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その議事録作成、まだ手作業？WEB会議の文字起こしに潜む課題
Web会議ツールには自動で文字を起こすトランスクリプト機能が搭載されています。しかし、それだけで完璧な議事録を作成するのは難しいのが実情です。
ここでは、テキスト化だけでは不十分な理由と、議事録作成における見落とされがちな課題を解説します。
「とりあえず文字起こし」では議事録は完成しない
自動文字起こしで音声を文字にすれば議事録作成が終わるわけではありません。
文字起こし結果は話し言葉のまま生の形で記録されるため、そのままでは議事録として使えない場合がほとんどです。
「あー」「えー」といったフィラー（言い淀み）や、意味のない相槌もすべて含まれています。
結局、文章の体裁を整えたり要点を要約したりする作業が必要になり、文字起こしはあくまで素材に過ぎないのです。
ハイブリッド会議で「誰が話したか」が消える
Web会議のみであれば、各参加者のマイクから個別に音声を拾えるため、誰が話したかの情報は比較的取得しやすい環境です。
しかし、問題が顕在化するのは対面（オフライン）や、会議室と自宅をつなぐハイブリッド会議の場面です。
一般的なWeb会議ツールでは、同じ会議室にいる複数人の声をひとつのマイクとして認識してしまうため、誰がどの発言をしたかを判別できません。
後からテキストを見返しても「この発言は誰の意見だったのか」が分からず、結局録音を聞き直すという状況に陥りがちです。
誤字脱字や専門用語の修正に追われる日々
Web会議の文字起こし結果には誤変換や聞き取りミスによる誤字脱字が少なくありません。
特に専門用語や社内固有の用語は正しく認識されにくく、結局は人手で修正する手間が発生します。
こうした細かな修正作業に日々追われるようでは、本来の業務時間が削られてしまい、生産性向上の妨げとなります。
目的が違う！WEB会議の「文字起こし」と議事録専用ツールの決定的違い
一見同じ「会議内容を文字にする」機能でも、WEB会議ツールと議事録専用ツールでは目指すゴールが異なります。
それぞれの目的を理解することで、それぞれの決定的な違いが見えてきます。
WEB会議ツールの目的：会話の「補助的な記録」
ZoomやTeamsなどのWEB会議ツールに搭載された文字起こし機能は、会議中の発言をリアルタイムで補助的に記録するためのものです。
そのため、「後から読み返すこと」や「文書として保存すること」への配慮は限定的です。
追加のツールなしで無料利用できる便利な機能ですが、その精度や機能には限界があり、議事録として業務に活かすには不十分と感じる場合もあります。
WEB会議の文字起こしは、あくまで議事録作成の土台やメモ代わりであり、詳細な整理・修正はユーザー側に委ねられます。
議事録専用ツールの目的：会議の「意思決定を資産化し、次に繋げる」こと
一方、議事録作成に特化したツールは、会議内容を多角的に集約し、組織の知見として有効活用することを目的としています。
文字起こしにとどまらず、「ソースとしての音声」「AIによる要約」「補足のノート」をすべて一箇所に紐づけて管理できるのが最大の特徴です。
後日振り返った際も「誰が」「何を」決定したかだけでなく、その結論に至った背景や発言のニュアンスまで、当時の熱量そのままに確認することができます。
議事録専用ツールとは、会議を一時的な記録として終わらせず、後から誰でも再利用できる「組織の資産」として蓄積し、意思決定の根拠を明確にした状態で次のステップへつなげるための基盤と言えます。
【機能別】どこが違う？WEB会議ツールと議事録専用ツールの詳細
では具体的に、WEB会議の文字起こしと議事録専用ツールではどんな機能に差があるのでしょうか。
ここでは文字起こしの精度、話者分離、AI要約、編集・共有の4つの観点から両者を比較します。
文字起こしの精度｜独自の言い回しや特定の名称を正しく認識できるか
Web会議ツールの標準的な機能では、業界特有の言い回しや固有名称で変換ミスが起こりやすく、手作業での修正に多くの時間を取られがちです。
文字起こしの質を左右するのは、搭載されている「音声認識エンジン」の性能です。
文脈を捉えた精度の高い書き出しができるエンジンを採用しているかどうかが、後からの手直し工数を大きく左右します。
現場ならではの言葉を正確に拾えるかどうかが、業務効率を左右する重要な選定ポイントです。
話者分離の精度｜「発言の区切り」を正しく捉えられるか
通常の文字起こし機能では、複数人の会話がひと繋がりの文章として出力されることが多く、後から「どこまでが誰の発言か」を読み解き、改行や名前入れを行う膨大な手間が発生します。
議事録専用ツールに搭載されている話者分離機能は、声の特徴から発言の境界線をAIが自動で判断します。
「発言者ごと」の自動ブロック化
「誰が誰か」を特定する前段階として、まずは「Aさん」「Bさん」といった形で発言を切り分けます。これにより、会話の流れが視覚的に一目で判別可能になります。
ラベルの一括変換で「識別」を補完
録音後、分離された「Aさん」を一度「田中さん」と指定すれば、全編の「Aさん」が「田中さん」に一括で置き換わります。
この「分離＋一括置換」の組み合わせによって、最終的に「誰が話したか」が明確な精度の高い議事録を作成できます。
AI要約｜情報の正確性と振り返りの深さがあるか
長時間に及ぶ会議では、重要ポイントを整理した要点把握が欠かせません。ZoomなどのWeb会議ツールの標準機能でもAI要約が進化しており、会議終了後わずか数秒で重要な論点を網羅したサマリーを確認できます。
一方、議事録専用ツールは「情報の正確性」と「振り返りの深さ」に特化しています。
AIが作成した要約を鵜呑みにせず、内容の裏取り（ファクトチェック）ができるよう、段落ごとの要約から該当箇所の音声へ即座にジャンプできる機能などが充実しているのが強みです。
