働き方改革の一環として注目され、導入企業が増えている「テレワーク」あるいは「リモートワーク」。生産性向上を見込んで検討している企業も増えているのではないでしょうか。

これまでテレワーク、リモートワークの制度というと、ワークライフバランスの実現や、事情があって働く場所・時間に制約がある人への就業機会の提供、柔軟な働き方の提供という「福利厚生」的な意味合いが強い印象があったのではないかと思います。

2020東京オリンピック開催で、オフィスに出勤できなくなる！？

ところが、東京でオリンピック・パラリンピックが開催される2020年を目前に、首都圏を中心にテレワーク、リモートワークの実現が喫緊の課題として浮上してきています。東京オリンピックが開催されると、外国人を含む来場者は1000万人の想定。大量の観光客により公共の交通機関が混雑し、首都圏にオフィスがある企業に勤めている従業員がいつも通り出勤できない可能性があると言われているのです。

2020年を目指し、政府はテレワーク推進運動を展開

このような背景から、政府は、東京オリンピック開催による交通混雑の回避を目指し、テレワークを推進する運動を展開しています。

2020年に向けたテレワーク国民運動プロジェクト
2012年ロンドンオリンピック・パラリンピック競技大会では、交通混雑によってロンドン市内での移動に支障が生じるとの予測から、市内の企業の約8割がテレワークを導入しました。こうしたロンドンの成功事例にならい、東京大会の開会式に相当する7月24日を本年より「テレワーク・デイ」と位置づけて、多くの企業・団体・官公庁の職員がテレワークを一斉に実施するよう呼びかけます。
http://www.soumu.go.jp/menu_news/s-news/01ryutsu02_02000171.html

2020年東京オリンピックとテレワーク（一般社団法人　日本テレワーク協会）
3年後の2020年7月24日、世界最大規模のスポーツの祭典、東京オリンピックが開幕する。五輪中の利用増が予想される東京メトロ・都営地下鉄の現在の一日当たりの乗降者数は平均850万人だが、五輪中の一日当たりの会場来場者数は最大 92 万人と予測され、乗客数が10%以上増える可能性が示唆されている。

テレワークは交通混雑を避けることで都市機能を維持し、人々の安全を守るために必要不可欠な手段だ。2012年のロンドンオリンピックでは、政府の呼びかけでロンドン市内の企業の約8割の企業がテレワークを実施。これにより交通混乱を回避できたという。
http://japan-telework.or.jp/column-2/column7/

上記のような背景から、テレワークやリモートワークは「あれば良い」ものから、「ないと困る」ものに認識が変化しつつあります。

一部のオフィスワーカーだけではなく、全員ができるテレワーク、リモートワークを目指す

ここで重要なのは、内勤のオフィスワーカーなど、従来テレワークやリモートワークで業務が完結しやすいと言われている職種だけではなく、営業職やフィールドワーカーなど、外勤が多い職種なども含めた、幅広い職種で実現できるようにする必要があるという点です。

一般的に、テレワーク、リモートワークの実現において、「ツール」「労務管理」「評価」「文化・風土」の4点の整備が必要だと言われています。一部の社員ではなく、全体で実現できるようにするためには、テレワーク、リモートワークを「特別な勤務」ではなく「日常の勤務のバリエーションの一つ」として位置付け、全体に浸透させるための仕組みづくりが必要になります。
それぞれのポイントを見ていきましょう。

ツール：全員が簡単に使える、使いやすいものであること

テレワーク、リモートワークを実現するには、オフィス以外の場所でも業務が進められる環境づくりが不可欠です。とりわけ、全員がテレワーク、リモートワークを実現できるようになるためには、導入時のハードルができるだけ低く、社員の教育が少なくて済む使いやすいツールを導入することが重要になります。また、その場にいないメンバーとのコミュニケーションを円滑するためのツールとして、PC＋メール、電話だけでなく、スマホ＋ビジネスチャットを導入する企業が近年増えています。

