こんにちは、はぎわらです。
前回の記事では、日米で働き方が違うので、仕事でのコミュニケーションも全然違う、という話をしました。今回はそれを踏まえて、じゃあ日本で働く人に合うコミュニケーションツールって、どういうものなんだろう？ということを考えてみたいと思います。

1. オープンではなくクローズ

これは LINE が世に出るときにもキーコンセプトになっていた点なんですが、みんながみんなオープンなコミュニケーションを望んでいない、ということは大事なポイントです。

オープン：参加メンバーを限定・制限しない。誰でも意見を言える。誰でも発言を見ることができる。
クローズ：参加メンバーが限定されている。発言は参加メンバーにしか見えない。

わかりやすく言うと、Facebookはオープン型で、LINEはクローズ型です。
友だちの友だちから突然いいね！が来たり、知らない人の投稿が見えたりするのがオープン型。
この人とこの人がいるトークルームだから他の人には見えない、というのがクローズ型。

仕事でのコミュニケーションとなると、多くの人がたいていこう考えます。

• こんな誰が見ているか分からないところで大事な話ができるわけがない（大事な話は少人数で別途やりましょう）
• 自分がこんなことを言っていいんだろうか（おこがましいな、感じ悪く思われないかな）
• こんなことは誰でも知っているだろうから、わざわざ書かなくてもいいかな

新しいツールを入れたからといって、いきなり人の考えや行動が変わるなんてことは、まずありません。むしろ普段の考えや行動が、そのまま反映されるものです。普段からこう考える人が多いような職場であれば、オープンなツールを導入しても、活発に使われないのは当然です。
それなら、求めているコミュニケーションができること、つまりクローズ型のコミュニケーションができることを重視した方がいいでしょう。

2. パソコンではなくスマホで使える、むしろスマホで使いやすい

これは前回の「日米働き方比較」でも書きましたが、日本で働いてる人は全般的に外出が多いんですよね。だから、パソコンでは使いやすいんだけど、スマホだとちょっと不便、というツールだと、だんだんストレスになってきます。ホントはこうしたいのにやりづらい！できない！という経験が蓄積されると、まあ、スマホでは使わなくなりますよね。

そして、パソコンに向かっている時間は限定的ですし、他にやることもありますし（資料作成とか）、ということでそのツールを使うことが習慣化されないんです。

コミュニケーションツールはみんながそれなりの頻度で見る、という前提が成り立たないと機能しません。みんなが見ないなら、コミュニケーションにならないから、という至極当たり前な理由ですね。
そういうわけで、スマホでの使いやすさ、ストレスを感じないかどうか、はとても大事です。

3. リテラシーを問わない

業務アプリやXX専用システムといったモノとコミュニケーションツールの大きな違いは、利用するユーザーの幅が圧倒的に広い、という点です。XX業務システムは、XX業務に携わる人のリテラシーややり方に合わせて作ればいいんですが、コミュニケーションツールというのは誰でも使えないと意味がありません。あの人は使えるけど、あの人は使えない、という状態ではコミュニケーションが成り立ちませんから。

そう考えると「ウチの会社、ITリテラシー低い人が多いんだよなぁ」と思うなら、どれくらい利用者の方にとって馴染みやすいか、受け入れてもらいやすいか、という点はかなりクリティカルです。機能重視で選んで、利用者に使ってもらえず、けっきょく入れ替えることに、という事態は避けたいですよね。

ツール選定する際は、リテラシーの高い人だけでやらずに、リテラシー低めな部門の人を巻き込むなど、工夫したいところです。

この他にもいくつかポイントありますが、そのあたりは資料にまとめてありますので、そちらをご参照ください。このブログじゃ上司に見せにくい、という場合も資料のほうはカッチリ作ってありますので、安心してご覧ください。

• ※ 本掲載記事の内容は投稿当時の情報となり、2022年4月1日に改定された新料金プランとは一部異なる内容を含む場合があります。