学生との連絡
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コネクシオ株式会社
コネクシオ株式会社は、全国に約430店舗のNTTドコモ・KDDI(au)・楽天モバイルのキャリア認定ショップを展開しています。同社はLINE WORKSの提供開始と同年の2016年にLINE WORKSを導入。2022年1月に本社を移転する際に内線電話を廃止し、LINE WORKSの通話機能に切り替えることで、年間約1,350万円の電話代を削減しています。さらに、内定者との連絡にもLINE WORKSを活用することで、内定辞退防止に成果を上げるなど、LINE WORKSを全社的に活用する取り組みを進めています。同社の情報システム部と人事総務部門のみなさんに具体的な活用について伺いました。 本事例のポイント メールのウイルス感染対策として、LINE WORKSの外部トーク連携によるやり取りを解放 約1年に亘る内定者フォローに活用し、内定辞退防止や入社準備の効率化を実現 セコム安否確認サービスやWevoxをLINE WORKSと連携させ、総務業務を効率化 LINE WORKS導入から約7年が経過しましたが、活用における変化について教えてください。 齋藤さん: 大きな変化として、取引先との外部トーク連携における申請許可制を廃止しました。今は申請しなくても取引先とLINE WORKSでつながれるようになりました。この変更は、セキュリティリスク対策を目的としています。メールに添付されたZIPファイルから感染するウイルス「Emotet(エモテット)」の問題が継続しており、不審なメールも確認されています。そのため、メールでのやり取りを減らす必要性を感じていましたが、外部の企業とのやり取りはメールが主流でした。 そこで、添付メール文化を変えつつ、LINE WORKSを使用している取引先との安全なやり取りを促進するため、自由にLINE WORKSでつながってもよいというルールに変更しました。 そのほか、LINE WORKS利用に関して全社的な変化はありましたか。 齋藤さん: 全社の電話帳としてもLINE WORKSのアドレス帳を使うようになりました。背景には、ほぼ全社員がLINE WORKSを利用していることがあります。LINE WORKSのアドレス帳は、組織階層化されたツリー構造になっており、キーワード検索はもちろん部署から順に辿ることもでき、該当者の連絡先を簡単にみつけることができる利点があります。 人事部におけるLINE WORKSの活用方法について教えてください。 大なぎさん: 私たちは採用における内定者フォローにLINE WORKSを活用しています。以前は、電話やメール、採用管理システムなどを使い分けて内定者との連絡を取っていましたが、手間がかかっていました。また、入社前の研修に関する作業は、内定者だけのグループ内でメールアドレスを交換し進めるようにお願いしていましたが、人事部自身がそのグループに参加していなかったため、作業の進捗状況を把握することができませんでした。 しかし、LINE WORKSを通じて内定者とつながることで、連絡がスムーズになりました。また、研修に関する内定者どうしのやり取りを人事部が必要に応じて見守ることもできるようになりました。具体的には、研修の日程連絡やデータ配布など主に連絡ツールとして活用しています。また、オンライン研修ではビデオ通話も利用しています。 鈴木さん: LINE WORKSを活用した内定者フォローは、内定辞退を防ぐ効果があると考えています。昨今の新卒採用では、早い段階で内定を出すケースがあり、約1年前の3〜4月に内定を承諾いただくこともあります。つまり、企業側としては最長で約1年間、内定者が卒業するまでの間、関係性を維持することになります。LINE WORKSを利用してからは、内定者はメールや電話よりも気軽に採用担当者へ相談や質問ができることから、私たちは内定者の不安を広範にサポートすることができます。実際に、昨年の採用活動において内定辞退者は、前年と比較してわずか1名にとどまりました。 内定者とLINE WORKSでやり取りするにあたり、工夫している点は何でしょうか。 