（本文轉載日本LINE WORKS的實際導入案例說明）
株式會社新日本Needs提供SES（系統工程服務），由於旗下許多系統工程師需駐點於客戶端執行業務，長久以來與公司內部溝通匱乏。為了解決這個問題，新日本Needs導入LINE WORKS作為協作軟體，打造出能即時共享各種資訊的環境。這不僅促進了員工之間的交流，也讓公司的整體氛圍更熱絡。現在，新日本Needs也試圖進一步提升業務效率，例如整合LINE WORKS與透過kintone自行開發的App，讓員工能夠直接在聊天室輸入資料。
本案例重點
- 協作軟體功能促進內部資訊流暢共享
- 可透過聊天室將資料輸入用kintone自主研發的App
- 隨著溝通愈發活絡，員工的工作動力也有所提升
請簡要介紹一下貴公司的事業
佐藤：
本公司成立於2004年，主要為銀行、證券公司等金融機構提供系統工程服務。全體員工皆為系統工程師，基本上都常駐於客戶公司的系統部門，負責系統及應用程式的應用、維護、技術支援等業務。此外，雖然規模不大，但我們也經營辦公用品、OA設備、軟體、硬體等商品的銷售業務。前一陣子我們開始協助企業客戶數位轉型、幫助培育數位轉型人才，現正準備正式展開這項新事業。
導入LINE WORKS之前，貴公司面臨了哪些挑戰？
管原：
過去員工主要都投入各自的駐點工作，除了同團隊的同事之外，幾乎沒有機會互相交流。特別是在新冠疫情爆發後，由於遠端辦公的需求增加，彼此溝通也變得更加匱乏。原本公司有定期聚會，而那也是少數能讓大家交流的場合，結果也因為疫情影響無法舉辦，導致員工對公司的歸屬感與凝聚力愈發衰退。這一連串的問題導致大家彷彿被關在鳥籠，總覺得只是日複一日的做著同樣的工作。
佐藤：
我以前任職於某系統整合商，當時曾將某些工作委由這家公司處理，後來因緣際會之下，從前任代表手中接下了這份事業。當初雖然對這間公司有一定程度的了解，但在2022年10月就任代表時，才知道這家公司的內部溝通不論是頻率與機制都差強人意，著實感到震驚。當時我認為這個狀況必須立刻改善，但是公司內部不僅沒有協作軟體，甚至連員工專用的電郵位址也沒有。換言之，我與員工之間，或是員工彼此之間，都缺乏順暢溝通的管道。
管原：
以前公司內的聯繫仰賴電話或私人的LINE，每月薪資明細也是郵寄到員工家裡。加上許多成員的工作地點與性質都不同，彼此交談的機會有限，因此當時我們不僅希望能促進公司內部溝通，也覺得必須透過數位化來提升工作效率。
佐藤：
我一方面認為缺乏溝通平台是一大課題，二方面也因為我在上一家公司就曾和這家公司的員工共事，因此深知他們都非常勤奮工作，品格也很優秀，因此我更希望能將這裡改造成每個員工都覺得舒適的職場。
請問貴公司為何選擇用LINE WORKS解決種種難題？
佐藤：
首先，它的操作方式與LINE幾乎相同，人人都好上手，因此容易導入。另外，它不僅是通訊工具，也具備行事曆、佈告欄、問卷等功能，可當作協作軟體使用。最後，則是它可以從體驗版開始使用。由於當時我們想把經費優先分配給數位建設與人才培訓上，因此我們決定先嘗試使用後，等大家用得更普及之後，再升級到功能與服務內容更完善的付費方案。對那時候的我們來說，能夠先試用，真的是非常感謝的一件事。
請分享LINE WORKS的具體應用情境與導入成效
・以聊天訊息取代電話聯繫，加速資訊傳遞與共享
・透過專用聊天群組，促進公司的內部溝通
・善用外部通訊功能，和協力廠商的LINE順暢保持聯絡
・將佈告欄打造為資訊布達及意見交流的空間
佐藤：
我們建立了涵蓋全公司及各駐點團隊的聊天群組，並將內部溝通轉移至LINE WORKS。資訊傳遞速度因此大幅提升，不論是各項申請文件的提交，還是會議資料與記錄的共享，都變得非常順暢。此外，我在接任總經理的時候，果斷解掉了原有的辦公室租約，改成使用虛擬辦公室。爾後在沒有實體辦公室的情況下，我們的員工仍能維持聯繫，關鍵就是因為我們有LINE WORKS。
員工在聊天群組能自由發言，彼此溝通也愈發活絡。新日本Needs還利用LINE WORKS加快了安全確認機制，並執行了相關演練
我們有部分業務是委託給外部協力廠商，為此我們也在工作聯繫數位化下了工夫，現在這些聯絡能透過外部用戶聊天功能，直接與承辦人員的LINE聯繫。
同時，我們也建立了專門用於分享喜悅的聊天群組，藉以發布內部研習（IT研習、農業體驗等）或特別活動的照片，致力促進公司內部交流。
管原：
這個做法使員工之間建立起以往沒有的交集，公司的氣氛也因此變得開朗。比方說，現在只要有人考取證照，就會有許多成員傳送訊息或貼圖賀喜。
佐藤：
在導入LINE WORKS的初期，我們並未規定全公司的公告應該在聊天群組或佈告欄發布，不過久而久之大家就有了共識，知道要根據資訊傳達的屬性區分傳播管道，於是不需要重新檢閱的資訊就在聊天群組發布，需要留存紀錄的資訊則在佈告欄發布。
管原：
