九州地方、中国・四国地方でタピオカ店「Tea Way」を16店舗展開する株式会社シェイクハンズ（福岡市）は、プライベートにコミュニケーションツールとして浸透しているLINEと同じ使いやすさで、年齢や個人のITリテラシーを問わない手軽さを売りとするLINE WORKSの導入により社内コミュニケーションの活性化に成功。社内コミュニケーションの在り方、LINE WORKSの可能性を取材しました。

従来のツールは働き方とマッチせず新しいツールを模索

北﨑さん：

社員と各店舗のメンバーで活用しています。店舗どうしが離れているので、従業員が増えるにつれ、情報共有が難しく一元化の必要性に迫られて、とある無料のサービスを利用していましたが終了してしまい、また別の有償サービスを導入しました。スケジュール機能はうまく使えていたのですが、情報を拾いにいかなければならないので見落としがあったり、シェイクハンズには適さないと感じていました。そんな時、経営者仲間を通じてLINE WORKSの存在を知りました。

これまでも個人のLINEで従業員どうしのやり取りはありました。しかし「オンオフの境目が付けづらい」「個人IDを教えるのに抵抗がある」などの課題もあったので、プライベートと仕事をきちんと分けて使えることが非常に良かったです。

初回ログインまでの時間が短く、すぐに全員で使い始めることができた

北﨑さん：

LINEと同じ感覚で操作性も高く、実際にメンバーに招待された社員は、LINE WORKSのアプリをインストールしてログインするだけの簡単な作業で使い始めることができました。全員が開くまでにさほど時間は要しませんでした。

また、LINE WORKSの方は、オフィシャルな仕事の連絡だと認識できるので、受ける側のストレスも減りましたし、既読者を特定できるため「誰が読んだか分からない」「ちゃんと読んでくれたかな」など情報のやり取りで生じていた発信した側のストレスも軽減されました。「休みの日は仕事の連絡は見ない」という対応もできますし、良い意味で区別ができているのでしょう。

トーク以外の機能も活用。会議いらずで現場が見える。仕事が進む。

北﨑さん：

導入して間もない頃は、LINEと似た仕様のトーク機能を頻繁に利用していましたが、運用していくうちに、重要事項や各店舗紹介などの社内報は掲示板機能に投稿するようになりました。またグループで話し合った内容は、議事録替わりとしてグループトークに付随しているノート機能に投稿するような使い分けもしています。

レジ袋有料化のお知らせなど、全社員向けの周知はLINE WORKSの掲示板（左）を使い、
特定グループへの周知はグループのノート（右）を使うことで、効率的に情報を発信

メンバーからの情報収集に関してはアンケート機能も使っていて、当初の想定以上に活用の幅は広がっています。アンケート機能では、例えば、コロナによって自粛・休暇を希望するか出勤したいかといった従業員の意思確認に使うなど、総務や販売促進に関する情報収集で使うことが多く、アンケート回収率は100％です。

もともと部門会議を開く慣習がなかった当社にとって、テーマごとにLINE WORKSで日々議論ができるので、意見のすり合わせしやすくなりました。やはり、タイムリーに議論して判断でき、それを共有できることが良いですね。

LINE WORKSを導入して約２年。ビジネスチャットで報連相が完結。

北崎さん：

私は、全体のうち8割ほどのグループに入っています。通知は1日100件を超えることもあります。スマホはこまめにチェックしますが、それ自体にはまったくストレスを感じていません。

LINE WORKSを導入して、従業員とのお互いの距離が近くなったように感じています。これが一番の導入メリットだったかもしれません。

LINE WORKSは、内線以上電話未満みたいなところがあり、特に若い子はチャット上なら踏み込んだ内容も話しやすいのではと感じています。店舗からの問題提起や小さな課題も意見が出やすくなりましたし、結果としてスピーディな対応につながっています。報告・連絡・相談がLINE WORKSで手軽に完結できるという理想に近いかたちになっていると感じています。

今後は、あらゆる事柄に分けたグループを作ってみることも検討したいと思っています。例えば、トラブルやクレーム時の部屋。社員研修用の部屋など。事例が蓄積されることでマニュアルができていきますし、動画も投稿できるので情報整理により便利になることでしょう。

最後に、LINE WORKSを検討している飲食店業界の方に一言お願いします。

北﨑さん：

従業員の平均年齢は20代前半で、若い子たちの感覚にマッチしている点が多く、使いやすいです。ここ福岡でも多店舗展開する飲食店オーナーが多いので、ぜひお勧めしたいですね。

【お話を伺った方】

北﨑さん

大分県中津市出身。旅先の台湾で出会ったタピオカドリンクに魅せられ、タピオカ店「Tea Way」を16店舗展開。

※本事例は、2020年7月28日にて公開されたふくおか経済の記事をリライト掲載したものです。