長沼さんの役割をご紹介ください。

獣医師として、日本動物医療センターに勤務して11年ほどになります。IT担当ではないのですが、社内に最適なコミュニケーションツールを探すような仕事も担当しています。

サイボウズLiveはどのように利用されていましたか。

当センターでは50名ほどのスタッフで、24時間治療・看護体制を取っています。24時間体制ですから、全員が顔を合わせることは難しく、また獣医・看護師・受付・トリマー・コンシェルジュという5つの部署があるため、全体での情報共有が難しい状況です。
部署内での共有はノートや口頭でもある程度できましたが、全体で共有するために掲示板機能のあるツールが必要ということで、5~6年前にサイボウズLiveを導入しました。

サイボウズLiveの移行先としてLINE WORKSを選定された理由を教えてください。

はじめは本格的なグループウェア製品を2つ検討していました。
LINE WORKSも目にはしていたものの、個人のLINEに仕事の話が混ざることもストレスだったので、LINE の延長という印象から、仕事で使うには気軽すぎる気がして、検討対象にはしていませんでした。
ところが、大手のグループウェア製品をスタッフに試してもらったところ、「難しい」という反応が多く出てしまいました。メニューが多いだけで苦手意識を持つスタッフもいますし、「機能が多くて覚えられない」という声もありました。
実はサイボウズLiveを使っていたときも、メールとLINEが利用されていて、あちこちを見て回らないといけないので、とても効率が悪く、ストレスでした。

そこで、あらためてLINE WORKSのサービス内容を見てみたところ、まずメール機能も含めてひとつのアプリで使えるので、機能ごとにいろいろなアプリを見る必要がなくなる。そして、共有フォルダ（Drive機能）があるのでマニュアルなども閲覧できる。そして、どんなに機能が豊富なグループウェアを選んだとしても、LINEでの連絡が残ってしまいますが、LINE WORKSなら連絡ツールを一本化できる。
私たちに必要な機能がすべて揃っているので、「１つのアプリですべてのことができるので楽になりそう」、そして「LINEでの連絡をなくせそう」と思えたこと。この２つが選定の決め手になり、メールやDrive機能を含むBasicプランを導入しました。

LINE WORKS へ移行するときのポイントは何でしたか？

もともとサイボウズLiveでは、部署ごとだけでなく、犬プロジェクト、うさぎプロジェクト、高度医療を担当するメンバー、新人向けなど、たくさんのグループを作って、掲示板を活用していました。それと同様のグループをLINE WORKSにもあらかじめ作っておき、スタッフに移行のアナウンスをしました。利用するスタッフは違和感なく移行できたと思います。
サイボウズLiveの過去ログは、重要なもののみエクスポートして、テキストファイルとしてLINE WORKSの各グループの共有フォルダに保存しました。
また、展開の工夫として、最初は人数を絞ってマネジャーだけで使い始め、1ヶ月後に全員に広げるというやり方にしました。こうすることで、最初に利用している人たちが各部署で教え役を担うことができ、全員が問題なく使い始めることができたので良かったですね。

LINE WORKSの具体的な使い方と、移行しての率直な感想はいかがですか。

あまり難しく考えず、作成したグループごとのトークルームを中心に利用しています。その中で「いつまでに何をどうする」というタスクが決まったら、グループトークのノート機能を使ってまとめたり、グループカレンダーに入力したりして、都度メンバーに共有するという使い方をしています。
最近では、セミナーや社内イベントの出欠確認、社内のルールについての意見を収集するためにアンケート機能も活用しています。
仕事のことは LINE WORKS ひとつを見ればOKというのが、すごくいいですね。以前のようにあちこちアプリを見て回る必要がなくなったので、情報を探す手間が減り、残業も減ったように感じます。

サイボウズLiveでは、掲示板ごとの検索だったので、まず誰とどこでやり取りしたことかを覚えていないと欲しい情報が探せませんでした。LINE WORKSはグループをまたいでトーク全体を検索できるので、とても便利ですね。
また、LINE WORKSは見慣れた画面・操作性なので、誰でもとっつきやすく、新入社員にも教えてあげやすくなりました。以前よりも、気軽に使えるところも良いですね。夜勤明けのときは通知オフにしたいので、「おやすみモード」も活用しています。
そして、私個人としては、LINEに仕事の話が混ざらなくなったのが、本当に嬉しいです。

LINE WORKSの活用を、今後どのように進展させていきたいですか。

現在、スタッフの多くはパソコンでLINE WORKSを利用しています。ですが、当社の施設は4階建てでスタッフは常に移動しているので、立ち止まってパソコン画面を確認する時間が取れないこと多いです。また、誰がどこにいるかを確認するため、院内ではPHSもまだ利用しています。これを機にスマホに入れ替えて、全員がどこでもLINE WORKSを確認できるようにしたいですね。
また、ホーム（掲示板）を活用しきれていないので、全体への共有が必要な情報を投稿することで積極的に利用していきたいです。