みなさん、こんにちは！
イベント担当のはやし＆むらたです。
先日LINE WORKS 1周年記念カンファレンス「LINE WORKS DAY」を開催しました。
ライブ配信含め大変多くの方に参加いただき、社員一同感激しっぱなしの一日となりました！
「LINE WORKS DAY」開催レポート
LINE WORKS DAYは、弊社が過去に開催したイベントのなかで最も規模が大きいイベントです。同時に、関わった社員の数が最も多いイベントでもありました。
そんな多くの関係者と山ほどのタスクが入り乱れるなか活躍してくれたのはもちろん LINE WORKS です！
本日はLINE WORKS DAY開催のウラ側で、私たちがどのように LINE WORKS を活用していたのかをご紹介したいと思います。
プロジェクトは「グループ」の作成からはじまる
今回の肝はこの見出しに凝縮されているといっても過言ではありません。
LINEでもおなじみのグループを作成すると、グループトークルームが作成されます。グループトークルームは情報の共有・保管に長けた機能を備えています。
もちろんトークを使ったチャットでのやりとりだけでも日常の仕事は十分にはかどりますが、長期的なプロジェクトかつ組織を横断したコミュニケーションには LINE WORKS のグループを活用するのがおすすめです！
私たちの場合、プロジェクトのキックオフ後に「LINE WORKS DAY」という関係者を含めたグループを作成し、LINE WORKS DAY に関する情報やデータを常にやりとりできるようにしていました。
グループ特有のノートやフォルダを活用して多岐に渡る情報をメンバーに周知・共有することや、タスクの可視化するため情報を整理することも心がけていました。
以降でその詳細をご紹介します。
議事録やスケジュールは「ノート」で共有
プロジェクトを進めると、多くの議論を経て数々のアクションアイテムが発生します。プロジェクトを円滑に進めるためには、そういった議論の過程と決定事項が常に関係者に共有され、認識できる状態にあるべきです。
LINE WORKS のノートは、特定の文章をグループメンバーに共有し、トークルーム内に保管できるため、まとまった情報の共有がはかどります。投稿されたノートにはコメントもできるため、気になる内容があれば継続して議論することができます。
私たちは、タスクの進捗確認や誰が何をやっているのかなど全体の動きを可視化するためノートを活用していました。
重要な情報はいつでも確認できるようにノートに集約させて、
ちょっとした議論や変更点の共有などタイムリーなやり取りにはトークを活用する。
という風に機能を使い分けることによって、チームの仕事が滞りなくスピーディーに進められたと感じます。
ファイルは「フォルダ」で随時アップデート
LINE WORKS の準備期間中は、タイムテーブルや配布物のデザイン、プレゼン資料等、多様かつ膨大なドキュメントを共有・管理する必要がありました。
そういったドキュメントはグループの「フォルダ」機能の中でフォルダ分けしたうえで保管していました。
トークルームのなかでドキュメントの共有が必要になったときも少し操作すればその場で共有できるため、非常に重宝した機能です。
当日の緊急連絡や人探しは「トーク」で
もちろん準備の段階からトークで日々やりとりをしていましたが、最もそのありがたみを実感したのは実は当日の運営でした。
当日は広い会場とオフィスとで社員が点在しており、多くの方にご来場いただくなかで臨機応変な対応が求められます。どれだけ細かい準備を重ねようとイベント当日の会場には魔物が潜んでいるもので実際に多くの緊急対応が求められました。
そのような状況では、いつでもどこでも手軽に連絡できるトークの相性が抜群に良いんです・・・！！！
例えば…
● 当日の参加者名簿の変更
● 登壇者の到着やリハーサル開始時間の連絡
● 会場の設営状況の共有、開場の周知
まとめ：リアルタイムな情報の共有と過去の情報の保管をカンタンの両立！
ご覧いただいた通り、LINE WORKS のグループさえあれば、仕事の多様な場面に対応できるんです！LINE WORKS はあらゆる機能がスマホで使いやすく設計されているため、いわゆる「現場」で大きく力を発揮します。
いつでもどこでも手軽に使えるから現場の状況がタイムリーに共有される、ひとりひとりが当事者となり動きはじめる、それがLINE WORKS最大の強みなんです。
ぜひ皆さんも仕事の色々な場面で LINE WORKS を活用してみてください！
- ※ 本掲載記事の内容は投稿当時の情報となり、2022年4月1日に改定された新料金プランとは一部異なる内容を含む場合があります。