鈴木さん: 私たちは管理機能にあるモニタリング機能を使用しています。20個程度のネガティブなキーワード(「辞める」「体調が悪い」など)を設定し、トーク上でこれらのキーワードが検出された場合には、管理者にメールで通知される仕組みです。ただし、内定者にはあらかじめ会社側ではログを確認できることを伝えているため、現時点ではネガティブなやり取りは発生していません。 また、これまで紙書類で郵送していた入社手続きに関連する書類は、LINE WORKS上で内定者に共有しています。これにより、封入や送付作業が不要になるだけでなく、新入社員に手渡す書類も約1/5程度に減らすことができペーパーレス化を進めることができています。内定者としても、スマホでデータをすぐに確認できるので、紙の書類よりも便利であると喜ばれています。 内定者+人事のグループはエリア別に分かれており、研修の日程連絡やデータ配布を行うほか、質問などを受け付けるなど、入社までのフォローとして活用 情報システム部におけるLINE WORKSの活用方法について教えてください。 齋藤さん: 私たちは「DialogPlay」というチャットBot作成プラットフォームを使用して、チャットBotを構築しました。このチャットBotは、経理処理に関する質問や管理部門・人事部への問い合わせに自動で回答することができます。チャットBotの導入により、情報システム部への電話問い合わせが減少しました。 印象的なLINE WORKSの導入効果は何でしょうか? 齋藤さん: 本社移転の際に、内線電話を完全にLINE WORKSに置き換えました。年間の電話代は1つの拠点で約4万5,000円でしたが、約300の直営店舗を対象にすると、年間で約1,350万円の節約になりました。 さらに、固定電話回線の数には制限がありますが、ほぼ全社員の携帯電話にはLINE WORKSがインストールされています。LINE WORKSに切り替えたことで、電話回線の混雑による通話不可のリスクがほとんどなくなり、つながらない場合でも、トークで「あとでかけ直します」と簡単に伝えることができるため、利便性も向上しました。 人事総務部門 社員活躍推進部でもBotを活用して、安否確認やエンゲージメント調査を行っているのですね。 長田さん: BCP(事業継続計画)の一環として、LINE WORKSとセコム安否確認サービスを連携させました。災害時にはLINE WORKS上で「今、無事ですか?」「営業継続できますか?」などの安否確認通知をBotで対象エリアの社員に自動で送り、会社の被災状況を即座に確認できる仕組みを整えました。 長田さん: エンゲージメント調査の際には、組織力向上プラットフォーム「Wevox(ウィボックス)」の回答をLINE WORKSと連携させて回答・集計しています。以前は、メールのリンクから入力画面に移動して回答を受け取っていましたが、LINE WORKSから直接回答できるようにした結果、より短い期間で社員のほぼ100%から回答を得ることができるようになりました。 -
株式会社名門会
質の高い家庭教師や教室での個別指導で中学受験から医学部受験までサポートする株式会社名門会は、オンラインの個別指導サービスも提供しています。オンライン指導の運営における、教材の共有や、授業日程の調整業務を効率化するためLINE WORKSを導入。トークの活用で生徒・教師・教務担当者との連絡業務が円滑化された結果、教務担当者の業務負荷の軽減と生徒へのきめ細かい指導を実現しています。 本事例のポイント -生徒(保護者)・教師・教務担当者のやり取りをトークルームに集約して共有 -教務担当者が本来の業務に向き合えるように、教材の共有や日程調整など業務負荷を軽減 -生徒と教師のコミュニケーションが活性化され、密度の高い学習サポートを実現 御社の事業内容をご紹介ください。 早坂さん : 当社は経験豊富な社会人プロ教師を家庭に派遣し、完全1対1の個別指導で中学受験から医学部受験まで幅広い受験をサポートしています。教師が個々の生徒の目標や学力に合わせて作成するオリジナルカリキュラムで的確な指導をするとともに、志望校合格に向けて教務担任が成績管理をするのが特徴で、家庭だけではなく全国各地に設置された教室で個別指導を受けることも可能です。 