前回の記事では、電話やPCメールなどに代わるコミュニケーションツールとして、個人用のメッセンジャーなどが現場で使われてしまっている「シャドーIT」の実態をご紹介しました。シャドーITは、100%なくすことは難しくても、できるだけ減らしてリスクを下げることはできます。今回は、実際にシャドーIT対策をどのように行うべきかを解説します。
シャドーIT対策の3つのポイント
1. シャドーITと同じ利便性を提供する
コミュニケーションツールにおけるシャドーITとして真っ先に上がるツールと言えば、LINEやFacebookメッセンジャー。携帯のキャリアメールやPCメールと異なり、気軽にすぐに会話ができ、スタンプを送って自分を表現することができるものです。これらはいずれも、個人向けクラウドサービスとして、それまでに無かった圧倒的な便利さ、楽しさがあるゆえに一般ユーザーに普及しました。一度プライベートで使って慣れてしまったユーザーにとっては、業務でも急いでコミュニケーションをとりたい状況に置かれると、旧来式のPCでのメールや電話を、遅い、煩わしいと感じてしまいます。これが、シャドーITが使われてしまう所以です。
これを避けるには、会社の公式ツールとして、シャドーITとして使われているものと同じ利便性を持ったツールを提供するしかありません。会社の公式ツールで、しかも自分が使い慣れている便利なツールと同じことができる。このようなものが提供されれば、シャドーITではなく会社のツールを自然と使うようになっていきます。
以下の記事では、実際にこのようなポリシーによってシャドー対策を行っている企業の声が紹介されています。
時代に合ったツールの利用で社内コミュニケーションを活性化 – ガリバーの挑戦
2. 自社のポリシーに合う管理、セキュリティ対策を行う
一般的な個人向けのコミュニケーションツールは、当たり前のことながら、企業のセキュリティポリシーやコンプライアンスに対応できるだけの管理機能、セキュリティ機能がありません。ユーザーを管理し、退職者をすぐに削除して情報漏えいを防ぐのはもちろん、過去のログを長期間にわたって保管したい、送られたファイルをスマホ端末にダウンロードさせたくない、アプリの立ち上げ時にパスコードロックをかけたいなど、企業に必要な運用ポリシーはそれぞれ異なります。
これらの自社独自のポリシーをきちんと反映できる管理機能、セキュリティ機能を実装することが、シャドーIT対策では重要です。
3. 常に最新のツールを提供し続ける
いくらシャドーITと同様の利便性を持つツールを導入し、セキュリティ対策を行ったとしても、そこで終わりではありません。世の中のトレンドの移り変わりは速く、どんどん新しいものが出てきます。ツールを一度導入しても、そのままの状態で何年も使い続けるうち、あっという間に時代遅れになって使われなくなり、また新たなシャドーITが登場する・・・そんな事態を防ぐためには、最新の機能にアップデートし続けるツールを選ぶことが必要になります。早いスピード感で世の中のトレンドをキャッチし、進化し続けるサービスをぜひ選んでみてください。
LINE WORKSでは、LINEの楽しさ・便利さはそのままに、企業でも安心して使えるセキュリティや管理機能を備えたビジネスチャットを提供し、お客様の声をもとに頻繁な機能アップデートを行っています。
まだLINE WORKSをお使いでなく、もっとLINE WORKSのことを知りたいという方は、LINE WORKS公式サイトをご覧ください。
- ※ 本掲載記事の内容は投稿当時の情報となり、2022年4月1日に改定された新料金プランとは一部異なる内容を含む場合があります。
