大阪・阪急茨木市駅前で企業主導型保育園を運営するSPオーク保育園は、スタッフ間の連絡にLINE WORKSのフリープランを活用。正職員・パート職員19名全員にアカウントを配付し、遅番勤務の保育士から早番勤務の保育士への申し送りをはじめ、ブログ掲載記事の原稿チェックやシフト表の共有などにも活用しています。保育士の個人のLINEでやりとりしていた頃と比べ、管理業務が大幅に省力化できたことも大きなポイントです。
本事例のポイント
- 従業員間のコミュニケーション基盤として活用
- 口頭伝達の漏れを解消
- 個人情報や経営情報の保護を徹底化
- 業務とプライベートが明確に分けられ保育士のワークスタイル充実に
SPオーク保育園の特長を教えてください。
小林さん：
本園は茨木市・高槻市・西宮市・大阪市で5つの歯科病院を運営する医療法人スマイルプランが企業主導型保育施設として設立した保育園です。企業主導型保育とは、保護者の仕事と子育ての両立に向け、子ども・子育て支援と待機児童対策に貢献することを目的に2016年に新たに創設された制度です。当園の経営母体である医療法人の場合も、職場復帰の強い意欲を持つスタッフが出産後の保育園利用が難しいために復帰が遅れてしまうことが多く、その改善を主要な目的に2019年に設立されました。こうした背景もあり、当園は一般の保育園利用が特に狭き門になる0歳から2歳までの乳児に特化した保育園事業を行っています。出産後の職場復帰だけでなく、新たな人材確保にも大きな役割を果たすことも期待されていますが、現時点では、共同利用契約をする他の法人の従業員の方や地域の方々が大部分を占めています。
以前はどのような課題に直面していましたか。
小林さん：
当園の場合、正職員とパート職員あわせて19名のスタッフが働いていますが、各人にメールアドレスを配付することは行っておらず、シフトの変更など、事務方である私と施設長、現場スタッフとの連絡には個人LINEの利用や電話、あるいは顔を合わせたときにまとめて伝達していました。電話や口頭での伝達は、つい失念してしまったり、認識の齟齬や他のスタッフへの共有の手間が発生します。LINEの活用においては、スタッフの観点ではアカウント名やアイコンなどプライベートな情報が知られることになりますし、休日も私用アカウントに業務連絡が入ることになるという課題がありました。経営の観点では、個人情報や経営情報を私的なLINEアカウントでやり取りするのは、誤送信等による情報漏えいの懸念があります。さらに言えば、当園で働くことになった方に「業務連絡にLINEを利用しますので、アカウントを教えてください」とお願いすると、抵抗感を持つスタッフもいました。これらの状況から、仕事用に適切な連絡手段を整備する必要があると考えるようになりました。
そのツールとしてLINE WORKSを選んだ理由を教えてください。
小林さん：
保育士の場合、勤務時間外の業務連絡が中心になることもあり、BYOD（個人所有端末の活用）でビジネスチャットツールを運用する方向で検討を開始しました。LINE WORKSを選んだ第一の理由は、LINEという広く普及したツールと同じ操作感で利用できる点です。あらためて説明しなくても『使い方はLINEと同じですよ』と言うだけで運用がスタートできるメリットはやはり大きいと感じました。また無料通話が利用できる点も魅力で、これらのメリットを総合的に判断し、2020年3月にLINE WORKSのフリープランをパートを含む全スタッフで使ってみることにしました。
LINE WORKSの具体的な活用シーンと導入効果をお聞かせください。
トーク コミュニケーションの円滑化に貢献
グループ 業務別にグループを設定し効率的に情報共有
掲示板 シフト表の一斉周知・研修資料の共有 いつどこからでも確認できる環境を実現
ノート ノート ブログ原稿の共同チェックや、食材不備の共有に活用
小林さん：
業務内容に応じて複数のグループを作成し、スタッフ全員が情報共有を行う「全体グループ」、給食に関する「給食管理グループ」、事務方の「保育事業部グループ」、ブログ投稿用の原稿確認用の「ブロググループ」など、目的に応じて使い分けています。
その効果としてまず挙げられるのが、リモートコミュニケーションの円滑化です。例えばスタッフの休暇希望は、紙ベースの申請だと出勤日しか行えませんが、LINE WORKSなら、どこからでも確実に伝えられますし、伝えるタイミングの気遣いも不要です。電車遅延などによる出勤の遅れなどもタイムリーに伝えられます。
また、園の調理スタッフが食材会社から朝に届けられた食材を確認し、傷みなどがあった場合は、グループのトークとノートを使って事務スタッフに写真と共に報告。それを受けて事務スタッフが仕入れ先へ連絡し、代替品を即座に手配してもらうという流れが確立されました。
澁野さん：
私は施設長として当園に勤めていますが、グループトークで画像や動画を交えたコミュニケーションが行えることに助けられています。例えば、季節やイベントに応じた壁面かざりについて指示する場合も、画像や動画をグループに送るだけで簡単にイメージ共有できます。
グループトークでビジュアルイメージなどの伝達が捗る