コロナ禍を受けて、2020年11月には「名門会Online」を開設しました。都内のオンラインセンターと家庭を結んで個別指導をするもので、当社が独自開発したビデオ通話システムを使って生徒の表情と手元を写しています。これにより、問題を解く速度や理解度を把握し、対面での授業にも引けを取らない指導を実現しています。 これまで指導にあたるのはプロの社会人教師がほとんどでしたが、2022年度からは学業が優秀であるとともにコミュニケーション能力も高い医大生を起用しての、オンライン家庭教師サービスの提供を本格的に始めました。 LINE WORKSを導入する以前はどのような課題を抱えていましたか。 早坂さん : 「名門会Online」を開設からほどなくして、生徒-教師間の教材の受け渡しが課題として挙げられました。教師から預かったオリジナル教材を教務担当者がPDFに変換して生徒にメールで送信することになりましたが、その作業にかなりの時間を取られてしまいます。印刷して郵送するケースもあり、これらの業務負荷を軽減する方法を模索することになりました。 また、授業日時を変更したいときは、対面なら授業後に少し時間をとって調整できますが、オンライン授業の時間はシステムで管理されているので終了時刻になると自動的にビデオ通話が切れてしまいます。その結果、教務担当者が仲介役として教師と生徒双方の希望日時をすり合わせる手間も発生していました。 このような背景から、生徒の学びを止めずに生徒・教師・教務担当者が非対面でも意思疎通できるツールの導入が必要になりました。 課題解決の手段としてLINE WORKSを選ばれたのはなぜですか。 早坂さん : 教材を共有するだけならクラウドストレージサービスの利用で十分だったかもしれません。別のシステムも試しましたが、当社が必要としたのは、対面での会話のようなコミュニケーションとともに、PDFやWord、Excelなどのファイルのやり取りをスムーズに行えるツールでした。そうしたニーズを満たすのがLINE WORKSで、LINEの操作性が踏襲されているだけに、社会人教師をはじめ生徒や学生教師にも抵抗感なく受け入れてもらえることを期待しました。トークルームをつくれば、生徒と教師だけではなく保護者や教務担当者も同時に情報を共有できます。また、直接会話をする必要に迫られたときはLINE WORKSの無料通話機能を使えばよいので、生徒と教師が互いの個人番号を教え合う危険性を回避できるのも魅力でした。 LINE WORKSの具体的な活用シーンをお聞かせください。 ・生徒-教師間の教材の共有や授業日程の調整がスムーズに ・生徒(保護者)・教師・教務担当者のトークルームによりきめ細かいサポートを実現 ・教師と教務担当者間の業務連絡を円滑化 早坂さん : オンライン指導では、生徒(保護者)と教師にもLINE WORKSのアカウントを配布し、生徒(保護者)・教師・教務担当者のコミュニケーション基盤として活用しています。生徒ごとにトークルームを用意し、教材の共有や授業日時の変更に関する相談を生徒と教師が直接行なえるので、教務担当者が間に入る必要がなくなりました。その結果、教務担当者は以前のように生徒の成績管理やサービスの品質向上といった本来やるべき業務に注力できるようになっています。また保護者からは生徒のアカウントでやりとりの内容を確認し指導状況などを把握できるということで好評をいただいています。 生徒(保護者)と教師と教務担当者のトークルームで教材の共有や授業日程の調整を効率化 もともと想定していた主な用途は教材の共有と授業の日程調整に関する連絡でしたが、実際に活用を始めると、教師と生徒が予想以上に活発に意思疎通をするようになりました。例えば教師が出した宿題でどうしても分からないところがあればそのことをトークで伝えることで、生徒がどこでつまずいているかが事前に明らかになるので、次回の指導の効率が高まります。ほかにも、生徒から学習に関する相談がくると多くの教師が親身に応えてくれています。そうした授業時間外のフォローはあくまでも教師が自発的に行っていることですが、当社ならではのきめ細かい指導をオンラインでも実現することにつながっています。 