労務管理、評価：「見える化」が必須

テレワーク、リモートワークの際の労務管理や評価が難しい理由は、オフィスではない場所で働いているがゆえに、「見えない」ことにあります。テレワーク、リモートワーク時の業務の進捗や成果を「見える化」し、オフィス勤務時と同等の労務管理、評価を行えるようにすることがポイントになります。ただし、「見える化」のために余計な報告やレポート作成の手間が増えることは本末転倒であり、避けたいところですね。業務を「見える化」するためのツール導入などもあわせて検討したいところです。

USEN-NEXT HOLDINGSでは、在宅勤務時の業務の見える化とタイムリーなコミュニケーションを実現する方法として、営業チームが業務の効率化に「kintone」「LINE WORKS」を活用した事例を紹介しています。

「kintone」上のワークスペースでフォローコール業務をマニュアル化し、在宅で電話サポートができるように、コールの内容を選ぶだけで入力が完了するような仕組みを構築した。このような働き方をする中で顧客とのやり取りの情報共有など、コミュニケーションを多く取る必要があり、コミュニケーションツールとしてはビジネス版LINEの「LINE WORKS」を活用した。

「kintone」は業務の見える化、情報を貯めていく部分で効果を上げており、「LINE WORKS」は送ったメッセージを“誰が既読”にしたか確認ができるなど、タイムリーなコミュニケーションに向いているため、2つのツールを活用し、業務の見える化を図り在宅勤務を可能にした。
http://www.musicman-net.com/business/82702

文化・風土：普段からの利用で「当たり前」を作る

「制度はあるが使われていない」「他に使っている人がいないので言い出しづらい」ということが起こりがちなテレワーク、リモートワーク制度ですが、特定の条件に当てはまる特別な社員への福利厚生的な位置付けではなく、全員が生産性向上のために使うものだという認識づくりが肝心です。そのためには、「オフィスにいなくても、顔を合わせていなくても業務を進められる」という状況を当たり前にできるよう、普段から各社員が簡単に利用できるような制度設計が必要になります。

「隙間時間の活用」がもう一つのキー

実は、「自宅で勤務できるようにするために、会社のPCや携帯電話を貸与し、労務管理や評価の仕組みを整え、活用が進むよう社内の啓蒙を行った」だけでは、テレワーク、リモートワーク対策としては足りない部分があります。

例えば、外勤が多い営業職の社員にとって、自宅や喫茶店でゆっくりPCを開いて作業する時間が一日の中でどれくらいあるでしょうか？仮にオリンピックの開催期間中に電車が混雑で遅延した場合、移動時間や待ち時間が想定外に長くなる可能性があります。会社にいるときの業務をそのまま在宅や出先でできるようにすることと並行して、移動時間や、アポの合間に空いた時間などの隙間時間を有効活用できるようにすることが業務を遅滞なく進めるためのポイントになります。つまり、待ち時間や隙間時間などの細切れの時間を使って、全体の生産性を上げる必要がある、ということです。

LINE WORKSで実現する、本当に定着するテレワーク、リモートワーク

ビジネス版のLINEである「LINE WORKS」は、誰もが簡単に使える操作性と企業向けの管理機能・セキュリティを備え、スマホだけでも様々な業務を完結できるように設計されたビジネスコラボレーションツールです。チャットを中心として、カレンダーや掲示板、フォルダ、アンケートなど、コラボレーションに必要な様々な機能を備えています。

LINE WORKSを導入し、社内の連絡のメインをチャットに置き換えることで、在宅や外出先など、離れた場所にいるメンバーとのタイムリーなコミュニケーションができるようになります。また、様々なグループウェア機能により、スマホで多くの業務を完結することができるため、在宅での作業はもちろん、外出先での隙間時間の有効活用など、業務時間全体の生産性の向上を目指すことができます。

LINEをベースにした誰もが使えるツールで、無理なくテレワーク、リモートワークを導入。その結果、自然と働き方改革につながっていった。そんな事例も増えてきています。

事例：テレワーク時の連絡ツールとしてLINE WORKSを導入
在宅勤務時や外出先でも円滑で効率的なコミュニケーションが可能になり、柔軟な働き方の実現につながっています。（アイテック阪急阪神株式会社）
https://line-works.com/home/cases/case31

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• ※ 本掲載記事の内容は投稿当時の情報となり、2022年4月1日に改定された新料金プランとは一部異なる内容を含む場合があります。