ保存、自分で作る帳簿は電子帳簿等保存」と覚えておくと迷いにくいでしょう。
電子帳簿保存法の対象書類に必要な保存要件
対象書類を電子で保存するには、区分ごとに定められた保存要件を満たす必要があります。
ここでは、電子帳簿・電子書類、スキャナ保存、電子取引の要件と、検索要件が不要になるケースを順に解説していきます。
| 区分 | 満たすべき主な要件 |
| 電子帳簿等保存 | 訂正削除履歴・関連性・検索機能など |
| スキャナ保存 | 解像度・タイムスタンプ・検索機能など |
| 電子取引 | 真実性（改ざん防止）と可視性の確保 |
電子帳簿・電子書類の保存要件
電子帳簿等保存では、「真実性の確保」と「可視性の確保」が求められます。
真実性の面では訂正・削除の履歴が残ることなど、可視性の面ではシステム関係書類の備え付けや、日付・金額・取引先での検索機能などが必要になるでしょう。
さらに厳しい要件を満たした「優良な電子帳簿」に該当すると、過少申告加算税が5%軽減されるなどの特典があります。
まずは自社の会計ソフトが要件に対応しているかを確認しておくと安心です。
スキャナ保存の要件
スキャナ保存では、画像の品質やタイムスタンプに関する要件が定められています。
例えば、解像度は200dpi以上が必要で、契約書や請求書などの重要書類はカラーで読み取ることが求められます。
さらに、タイムスタンプの付与（受領後、最長で約2か月とおおむね7営業日以内）、または訂正・削除の履歴が残るシステムの利用、日付・金額・取引先での検索機能なども条件です。
見積書や注文書などの一般書類は、グレースケールでの読み取りも認められています。
電子取引データの要件と改ざんを防止する方法
電子取引では、改ざんを防ぐ「真実性の確保」として、次の4つのいずれかの措置が必要です。
- タイムスタンプが付与されたデータを受け取る、または授受後に速やかに付与する
- 訂正・削除の履歴が残る（できない）システムを使う、または事務処理規程を定めて運用する
あわせて、可視性の確保として、画面や書面ですぐ出力でき、日付・金額・取引先で検索できる状態も求められます。
システム投資が難しい場合は、事務処理規程の整備で対応できるため、まずはここから着手するのが現実的でしょう。
電子取引データの検索要件が不要となるケース
検索機能の確保は負担に感じやすいですが、一定の条件を満たすと不要になります。
例えば、基準期間（その電子取引が行われた日の属する事業年度の2期前）の売上高が5,000万円以下で、税務調査時にデータのダウンロードの求めに応じられる場合です。
また、出力した書面を取引年月日や取引先ごとに整理し、提示・提出できるようにしている場合も、検索要件は不要とされています。
自社が対象になるかどうかを確認しておくと、対応の見通しが立てやすくなります。
対象書類の保存期間
対象書類は保存すれば良いだけでなく、定められた期間にわたって保存し続ける必要があります。
ここでは、法人・個人事業主の保存期間と、インボイス関連データの保存期間を確認していきましょう。
| 区分 | 保存期間の目安 |
| 法人 | 原則7年・最長10年 |
| 個人事業主 | 原則5年・帳簿等は7年 |
| インボイスの写し | 約7年 |
法人・個人事業主が帳簿・書類を保存する期間
法人の保存期間は原則7年ですが、欠損金が生じた事業年度は最長10年まで延びます。
会社法では計算書類などを10年保存する義務があるため、法人は「10年」でそろえて管理すると誤りを防げます。
個人事業主は原則5年ですが、帳簿や決算関係書類などは7年の保存が必要です。
いずれも起算日は書類の作成日ではなく、確定申告の提出期限の翌日から数える点に注意しましょう。
適格請求書やインボイス関連データの保存期間
インボイス制度では、交付した適格請求書の写しや、受け取ったインボイスの保存が求められます。
保存期間は、交付・受領した日の属する課税期間の末日の翌日から2か月を経過した日から7年間です。