さらに、生徒が参加するトークルームとは別に、教師や教務担当者間の業務連絡をするためのトークルームがあります。例えば、ある生徒が複数の教科を受講している場合、各教科の担当教師どうしで、その時の生徒の状況に合わせて教科別に時間配分の調整をトークで行なうようになりました。これまで当社では、教師どうしのつながりはあまりなかったのですが、こうしたコミュニケーションができるようになったのもLINE WORKSの導入成果です。 また、当社では授業後に何時から何時までどの生徒を指導したか報告させ、その情報をもとに各教師の給与を計算します。家庭訪問のときは電話、教室指導のときは社内担当者に口頭による報告だったので、言い間違いや聞き間違いがよくありました。今ではこの報告もトークで行われるので記録がきちんと残り、トラブルの発生を防いでいます。 オンライン指導の現場でLINE WORKSを活用することについてどのように感じていますか。 学生教師 : 私は地方在住の医学部に通う大学生で、オンライン家庭教師として別の地域に住む高卒生に個別指導をしています。地方では家庭教師や塾講師をする機会が乏しいので、オンラインでアルバイトできることにありがたく感じますし、生徒の家庭や教室に移動する時間と手間をかけずに自宅で教えられるのも大きなメリットです。授業自体はビデオ通話システムで行いますが、生徒や名門会とのコミュニケーションを取るうえで、LINE WORKSは欠かせません。オンライン家庭教師を始める際に名門会からLINE WORKSアプリの利用を求められましたが、プライベートでLINEをよく使っていることから、抵抗感はありませんでした。また、セキュリティ性も高いということだったので、安心してスマホ版とPCアプリ版をダウンロードしてBYODで利用しています。 私が行う授業は宿題をベースに実施しており、トークで問題を送信し、生徒から返信された答案に添削したものを画面共有しながら進めていきます。 教師と生徒のやりとりが円滑になり、授業の質や指導効率が向上 授業以外の場面では、生徒の授業日時の調整のほか、ちょっとした相談に乗ったりするためのコミュニケーションツールとしても使っています。例えば生徒が奨学金を得るための面接や、模試の結果報告など、些細なことでも気軽にやりとりするようにしています。授業以外でも名門会の教師とつながれるのは、生徒にとって安心感につながるはずです。また、教務担当者を介さずに生徒とやり取りすることは教師にとってそこまで大きな負担とはならず、むしろ生徒との距離が縮まることでより指導しやすくなったように感じます。 早坂さん : このようにLINE WORKSをコミュニケーション手段として手厚いサポートをしていることは、受験生や保護者に当社の魅力を感じてもらえると感じています。また、LINE WORKSの活用で生徒だけではなく教師にとってもメリットのある職場環境を整備することで、より全国から多くの優秀な医大生に名門会の教師になってもらえると期待しています。 LINE WORKSの活用を、今後どのように発展させたいとお考えですか。 早坂さん : 教材や宿題などのデータファイルを機能的に管理できるように、科目ごとのノートやフォルダを設けるなどグループ機能を活用していきたいと思います。アンケート、カレンダー、掲示板などまだ試していない便利な機能も多いので、積極的に活用することでさらなる業務効率化を図っていきたいですね。 【お話を伺った方】 早坂 仁さん オンライン授業を行う「名門会オンラインセンター」の副校長で現場責任者。 -
U-16プログラミングコンテスト阿南大会実行委員会
