（本文轉載日本LINE WORKS的實際導入案例說明）
提供SES（System Engineering Service，系統工程服務）服務的株式會社新日本Needs，由於旗下多數的系統工程師需要常駐在客戶公司辦公，導致內部溝通不足，這成為了一大課題。為了解決這個問題，公司導入LINE WORKS作為協作軟體，打造出能即時共享資訊的環境。這不僅促進了員工之間的交流，也讓公司的整體氛圍更熱絡。現在，公司更將LINE WORKS與kintone內建App連動，建立一個機制，讓員工能夠直接在聊天室輸入資料，提升業務效率。
本案例重點
- 促進公司內部資訊共享的協作軟體
- 可直接在聊天室中，將資料輸入kintone內建App
- 隨著內部溝通的活絡，進一步提升員工的工作動力
請簡要介紹一下貴公司的事業
佐藤良介：
我們公司成立於2004年，主要為銀行、證券公司等金融機構提供SES服務。全體員工皆為系統工程師，平時基本上都常駐在客戶公司的資訊部門，負責系統及應用程式的運作、維護，以及技術支援業務等。此外，雖然規模不大，我們也經營辦公用品、OA設備、軟體、硬體等商品的銷售業務。最近正積極協助客戶企業進行數位轉型，以及培育數位轉型人才等，未來將會正式展開這項新事業。
導入LINE WORKS之前，貴公司面臨了哪些挑戰？
管原百世：
過去員工主要都以各自的駐點工作為主，除了同團隊的同事之外，幾乎沒有太多的機會互相交流。特別是疫情爆發後，遠端辦公的比例增加，內部溝通變得更加疏離。原本定期聚會是能維繫大家感情的少數活動之一，也因為疫情影響無法舉辦，這讓員工對公司的歸屬感與凝聚力降低。長久下來，大家逐漸產生無力感，並且認為「每天都只是在重複相同業務」。
佐藤良介：
我以前任職於系統整合商，過去曾經把業務委託給目前在職的公司，後來因緣際會之下，從前任執行長手中接手了這項事業。雖然對這間公司有一定程度的了解，但在2022年10月就任時，對於公司內部溝通的頻率與方式皆不足的狀況，我仍然感到相當震驚。當時我認為這個狀況必須立刻改善，但是公司內部不僅沒有協作軟體，甚至連員工專用的電子郵件地址都沒有，我與員工之間，或是員工彼此之間，都缺乏一個順暢溝通的管道。
管原百世：
過去，公司內的聯繫方式僅限於電話或個人LINE，每個月的薪資明細也是用實體信件郵寄到員工家裡。加上許多成員的工作地點與業務性質都不同，互動的機會相當有限，因此當時不僅希望能促進公司內部溝通，也覺得非常需要透過數位化來提升業務效率。
佐藤良介：
一方面，我認為缺乏溝通平台是一大課題。另一方面，因為我從從以前的工作經驗中，很清楚這家公司的每位員工都非常勤勞，且品格優秀，因此我更希望能將這裡改革成員工能舒適工作的環境。
作為解決問題的手段，請問您選擇LINE WORKS的理由是什麼？
佐藤良介：
首先，它的操作方式與LINE幾乎相同，有著大家習慣使用的介面，因此使用門檻不高。另外，它同時具備行事曆、佈告欄、問卷等功能，不僅是一個通訊工具，還能作為協作軟體使用。最後，則是它可以從體驗版開始使用。由於當時我們想把經費優先分配給數位建設與人才培訓上，因此我們決定先嘗試使用後，等大家用得更普及之後，再升級到功能與服務內容更完善的付費方案。對那時候的我們來說，能夠先試用，真的是非常感謝的一件事。
請分享LINE WORKS的具體應用情境與導入成效
・將電話聯絡業務改為訊息，加速資訊傳遞與共享
・透過專用聊天群組，促進公司的內部溝通
・善用外部用戶聊天功能，更流暢地透過LINE與合作夥伴聯繫
・將佈告欄作為公告發布及意見交流的空間
佐藤良介：
我們建立了涵蓋全公司及各駐點團隊的聊天群組，並將內部溝通轉移到LINE WORKS進行。透過這個方式，大幅提升了資訊傳遞速度，不論是在各項申請文件的提交，還是會議資料與會議記錄的共享，都變得非常順暢。此外，我在接任執行長時，曾經果斷地退租原有的實體辦公室，全面轉型為虛擬辦公室。在沒有實體辦公室的情況下，員工之間依然能維持緊密的互動，正是因為有LINE WORKS作為我們的溝通橋樑。
聊天群組讓員工之間的溝通更熱絡。公司還利用LINE WORKS建立了安全確認的流程，並定期進行相關演練
我們有部分業務是委託給外部合作廠商，現在這些聯絡能透過外部用戶聊天功能，直接與對方的LINE聯繫，將所有業務溝通數位化。
同時，我們也設立了特定的聊天群組，用來上傳公司內部教育訓練（數位教育訓練、農業體驗等）或活動時的照片，並隨時分享各式各樣的消息，致力於促進公司內部交流。
管原百世：
現在只要有人順利考取專業證照，大家就會在群組裡傳送「恭喜」的訊息或貼圖，同事之間即時的互動，讓公司的氛圍變得非常有活力。
佐藤良介：
在LINE WORKS導入初期，公司尚未規定在聊天群組還是佈告欄發布全公司公告，但隨著使用時間拉長，逐漸凝聚了共識：「時效性短、可隨時間流逝的動態資訊發布在聊天群組，需要留存的靜態資訊則發在佈告欄。」，而後我們也開始根據資訊的類型切換溝通管道。