普段は海外にいる当園の理事は、LINE WORKSをとても活用しています。伝達事項や書類を送り合い、時差があっても情報を共有できるようにしています。全体のグループにも入っていますので、現場にいなくても、やりとりを見て、雰囲気や流れを把握することができます。
また、理事は歯科医師ですので、LINE WORKSの掲示板を使って、子どもの歯育講座を行っています。職員はそこで学び、日々の保育で実践をしています。
遠方にいる理事が掲示板を使い、職員に向けた歯育講座を連載している
さらに、ホームページのブログに週2回の頻度で園の様子を保護者の皆さまにお伝えしていますが、投稿前にLINE WORKSのノートで原稿や写真画像を共有し、掲載内容に問題がないか複数人でチェックするようにしています。
ブログ用のグループで投稿する記事内容をスタッフと共有し、公開前の内容確認を行っている
小林さん：
シフト表を掲示板で共有できることも効果の一つです。当園の場合、パートスタッフが多いこともありシフト調整が度々発生しますが、LINE WORKS導入後は、PDFで出力したシフト表を掲示板にアップロードするだけで、全スタッフに情報が一斉に行き渡りますし、最新の情報にいつどこからでも確認でき、誰が既読かも分かります。ほかには、新たに採用された先生の紹介や健康診断の案内などに少しずつ活用を進めています。内容によっては紙の方が分かりやすいというスタッフの声もあり、使い分けながら最小限にとどめている状況です。
澁野さん：
やはり、いつどこにいても最新版のシフト表を確認できるようになったことが最大のメリットです。
そのほかの機能でLINE WORKSの活用例はありますか？
ニュースフィード キーワードを設定し、保育業界の情報収集に活用
外部トーク連携 同業者とつながりカジュアルに情報交換
タスク 多数発生する業務の依頼に活用
小林さん：
園としては、BCPの一環としてアンケート機能で安否確認をいつでも使えるよう準備してあります。
個人的には、興味のあるニュースやコンテンツのキーワードを登録することで、関連する最新の記事が届くニュースフィードが便利です。「保育」や「企業型保育」といったキーワードを登録し、業務に関連する情報をチェックしていますが、同業者の取り組みなどが一画面で見られるため効率的な情報収集に役立っています。また、外部トーク連携で親交のある同業者のLINEとつながることで、行政による発信の狙いなどの情報交換をスムーズに行えています。
澁野さん：
事務を担当する小林とのやり取りにはタスクを活用しています。例えば、「いつまでにこうした書類を用意してほしい」「こういう備品を購入してほしい」「園児の制服のカタログを手配してほしい」といった依頼は、口頭では行き違いが心配ですし、メモにすると紛失してしまう懸念があります。しかしタスクであれば、期限を設定して依頼を確実に行える上、依頼の経緯をさかのぼることもできるのでとても助かっています。
LINE WORKSを使うことで、皆さんのお仕事はどう変わりましたか？
小林さん：
以前の課題だった個人情報や経営情報の漏えい防止に確実に貢献しています。LINE WORKSは管理者がスタッフ用のアカウントを用意し、「アプリをダウンロードしてこのIDとパスワードでアクセスしてね」と言うだけなので、LINE アカウントを個別で教えてもらう手間や表記名が分からなくて困るようなことがありません。退職の際も、LINEだと退職者が参加する複数のグループから一つずつアカウントを解除する必要がありましたが、LINE WORKSであれば退職日にアカウントを停止する設定にするだけでLINE WORKSにログインができなくなります。情報の持ち出し等のリスクを心配する必要がなくなりました。
澁野さん：
保育はチームで動く仕事ですが、保育士どうしのコミュニケーションがよりスムーズに取れるようになったことが大きな変化だと思います。子どもを迎えに来た保護者様との会話を翌日の早番スタッフへの申し送りをする際は、帰宅してからトークで送ることが多いです。保育士は早番と遅番シフトがあり、また自身が子育て中のスタッフもいますので、自分の時間に合わせて情報伝達できるようになったことは、保育士のワークスタイルの充実につながっています。
約２年間、フリープランを利用された感想はいかがですか？
小林さん：
利用開始から2年ほど経ちますが、むしろフリープランでこれだけ使えていいの？というのが正直なところです。フリープランは100名までアカウントを作成できるので、当園くらいの規模でグループウェアなどコミュニケーションツールの導入を検討しているなら、まずはLINE WORKSのフリープランをおすすめしたいです。使い勝手をじっくりと試して、どのような機能が業務改善に足りないのかを明確にしてから、必要に応じて有償プランへの移行を検討するべきだと思います。当園も、情報の伝達と共有では充分に使えることが分かったので、今後は他システムとのAPI連携で細かな手間を自動化するといった、有償プランならではの活用用途が見えてきました。
【お話を伺った方】
小林 直輝さん
調達業務から会計管理まで保育園の事務方全般を担う。LINE WORKSの導入、運用も担当。
澁野 塁子さん
施設長として保育の現場をリード。
※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2021年12月当時のものです。