本事例のポイント プロコンのオンライン開催に最適なツールとして採用 進行状況を見える化しライブ感を味わえる プログラミングの楽しさも伝わり参加者の満足感を得られた 2020年11月に初の開催となった「U-16プログラミングコンテスト(以下、プロコン)阿南大会」。第一回がコロナ禍での開催となった同大会では、大会運営において、セキュアな環境下で出題者と参加者がコミュニケーションを取ることができるLINE WORKSを導入。 オンラインでの大会開催が可能になっただけでなく、回答提出の速さや成績順位を競っている様子がオーディエンス全員にリアルタイムに見える化されたことで、大会の臨場感を演出することにも成功しました。同大会の実行委員長である阿南工業高等専門学校の吉田教授にLINE WORKSの活用についてお話を伺いました。 「U-15/U-16プログラミングコンテスト」とは 2011年に北海道旭川市の有志がU-16プログラミングコンテストを立ち上げたことから始動し、“パソコンが好きな子どもたちをほめ称える場をつくろう”というコンセプトのもと、全国各地で開催されています。現在は、旭川大会実行委員会の協力を得て、ITジュニア育成交流協会がU-15/U-16プログラミングコンテストの仕組みを47都道府県の志をもつ方々にご紹介し、地域でのコンテスト開催や子どもたちの顕彰を支援しています。 阿南大会開催にLINE WORKSを利用するきかっけは? 私自身がエンジニア出身ということもありますが、学生たちにプログラム業界への興味を持ってほしいという想いから、2020年に小学校高学年を対象にしたU-16プロコン阿南大会を初めて開催しました。小学生を対象にしたのは、プログラミングが小学校の義務教育化になったこともあり、小さい頃にプログラミングに触れて好きになってほしかったからです。 第一回の開催タイミングがコロナ禍でしたので、対面できない状況の中、オンラインでどう開催しようか悩みました。さらに、大会を開催するからには、臨場感を出してオーディエンスにも楽しんでもらいたいという考えがありました。 コロナ禍でなくても、従来からプロコンというのは、ロボットコンテストのように物理的な動きもありませんし、スポーツのように観覧できるような試合をするというものではありません。パソコンで出題された問題に対して各自がプログラムを作成して、サーバーへ提出。最後の結果発表ではじめて誰が1位かわかるという地味なものでした。参加者も自分が速いのか遅いのか、今勝っているのか負けているのかもわかりませんし、オーディエンスとしても、一生懸命パソコンに向かっている子どもたちの様子はわかりますが、試合の醍醐味である途中経過や競い合っている様子はわかりません。阿南大会では、そういった地味さを払拭して、ショーのように参加者もオーディエンスも楽しんでもらいたい。そこからプログラミングの面白さを知ってほしいと思っていました。 そこで、時系列で流れるトーク機能があるLINE WORKSに注目しました。出題者と参加者、採点者をグループにして、その中で出題、提出、採点を行い、そのトークルームをZoomで放映すればオーディエンスもオンラインで視聴できるのでスムーズな大会運営ができるのではと考えました。 LINE WORKSを選択した決め手は? 教育業界は、個人情報の扱いについては非常にセンシティブです。保護者も含めて関係機関に承認を取る作業というのが大変です。その点、LINE WORKSは、グループウエアの機能性と、セキュリティ面での安全性の両方をもっていました。管理された大会専用の環境を作っていますよと言えることは、保護者の安心感も醸成できます。 セキュリティ面も安全なうえ、LINE WORKSであれば日常生活で子どもたちが使い慣れているLINEと操作性が似ているので、説明しなくてもすぐに使い慣れてくれると思いました。運営も少人数で行いますので、人的にも費用的にもコスト負担がすくない、LINE WORKSを運営ツールとして採択しました。 U-16プロコン阿南大会では、実際にLINE WORKSをどのように運用したのですか? 第一回だった昨年は、大会は私を含めて教員2名、ティーチングアシスタント(TA)3名の計5名で運営しました。今年は、私と、ティーチングアシスタント(TA)2名のみで運営しました。大会には、コロナ禍でしたが第一回6名、第二回は8名の小学生が参加してくれました。 あらかじめ参加者のLINE WORKSアカウントを用意し、大会運営側と参加者のみの専用のグループトークに参加させておきます。 大会で参加者が使用する各ノートパソコンにコンテストで使うソフトとLINE WORKSアプリをインストールし、参加者のアカウントでLINE WORKSにログインしておき、会場になる学校の教室にセッティングしました。 