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三重県伊賀市は、地域活性化を図る目的からボランティアスタッフで構成される伊賀市若者会議を組織。事務局とメンバー、メンバーどうしがコミュニケーションを図るためのツールとして、LINE WORKSを導入しました。トークによるメンバー間の意見交換、ノートやフォルダなどによる各プロジェクトチーム内での情報共有がスムーズになされるようになった結果、若者会議の活動全体が以前と比べて大きく活性化したといいます。若者会議にかかわる皆さんに、LINE WORKSの具体的な活用シーンと導入効果をお話しいただきました。
本事例のポイント
- メールに替わるコミュニケーション、プロジェクト管理ツールとして機能
- ボランティアメンバーのプライバシーを担保
- 非対面ミーティングの開催が実現
伊賀市若者会議の活動内容をご紹介ください。
大山さん :
少子高齢化が進む伊賀市では、「来たい・住みたい・住み続けたい伊賀市」を実現するための取り組みに力を入れています。よりよい施策には、市民や市の出身者など伊賀市に関わる若い世代の意見を反映することが欠かせません。そこで、市に意見を提言してもらうとともに、まちを元気にする活動を企画・実行してくれる18歳から30代半ばのボランティアメンバーを募り、2018年9月に伊賀市若者会議を組織しました。現在のメンバー数は51名で、市の活性化につながるさまざまなプロジェクトを推進しています。
以前はどんな課題を抱えておられましたか。
大山さん :
若者会議が発足した当初、事務局とメンバー間の連絡をメールで行おうとしましたが、今の若い世代にはメールを使う文化が定着しておらず、送信したメッセージをほとんど読んでもらえませんでした。会議やイベントなどへの出欠を確認しようとしても返事がもらえないため参加人数もわからず、活動をすることが困難な状況でした。そこで、メールに替わってLINEを連絡手段にすることを考えましたが、若者会議の事務局の管理外にあるツールで市の活動に関する情報がやり取りされることに不安を覚えました。また、メンバーは活動の中で市民の方などとつながりを持つことがありますが、その際に個人LINEのアカウントを交換することにも抵抗を持たれるのではないかという懸念を感じました。
課題解決の手段としてLINE WORKSを選ばれた理由を教えてください。
大山さん :
当市では毎年、多くの参加者が里山を駆ける「忍者トレイルランニングレース」が開催されており、2019年度より大会運営のためのコミュニケーションツールとしてLINE WORKSが導入されていました。大会主催者から運営スタッフが円滑に情報共有をするのに役立ったことをお聞きして、若者会議でも活用することを検討したのです。大半のメンバーが日常的に利用しているLINEと操作性が似ていることや、市民の方などのLINEと連携してやり取りができる外部トーク連携機能があること、また、「事務局の用意するオフィシャルのコミュニケーションツールなら安心して使えそう」というメンバーの声が多かったことから導入を決定しました。利用は若者会議の活動に限り、プライベートな連絡には使わないルールを定め、管理者がトークログを監視できることをメンバーに伝えた上で運用を開始しました。
LINE WORKSの具体的な活用シーンと導入効果をお聞かせください。
【グループ】メンバー間での情報やデータを共有し引き継ぎも効率化
【LINE連携】LINEへのデータ転送もスムーズ
【ホーム】事務局からのお知らせを投稿し全体に周知
岸川さん :
一般社団法人未来の大人応援プロジェクトで事業企画推進を担当している私は、2020年度よりプロポーザーとして若者会議の運営に携わっています。以前はメンバーが個別のプロジェクトに分かれて活動するだけでしたが、2020年度からは個別プロジェクトとは別にメンバー全員が参加するメインプロジェクトが企画されるようになりました。本年度は、2月に開催予定の「IGA NINJA WEEK」で市内の建物にプロジェクションマッピングを行うことが企画され、そのための作品づくりが進められています。10のグループに細分化してパートごとの画像をPowerPointのアニメーション機能で作成しており、LINE WORKSはそのデータを共有するためのツールとして活用しています。
大山さん :