電子データで授受した電子インボイスは、電子帳簿保存法に沿った方法で電子保存する必要があります。
通常の帳簿書類とあわせて、7年を目安に保存すると管理しやすいでしょう。
電子帳簿保存法の対象書類で迷いやすいケース
実務では、「これはどう保存すればいいの」と判断に迷う場面が出てきます。
ここでは、紙とPDFの二重受領、メールやWebからの受領、明細やスマートフォン撮影の扱いという、よくある3つのケースを取り上げます。
同じ請求書を紙とPDFの両方で受け取った場合
同じ内容の請求書を、紙とPDFの両方で受け取ることもあるでしょう。
この場合、電子データで受け取ったPDFは電子取引に該当し、電子のまま保存するのが原則です。
一方の紙は控えとして扱うか、スキャナ保存の要件を満たして電子化する方法もあります。
どちらを正式な保存分とするか、社内でルールを決めておくと混乱を避けられます。
メール本文やWebサイトから取引情報を受け取った場合
取引情報がメール本文そのものに書かれている場合は、そのメールを保存する必要があります。
Webサイト上に表示されるだけでダウンロードできないときは、スクリーンショットで画像データとして残しましょう。
PDFなどでダウンロードできる場合は、そのファイルを保存すれば問題ありません。
いずれも電子取引として、日付・金額・取引先で検索できる状態にしておくことが大切です。
クレジットカード明細・ネットバンキング明細やスマートフォン撮影の扱い
Web上で確認するクレジットカード明細やネットバンキングの明細は、電子取引にあたります。
ダウンロードできるならファイルを保存し、画面表示のみならスクリーンショットで画像化して残しましょう。
紙で受け取った領収書は、スマートフォンで撮影してスキャナ保存の要件を満たせば、電子データとして保存できます。
撮影する際は、解像度など画像の品質要件を満たしているかを確認しておくと安心です。
対象書類を適切に保存できていない場合のリスク
対象書類を要件どおりに保存できていないと、思わぬ不利益を招くおそれがあります。
例えば税務調査の際に、求められた書類やデータをすぐに提示・提出できないと、取引の事実を証明しづらくなるでしょう。
その結果、経費として認められにくくなるなど、税務上の判断に影響が及ぶ可能性も否定できません。
さらに、スキャナ保存や電子取引のデータについて隠蔽や改ざんがあった場合には、通常の重加算税に10%が加重されるなど、重いペナルティにつながります。
電子取引への対応ができていない場合でも、直ちに青色申告が取り消されるわけではないとされていますが、日ごろから適切に保存する体制を整えておくことが望ましいです。
電子帳簿保存法への対応を進める手順
対応と聞くと身構えてしまいますが、手順を踏んで少しずつ進めれば難しくありません。
ここでは、書類の洗い出しから要件確認、ルール整備、システム検討までの流れを見ていきましょう。
対象の帳簿・書類を洗い出して3区分に分類する
はじめに、自社が扱う帳簿・書類をすべて洗い出します。
そのうえで、電子帳簿等保存・スキャナ保存・電子取引の3区分に振り分けていきましょう。
例えば、会計ソフトの帳簿は電子帳簿等保存、紙の請求書はスキャナ保存、メールのPDFは電子取引、といった具合です。
まずは量が多く義務化されている電子取引から着手すると、優先順位をつけやすくなります。
区分ごとの保存要件と保存期間を確認する
分類ができたら、区分ごとの保存要件と保存期間を確認します。
電子取引なら改ざん防止措置と検索要件、スキャナ保存なら解像度やタイムスタンプ、というように求められる条件は区分によって異なるためです。
保存期間についても、法人か個人か、書類の種類は何かで変わってきます。
要件と期間を一覧にまとめておくと、抜け漏れを防げるでしょう。
事務処理規程・担当者・保存ルールを整備する
システムに頼らず対応する場合は、訂正・削除を防ぐ事務処理規程の整備が有効です。