「手軽に全体像を掴みたいならWeb会議ツールの要約」「正確なエビデンスに基づき詳細まで確認したいなら専用ツール」と使い分けることで、会議後の振り返りの質が上がり、より確実で迅速な意思決定につながります。
編集・共有｜議事録フォーマットへの整形や連携はスムーズか
文字起こし機能で得られるテキストは書き言葉に整形されていないため、議事録形式に編集し直す手間がかかります。
また、共有の面でもテキストファイルを手動でメール送付するなど煩雑です。
議事録専用ツールでは初めから議事録作成を前提としているため、文字起こし後の「活用」もスムーズです。
共有の手軽さも大きな違いです。
URLを発行して共有する際、パスワード設定や有効期限、閲覧権限の管理など、セキュリティを担保した状態で社内共有可能です。
WEB会議の録画データを重いファイルとして送る必要はなく、ワンクリックで安全に情報を展開できる点が強みです。
| 機能 | WEB会議標準機能 | 議事録専用ツール |
| 文字起こし精度 | 汎用モデル（辞書登録不可） | カスタマイズ可（用語登録機能） |
| 話者分離 | アカウント依存（同室での分離不可） | 高精度で自動対応（1マイクでも分離可能） |
| フィラー除去 | 発言そのまま（「あー」等も含む） | 「あー」「えー」のフィラー自動除去 |
| AI要約 | 一部ツールのみ対応 | 議題・決定事項ごとの構造化 |
| データ運用・ガバナンス | 共有が便利／権限管理（PW・期間設定） | フォルダ管理・権限設定 (情報の資産化) |
「コスト」vs「生産性」費用対効果で考えるツール導入の価値
最後に、費用対効果の視点から議事録作成ツール導入の価値を考えてみましょう。
議事録作成にかかる見えない人件費を算出すると、ツール導入による生産性向上を定量的に把握できます。
議事録作成にかかる「見えない人件費」を算出する
会議のたびに録音（メモ）して、書き起こして、誰の発言か整理するなどの作業により、議事録作成にはひとり当たり毎回90分の時間がかかるとされています。
この場合、仮に担当者の人件費を時給2,000円とすると、1回あたり3,000円（1.5時間×2,000円）のコストが発生している計算です。
週に3回会議があるとすると、月に18時間もの時間が議事録作成業務に費やされていることになり、金額に換算すると月に36,000円（18時間×2,000円）もの人件費が議事録作成のみにかかっていることになります。
月額数千円で担当者の業務時間を大幅に削減できる理由
上記のような隠れた人件費と比較すれば、議事録専用ツールの導入費用は決して高くありません。
議事録専用ツールを導入した場合、文字起こしは自動で行われるため、作業は内容のチェックと微修正のみとなり、1回の作業時間は約15分に短縮され、週の合計時間はわずか45分です。
平均時間単価を2,000円とした場合、手動作成（90分）のコストは3,000円に対して、ツール利用（15分）なら500円です。
つまり、会議1回あたり2,500円の人件費削減が可能になります。
仮に議事録専用ツールの利用料が月額数千円～1万円台だとすると、数回の会議でツールの月額費用に相当するコストを回収できる計算です。
削減できる人件費を考えれば、費用対効果は非常に高いと言えます。
WEB会議の文字起こしに限界を感じたら議事録専用ツールの導入を検討してみよう
WEB会議の文字起こし機能だけでは、議事録作成においてさまざまな限界があります。
そうした課題を感じている企業担当者の方は、議事録専用ツールの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
最後に、数あるサービスの中でも企業向けに最適化されたLINE WORKS AiNoteをご紹介します。
高精度の文字起こし
長年の研究開発による音声認識AIを搭載し、会議の内容を高い精度でテキスト化します。話し言葉が的確に変換され、議事録の修正箇所を最小限に抑えられます。
話者ごとの記録
複数人会議でも発言者ごとに音声を分離して記録可能です。世界水準の話者分離技術により、「どの発言が同一人物によるものか」を明確に残せます。
AI要約機能
記録された議事録からAIが自動で要点を抽出します。長時間の会議でも終了後に要約が得られ、関係者は短時間で内容を把握できます。
LINE WORKS連携（メール・カレンダー）
LINE WORKSとのスムーズな連携が特徴です。LINE WORKSのカレンダーに登録した会議予定からワンクリックで録音・文字起こしを開始でき、議事録には予定のタイトルや参加者情報が自動で引き継がれます。
また、作成した議事録を共有する際は、LINE WORKSのメール機能を通じて関係メンバーに通知を送ることが可能です。
※LINE WORKSのメールとの連携機能をご利用いただくには、初期設定を「オン」にする必要があります。設定の詳細は、以下の公式ヘルプセンターをご確認ください。
情報共有とセキュリティ
議事録は安全に保存・共有され、管理者によって組織管理や履歴管理も可能です。
必要に応じて議事録のURLを発行して共有したり、Wordやテキストファイルとして出力して活用することも簡単です。
LINE WORKS AiNoteを活用すれば「聞く・書く・まとめる・共有する」といった一連の作業が大幅に効率化され、担当者の負担軽減と会議内容の有効活用を同時に実現できます。
情報通信業や建設、金融、人材、医療、不動産、介護業界など、あらゆるビジネスシーンで生産性の向上が期待できるでしょう。
WEB会議の文字起こしに限界を感じたら、ぜひAiNoteのような議事録専用ツールの導入を検討してみてください。
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