2018年に創立130周年を迎えた学校法人追手門学院にある、追手門学院大学では全学生・教職員が所属する学友会を通じて学生の多様な声を収集する目的でLINE WORKSを導入しました。学生支援課と学友会の運営に携わる学生がスムーズに連絡を取れるようになるとともに、重要な情報の掲示やアンケートによる学生の意見収集も行われ、大学と学生が双方向のコミュニケーションを図れる環境が構築されています。
学生支援部 学生支援課の主な業務内容をご紹介ください。
小河さん :
学生支援部 学生支援課では、学内の施設管理やクラブ・サークルの活動など、学生生活全般に関するサポートを行っています。2017年にはそれまでの学友会を改組し、クラブに見られた体育会・文化会の壁を取り払うとともに、全学生が一丸となって大学を活性化するための活動を行う新たな自治組織「学友会追風（おいかぜ）」が誕生しました。学生支援課では、すべての学生が会員であるその学友会の活動も支援しています。
LINE WORKS導入前には、どんな課題がありましたか。
小河さん :
本学の6学部には合計約120のクラス（ゼミ）があり、それぞれクラス代表の学生が選出されます。その中からクラス学年代表が選出され、3年生のクラス学年代表は学科代表を兼務して学友会の運営に携わります。さらに、クラブ・サークル連合に所属する学生の中から、学友会運営委員長1人と副委員長3人を選出。委員長と副委員長は、クラス、学年、学部学科、各クラブ・サークルの代表を通じて、学生たちが大学に対して抱いている要望などを拾い上げる役割を担っています。しかし、総勢300人以上にも上る代表者たちが一堂に会する機会はありません。大学が学生の多様な意見や要望を吸い上げるためには、学生支援課と学友会運営委員長・副委員長、学部学科、学年、クラスの各代表者達とのコミュニケーションを活性化させる必要があると考えるようになりました。
これまでも休講や各種説明会、講演会、拾得物のお知らせなどは学生向けポータルサイトに掲示しており、メール通知を設定すれば、PCや携帯に通知される仕組みを持っていました。しかし、主要なコミュニケーション手段がLINEである最近の学生の多くはメールを見る習慣がないため、情報の周知徹底をいかに図るかが大学としての大きな課題となっていました。
そのような課題解決の手段として、LINE WORKSに注目されたのはなぜですか。
小河さん :
各代表者に重要な情報をプッシュ型で通知できるとともに、代表同士が議論するためのトークルームを作れるチャットツールをリサーチしました。当初は無料のチャットサービスも検討したのですが、大学としては個人情報の漏えい防止に配慮する必要があります。その点、LINE WORKSはセキュリティ面が万全で、LINEと操作性が似ていることから、すぐに学生に定着することが期待されました。LINE WORKSならIDを学籍番号で作成できるので、大学側が管理しやすいのもメリットです。このような理由から導入を決め、現在取得しているアカウント数は345。うち1アカウントのみが学生支援課のもので、残りはすべて学生に発行したものです。
運用に先立ち、どのようなルール整備や導入準備をされましたか。
小河さん :
LINE WORKSの利用目的は、大学からの各種通知や、トークルーム内のメンバーとの情報共有や意見交換に限り、個人同士の連絡ツールとしては使わないことを定めました。管理権限は学生支援課が持ち、「学生支援課+学友会追風運営委員会」1、「学友会追風運営委員会+学科代表」1、「各学部学年代表」7、「各学部学年クラス代表」28のトークルームを開設。学生は自分がメンバーとなっているトークルームにしかアクセスできず、他のトークルームの学生のアカウントを知ることができないようにすることでプライバシーを確保しています。
他にも、アプリ削除やトークルームからの自主退室、他人を誹謗中傷する書き込みの禁止など基本的なルールをまとめました。そして、年に一度クラス代表が集合するクラス連合大会の場で説明会を実施し、ダウンロードQRコードから各自のスマホにLINE WORKSのアプリをインストールしてもらうことで利用を開始しました。
LINE WORKSの具体的な活用シーンをご紹介ください。
小河さん :
「学生支援課+学友会追風運営委員会」のトークルームでは、さまざまな連絡や会合の日程のリマインドを手軽かつ確実に行えるようになりました。こちらから発信したトークに対してすぐに返信がなくても、既読か未読かが分かるだけで安心できることも少なくありません。
大学側が発信する各種お知らせをLINE WORKSのホームにも掲示することで、閲覧したクラス代表を通じて重要な情報が広く学生に伝わるようになりました。本学のキャンパスでは年末にイルミネーションイベントを実施しており、学友会運営委員会がその飾り付けのサポートをトークで呼びかけたところ、多数の学生が参加してくれました。お知らせに対して反応が薄かったポータルサイトへの掲示の頃と比べると、情報が効果的に周知・伝達されていることを実感しています。
ホームに掲示、既読数も確認できる
また、卒業アルバムをこれまでの冊子からウェブ上でデジタル化することが以前から検討されており、それに対する学生の意向を把握するため、アンケート機能でクラス代表者から書き込み式で意見を収集し、その回答を参考にしてデジタル化が決定しました。人前で発言することに抵抗感を持つ学生もトークルームへの書き込みならしやすく、大学が学生たちの「生の声」を拾い上げられるようになったのも、LINE WORKSを導入しての大きな成果です。
アンケート機能で学生の幅広い意見を収集
LINE WORKSの活用を、今後どのように発展させていきたいですか。
小河さん :
学友会の運営委員がわざわざ教室に足を運ばなくても、各クラスの学生のさまざまな声を集める環境が整備されましたので、クラス代表がゼミ生の意見を積極的に取りまとめ、学年代表や学科代表、学友会の運営委員会を通じて学生支援課にスピーディに伝わるよう、トークルームの活用をさらに促進するつもりです。
将来的には、クラブ・サークルや大学祭実行委員会の代表者にもアカウントを配布し、学友会全体と学生支援課のコミュニケーションを活性化させることで、より良いキャンパス作りに活用していきたいと考えています。
※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2019年6月当時のものです。