あわせて、誰が保存を担当し、どのフォルダにどんなファイル名で残すのかといった運用ルールも決めておきましょう。
例えば「日付_取引先_金額」の形式でファイル名をそろえると、検索要件を満たしやすくなります。
ルールを明文化しておけば、担当者が変わっても運用が途切れにくくなります。
文書処理や保存を効率化できるシステムを検討する
扱う書類の量が多い場合は、保存や検索を効率化できるシステムの導入も検討しましょう。
まずは電子取引データだけを対象にするなど、スモールスタートで始めると負担を抑えられます。
慣れてきたらスキャナ保存や他部門へと範囲を広げ、段階的に電子化を進めるのがおすすめです。
自社の業務量や体制に合わせて、無理のない範囲から取り組んでいきましょう。
電子帳簿保存法の対象書類を扱う業務はLINE WORKS PaperOnで効率化
対象書類の取り込みからデータ化、保存までをまとめて効率化したいなら、LINE WORKS PaperOnがおすすめです。
ここでは、取り込み・読み取り、確認から承認までの一気通貫、そして保管という3つの観点で紹介します。
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電子帳簿保存法の対象書類についてよくある質問(FAQ)
最後に、対象書類の扱いについて寄せられやすい疑問を、Q&A形式でまとめました。
判断に迷ったときの参考にしてみてください。
Q1. 紙で受け取った請求書や領収書も電子保存が必要ですか？
いいえ、紙で受け取った書類は、紙のまま保存すれば法律上は問題ありません。
電子保存(スキャナ保存)への対応はあくまで任意です。
ただし、要件を満たしてスキャナ保存すれば、原本を破棄して保管スペースを減らせます。
電子で授受したデータのみ、電子保存が義務づけられている点と区別しておきましょう。
Q2. PDFで受け取った請求書を印刷して保存しても良いですか？
原則として、印刷した紙のみを保存する方法は認められていません。
PDFで受け取った請求書は電子取引にあたり、2024年1月以降は電子データのまま保存する義務があるためです。
保存に対応できない「相当の理由」があると認められる場合には、一定の条件のもとで書面保存が認められる猶予措置もあります。
まずは電子のまま保存できる体制を整えておくと安心です。
Q3. 電子取引データはファイル名だけで検索要件を満たせますか？
はい、ファイル名の付け方を工夫すれば検索要件を満たせます。
例えば「日付_取引先_金額」の形式で規則的に名前を付ければ、日付・金額・取引先で探せるようになります。
表計算ソフトで索引簿を作る方法でも対応可能です。
基準期間（2期前）の売上高が5,000万円以下でダウンロードの求めに応じられる場合は、そもそも検索要件が不要になります。
Q4. 電子帳簿保存法に対応したシステムの導入は必要ですか？
必ずしも必要ではなく、事務処理規程とファイル名ルールでも対応できます。
ただし、扱う書類の量が多い場合は、専用システムを使うほうが効率的でしょう。
読み取りや保存を自動化できれば、担当者の負担やミスを大きく減らせます。
自社の書類量や体制を踏まえて、必要に応じて検討してみてください。
対象書類を適切に分類して効率的な保存体制を整えよう
電子帳簿保存法の対象書類は、国税関係帳簿・国税関係書類・電子取引データの3区分に整理できます。
区分ごとに保存方法や要件、保存期間が異なるため、まずは自社の書類を洗い出して分類することが第一歩です。
電子取引データは電子保存が義務なので、対応がまだの場合は優先して整えておきましょう。
書類の量が多く負担が大きいと感じるなら、取り込みから保存までを効率化できるLINE WORKS PaperOnの活用もぜひ検討してみてください。
自社に合った保存体制を整えて、対象書類の管理を無理なく続けていきましょう。
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参照元：電子帳簿保存法関係｜国税庁