管原百世：
由公司發布的公告，像是健康檢查或公司活動的通知等，一律放在佈告欄上宣導。繼導入LINE WORKS之後，我們也引進了業務管理平台kintone，員工開始主動開發能夠提升工作效率的App，其中包含工作日報App等。現在，佈告欄也出現用來討論kintone的應用方式或改善方案的討論串。佈告欄已經成為員工之間自由交流意見、互動的空間。
日常聯絡使用訊息功能，需要留存的資訊則發在佈告欄，員工已經能根據發布內容的性質切換管道
除此之外，貴公司還經常運用LINE WORKS的哪些功能呢？
【行事曆】 共享同事的行程並且視覺化
【問卷】 彈性調整時間與蒐集意見
【Drive】 安全儲存全公司的共享資料
佐藤良介：
員工們會將會議、出差、休假等個人行程登錄在行事曆上共享。透過通知功能，可以有效防止大家忘記已排定的會議，這點非常方便。
管原百世：
我們運用問卷功能來確認公司內部活動的出席確認與時間協調，以及收集員工對公司制度的意見與需求。成員的回覆會自動進行統計，並轉化為表格或圖表，一目瞭然。
透過問卷功能，省去發放紙本問卷的麻煩，還能更流暢地收集回覆，有效提升公司內部活動時間協調與意見調查的效率
佐藤良介：
全體員工經常需要隨時查閱的公司內部規定及業務手冊等資料，最初是儲存在聊天群組的資料夾中，但為了追求更大的儲存空間，並在資安防護更完善的環境下共享檔案，我們決定購買付費方案，改用Drive來管理全公司的共享資料。此外，當時公司對kintone的應用已經越來越成熟，為了讓LINE WORKS與kintone能順利連動，進一步提升生產力，方案說明中提到的付費方案能提供更流暢的API連動，也是我們決定升級的關鍵因素之一。
目前LINE WORKS與kintone具體來說是透過什麼方式連動的呢？
佐藤良介：
我們引進了Joboco，不需要程式碼就能連動LINE WORKS與kintone，並打造一個自動化機制，讓員工在聊天室與訊息Bot對話時，輸入的內容會自動登錄到kintone的資料庫。透過這個應用，現在可以透過LINE WORKS輕鬆完成派駐現場勤務表以外的工時申請。
透過Joboco建立的訊息Bot，成功連動LINE WORKS與kintone。讓員工能在對話視窗中，輕鬆輸入在派駐地點的額外工作時數
為了鼓勵員工持續精進專業技能，我們公司非常鼓勵大家參與外部研討會等活動，並將其視為工作的一部分，納入工時計算。雖然我們先前已經透過kintone內建App來記錄駐點工時，但現在也能讓員工透過LINE WORKS輕鬆輸入參加外部研習會的時間。當我或管原百世核准內容後，系統會透過聊天視窗通知員工。我們將這次的嘗試，定位為進一步探索LINE WORKS與kintone應用潛力的關鍵。也期待透過這次實際運用無程式碼Bot的經驗，未來能支援我們協助客戶推動數位轉型的全新事業。
目前感受到最深刻的LINE WORKS導入成效是什麼呢？
佐藤良介：
過去我們需要郵寄薪資明細等實體文件給員工，改為數位化並透過LINE WORKS傳送後，每年成功省下約10萬日圓的郵寄費用。此外，過去每個月為了影印紙本檔案及郵寄準備工作，總共需要花費約10到15個小時的作業時間，現在大幅減少了這些時間成本。
在無形資產上，最明顯的就是員工間的溝通變得更加活絡，培養出團隊的凝聚力，這對於過去容易感到孤單的駐場系統工程師來說，在對常容易感到孤立的派駐工程師心理健康也帶來正面效果。同時，隨著跨團隊的意見交流日益頻繁，員工開始主動提出有助於提升生產力的創意，並在第一時間分享出來。在員工想法轉變及數位技能提升的背景下，我們成功開拓了支援客戶數位轉型的全新事業，這是我們意料之外的收穫。基於這些改變，我認為LINE WORKS對我們公司而言，已經成為「促進員工笑容與成長的重要存在」。
未來希望如何進一步發展LINE WORKS的應用呢？
管原百世：
目前透過聊天室提出例行性工作委託時，有時容易打錯字或漏填資訊。因此，我希望能直接在kintone中建立標準的申請表單，再透過Joboco與LINE WORKS連動，將這個流程自動化。我平時很喜歡思考：「有沒有什麼小地方還可以改善，提升效率呢？」，現在能在熟悉LINE WORKS的同時，一邊推動數位轉型，並且樂在其中。
佐藤良介：
未來想要進一步運用LINE WORKS的訊息Bot，讓員工能輕鬆取得kintone中的內部業務手冊或常見問題資料。只要員工向訊息Bot提問，就能迅速獲得所需的資訊，相信這能進一步提升整體業務效率。公司內部推動數位轉型，LINE WORKS已經成為常駐外派地點成員們自由發揮創造力的空間，也成為了員工成長的契機。
【受訪者】
佐藤 良介
曾在系統整合公司擔任系統工程師，後於2022年10月接任新日本Needs執行長兼董事。
管原 百世
除從事系統工程師工作外，同時也擔任公司內部數位轉型推動負責人及IT營運負責人。
※本文刊載之內容、所屬單位及職稱均為2024年11月進行採訪時的資訊。