現在由公司布達的資訊會透過佈告欄發布，像是健康檢查或公司活動等說明。繼導入LINE WORKS之後，我們也引進了業務管理平台kintone，員工因此主動開發能夠提升工作效率的App，像是工作日報App等，而這也促進了員工在佈告欄自由交換意見，像是建立討論串探討如何應用kintone或優化既有做法。
現在可根據資訊傳遞的內容切換管道：日常聯絡使用訊息，需要留存的資訊則在佈告欄發布
LINE WORKS還有其他功能是貴公司經常應用的嗎？
【行事曆】 員工行程共享及可視化
【問卷】 高效協調日程及收集意見
【Drive】 安全儲存全公司的共享資料
佐藤：
員工們會將會議、出差、休假等個人行程登錄在行事曆上共享。透過提醒功能，可以有效防止大家忘記已排定的會議，非常方便。
佐藤經常外出，若想對全體員工共享其行程，就少不了行事曆
管原：
我們會運用問卷功能調查公司內部活動的出席意願或調整時程，另外也用以收集員工對公司制度的意見與期望。系統會自動統計成員的填答結果，並轉化為一目瞭然的圖表。
使用問卷功能不只能省去發放紙本問卷的工夫，後續流程也非常順暢
公司內部活動等日程安排、意見調查皆收事半功倍之效
佐藤：
導入之初，我們先將全體員工不時需要查閱的資料放在聊天群組的資料夾中，像是公司內部規定或業務手冊等。但後來為了確保容量充裕，且能在安全的環境下透過Drive共享檔案，我們決定正式使用付費方案，之後便以Drive管理全公司共用的資料了。另外，當時kintone和LINE WORKS在公司裡的應用已經很成熟了，為了將這兩者整合，進而提升工作生產力，我們必須使用API才能無縫串接兩者，而這也是促使我們改用付費方案的關鍵。
請問貴公司如何整合應用LINE WORKS與kintone？
佐藤：
我們善用零程式碼工具Joboco，將LINE WORKS和kintone串接在一起，建構出新的資料登錄機制，使用者只要在聊天畫面和Bot交談，就能將輸入的內容登錄至kintone當中。在那之後，大家用LINE WORKS就能輕鬆填寫「駐點勤務表外作業時間申請單」了。
用Joboco建立聊天機器人並串接LINE WORKS及kintone。駐點人員在聊天畫面即可輕鬆輸入額外業務的作業時間
為鼓勵員工精進專業技能，本公司非常鼓勵大家參與外部讀書會等活動，並將其視為工作的一部分，納入工時計算。我們先是透過kintone製作了駐點工時登錄App讓員工自行登記，後來更是讓員工也能用LINE WORKS輕鬆輸入外部讀書會的參加時數。輸入的內容將由我或管原負責批審，一但通過就會透過訊息通知。我們將這定義為探索性措施，透過這個步驟近一步探索LINE WORKS及kintone的潛力。期待員工能因為應用過無程式碼Bot，而在我們的新事業領域發揮經驗，幫助客戶做好數位轉型。
請問導入LINE WORKS至今，成效最顯著的是什麼？
佐藤：
自從薪資明細等紙本文件數位化後，我們不再需要郵寄給員工，而是透過LINE WORKS發送，每年約10萬日圓的郵寄費用也因此省了下來。此外，過去為了影印紙本文件及準備郵寄工作，每個月大約要花10～15小時，現在則大幅減少了這些時間成本。
有個質化效果值得一提，就是員工間的溝通變得熱絡後，團隊凝聚力也隨之而生，對於容易陷入孤立狀態的駐點系統工程師來說，在心理健康方面也帶來了正面效果。同時，隨著跨團隊的意見交流日益頻繁，現在員工會主動提出有助於提升生產力的點子，並在第一時間分享出來。隨著員工觀念升級、習得IT技能，我們也得以開創新的事業領域，幫助客戶做數位轉型，實在是獲益良多。就這些層面來看，我認為LINE WORKS對本公司而言，就是「促進員工笑容與成長的象徵」。
請問貴公司今後打算如何進一步應用LINE WORKS？
管原：
目前透過聊天室提出例行性工作委託時，往往會有描述上的疏失，因此我們考慮在kintone建立申請表，再透過Joboco串接至LINE WORKS，以期實現流程自動化。平常我很喜歡思考一個問題：「能不能做點小小的改善來提升效率？」 就這點來說，我不只把LINE WORKS用得很上手，同時也樂於推動數位轉型。
佐藤：
我想善用LINE WORKS的Bot，讓員工能輕易取得存放在kintone的內部業務手冊或常見問答等資源。如果員工對Bot問問題就能迅速取得所需資訊，相信工作效率還能再提升。現在駐點業務多的成員也能自由發揮創造力，公司內部的數位轉型顯然已經昇華至更高的境界，而LINE WORKS的應用，儼然也成了員工成長的契機。
【受訪者】
佐藤 良介
曾在系統整合公司擔任系統工程師，後於2022年10月接任新日本Needs執行長兼董事。
管原 百世
除從事系統工程師工作外，同時也擔任公司內部數位轉型推動負責人及IT營運負責人。
※本文刊載之內容、所屬單位及職稱均為2024年11月進行採訪時的資訊。