大会当日は、グループトークで問題を出題し、できた人からプログラムのスクリーンショットを同じトークルームに提出して、採点もその場で行います。誰が先に提出したのか、どんなプログラムを提出したのかなどすべて可視化することにしました。 教室には大きいモニタを用意して、当日付き添いで来られる保護者のみなさんにもトークルーム画面が見えるようにし、来場できない関係者やオーディエンスにはZoomでモニタの画面を共有して大会の様子をライブで視聴できるようにしました。 LINE WORKSで大会を進行するうえで工夫された点はありますか? グループトークで大会を進行していくと決めた時に、問題になったのは先に提出した回答が見えることでカンニングされるのでは、ということでした。大会開催者の方針によりますが、阿南大会は「プログラミングに興味を持ってもらうこと」がゴールでしたので、オープンにすることで味わえる「速く出せた」「上手くできた」という達成感を感じてもらいたいと思いました。その代わり、加算する点数で工夫をしました。1番早い子は2番目以降の子より多めのポイントを加算し、繰り返し(ループ)ができている子はボーナスポイントを加算するなど、スピードとクオリティで競えるようにしました。 また、トークで出題すると、回答が提出されてきたときに流れて画面から消えてしまうので、LINE WORKSの画面を映すモニタを分割して出題内容を常時表示させることしました。 スコアの入力にはGoogleのスプレッドシートを使い、グラフ化した成績表もモニタに常時表示させました。出題ごとの加算に応じてリアルタイムにグラフが動くので、全員に競い合っている感じが伝わります。 LINE WORKSを活用した結果はいかがでしたか? 円滑な大会進行が実現して、とても良かったと思います。想定どおり、子どもたちが操作に迷うようなことはありませんでした。 子どもたちには、「パソコンにログインしたらトークになにか書いてね」と伝えただけでした。使い方の説明に時間を取る必要もありませんでしたし、使い方に関する質問や戸惑う様子もありませんでした。運営側も、指定したメンバーどうしだけのクローズな環境で安心してトークできたので管理も簡便でした。 採点をするTAからは「大きさが違いますよ」や「惜しい」などの応援もトークで送られたので、参加している子どもたちの士気も上がっていました。ひとつのUIの中で大会運営の把握もできましたし、競技の進行状況がライブで保護者やオーディションスに視聴いただけたので、臨場感も伝わったと思います。 TAからの採点やコメントを送り参加者を応援する。 大会の最後に、アンケート機能で参加した子どもたちから感想を集めました。回答が集まると同時に集計画面がパッと可視化されるので、その場ですぐに共有できたのは良かったです。 大会終了後は、トークをさかのぼって問題の出し方が良かったか、運営に問題がなかったかなど次回の改善に活かすこともできます。 参加した子どもたちからは「楽しかった」というコメントや、面白いスタンプをたくさんトークで送ってくれました。参加者側も気持ちが伝えやすいのは、LINE WORKSならではですね。 1時間ほどの大会でしたが、参加した子どもの中には僅差で負けて悔しくて泣いてしまうほどの子もいるくらいの熱戦となりました。 第一回の大会でプログラミングに興味を持ち、優勝を狙って2年連続で参加してくれた子もいました。大会開催の目的も達成できることを実感しました。 今後やってみたいことはありますか? LINE WORKSとモニタさえあれば、人件費もシステム費も低コストでプロコンが運営できることがわかりました。このハイブリッド型の阿南方式はこれからも活用していきながら、オーディエンスが見たときにどうしたら楽しんでもらえるか、さらに工夫を重ねていきたいと思います。 次回は、もっと参加者も多くして、阿南工業高等専門学校で毎年開催される蒼阿祭と同じ日に開催して、蒼阿祭の来場者にもモニタ越しで大会を見てもらいたいです。プロコンなどを通して、プログラミングに興味を持つ子どもたちをこれからも増やしていきたいと考えています。
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