若者会議では現在、メインプロジェクトのほかに7つの個別プロジェクトが進行しています。その1つに、「伊賀をまるっと応援する」の意味で「＃いがまるエール」と名づけたブログの共同運営があり、新型コロナの影響が深刻化してからは、飲食店をはじめとする地元の企業を応援するため、若者会議のメンバーによる取材記事を掲載するようになりました。
山田さん :
私はその「いがまるエール」でお店情報などを発信するプロジェクトに参加しています。取り上げたいお店の候補があればノートにリストアップしてグループで共有し、取材をすることが決まったらアンケートで取材に赴ける人を募集ました。基本的に取材した人が記事を作成しますが、お店の方から得たコメントや撮影した写真はフォルダにアップするので、別の人が記事を作成することになった場合も簡単に情報を共有できます。記事はインスタに投稿するケースもあり、その場合はノートに保存されている定型文をベースにして作成します。
私たちが取材した情報は伊賀市在住の有名ブロガーにも発信してもらっており、外部トーク連携でつながったそのブロガーのLINEに記事や写真などのデータをグループフォルダから瞬時に転送しています。LINEに送るためにわざわざ自分のスマホにダウンロードし直したり、転送したりする手間がありません。LINE WORKSはLINEと同じような感覚で使えるので操作に迷うことはほとんどなく、とても便利に使えています。
大山さん :
各プロジェクトの進行に必要なデータが簡単に共有できるようになっただけではなく、事務局からのメンバーへの連絡やメンバー間の連絡が、以前とは比較にならないくらいスピーディになりました。活動に関する意見などもトークで活発にやり取りされるようになり、若者会議の活動全体が大きく活性化したことを実感しています。
個別のプロジェクトはそれぞれのリーダーが主体的に運営しており、活動の現場に私たち事務局のスタッフが立ち会わない場合が少なくありません。以前は事後に活動報告がなされていましたので、途中の動きを把握することができませんでした。LINE WORKS導入後は、各プロジェクトのトークを閲覧することによって、活動状況をタイムリーに知ることができるようになりました。
ほかにどんなシーンでLINE WORKSを活用されていますか。
【ノート】共同編集機能で、アイデア出しに活用
【ビデオ通話】コロナ禍で対面できないメンバーとオンライン会議に活用
大山さん :
プロジェクトの企画を練る際には、ノートを共同編集しながらメンバーがアイデアを出し合っています。若い世代の多くはLINEのノート機能を活用していることから、LINE WORKSでも自然と積極的に利用されるようになりました。
メインプロジェクトの企画会議が毎月市役所で開かれますが、市役所に来られない県外在住のメンバーにはビデオ通話で参加してもらっています。新型コロナウイルスの感染が拡大してからは対面を避けるため、グループ単位のミーティングの多くはビデオ通話で行われるようになりました。
若者会議全体のスケジュール管理には全メンバー共有のカレンダーを活用しており、個別にカレンダーを作成して利用しているグループもあります。ミーティングや取材などへの参加確認には、アンケートもよく使っています。
LINE WORKSの活用を、今後どのように発展させたいとお考えですか。
大山さん :
地域活性化には、その地域に多様なかたちで関わる地域外のいわゆる“関係人口”が重要だといわれています。関係人口の中には、課題にコミットして一緒に解決策を考えてくれるような、市との関りが特に深い方たちがいらっしゃいます。そのような方たちには、ぜひ若者会議のメンバーとも活発にコミュニケーションを図っていただきたく、そのためにLINE WORKSを活用できればと思っています。関係人口の皆さんにもLINE WORKSのアカウントを付与するのか、LINEとの外部トーク連携でつながれるようにするのかについては今後検討しますが、いずれにしてもLINE WORKSが市と関係人口のコミュニケーションプラットフォームとして機能してくれることに期待しています。
お話を伺った方
伊賀市企画振興部 総合政策課
大山 隆徳さん
2018年に発足した伊賀市若者会議とLINE WORKSの運営を管理。
一般社団法人未来の大人応援プロジェクト 事業企画推進担当
岸川 晃大さん
プロポーザーとして伊賀市若者会議の運営をサポート。
伊賀市若者会議メンバー
山田 怜奈さん
伊賀市出身で大阪の大学に通う学生。
※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2020年11月当時のものです。
