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書類の仕分け・手入力・修正確認…注文書処理が本来の業務を圧迫する理由
注文書の処理には、仕分けや手入力、入力内容の二重チェックなどの地道な作業が発生します。担当者が一枚一枚の内容を目で確認し、販売管理システムなどへ手で入力するのが一般的です。
この一連の作業はコア業務の時間を奪うだけでなく、担当者の疲労による入力ミスや確認漏れといったヒューマンエラーを引き起こす可能性があります。
さらに、紙で受け取った注文書はファイリングして保管する必要があり、物理的な保管スペースの確保や、後から特定の書類を探し出す手間も大きな負担となっています。
これらの課題は、多くの企業で業務が属人化する原因にもなっています。
注文書を電子データ化する4つの方法を徹底比較！自社に合うのはどれ？
注文書処理の課題を解決するポイントは「電子データ化」にあります。しかし、その方法にはいくつかの選択肢があり、それぞれに特徴があります。
ここでは、代表的な4つの電子データ化の方法を取り上げ、それぞれのメリットとデメリットを解説します。
自社の状況や目的に合わせて、最適な方法がどれなのかを比較検討してみましょう。
方法1：自社でスキャンや撮影をしてPDFへ変換する
最も手軽に始められるのが、複合機やスキャナーで注文書をスキャンし、PDFファイルとして保存する方法です。
特別なツールは不要で、低コストですぐにペーパーレス化を実現できるのが最大のメリットです。しかし、この方法はあくまで書類を画像として保存するだけです。
書かれている文字情報はテキストデータになっていないため、内容の検索やデータのコピー＆ペーストはできません。
結局、システムへの入力は手作業で行う必要があり、業務効率化の効果は限定的です。書類の保管スペースは削減できますが、データ入力の根本的な課題解決には至らない方法と言えるでしょう。
方法2：OCR/AI-OCRツールで自動読み取り
OCR（光学的文字認識）ツールは、スキャンした画像から文字情報を読み取り、テキストデータに変換する技術です。
近年ではAI技術を組み合わせた「AI-OCR」が主流で、従来は困難だった手書き文字や、取引先ごとに異なるフォーマットの注文書（非定型帳票）も高精度で読み取れるようになりました。
読み取ったデータはCSVなどで出力でき、システムへの入力作業を自動化できるため、業務時間を大幅に削減し、入力ミスを防止できるのが大きなメリットです。
導入にはコストがかかりますが、その効果は非常に大きいと言えるでしょう。
方法3：Web受発注システムを導入する
Web受発注システムは、取引先にも同じシステムを利用してもらい、Web上で注文データのやり取りを完結させる方法です。
データは初めから電子化されているため、手入力作業が完全に不要になり、発注から受注までのプロセスを一元管理できます。
ただし、これはすべての取引先にシステム導入を依頼し、協力してもらうことが前提となります。
取引先によっては導入のハードルが高かったり、システム利用料が発生したりするため、自社だけで完結できない点がデメリットです。
また、FAXや郵送での注文を続ける取引先が残る場合、結局は手入力作業と併用する必要が出てきます。
方法4：外部の専門業者（BPO）へ委託する
BPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）は、注文書の受け取りからデータ入力、ファイリングまでの一連の業務を外部の専門業者に委託する方法です。
自社スタッフの負担を大きく減らせ、プロに任せることで入力ミスの防止にもつながります。
自社でリソースを確保できない場合や、取引先が電子データでの発注に対応できない場合に有効です。
ただし社外に情報を渡すため情報漏洩リスクが高まる点や、アウトプットの品質を自社で完全にはコントロールできない点には注意が必要です。
試用期間を設けて小規模で品質を確認し、信頼できる業者か見極めることが重要でしょう。
| 方法 | コスト | 精度 | 導入ハードル |
| 自社でスキャン/PDF化 | 低
（既存機材で可） |
中
（手入力ミスのリスク） |
低
（手軽に開始） |
| OCR/AI-OCRツール | 中
（ツール導入費） |
高
（AIが高精度読取） |
中
（環境構築が必要） |
| Web受発注システム | 高
（システム導入費） |
高
（直接データ入力） |
高
（全社展開が必要） |
| 専門業者へ委託 | 高
（外注コスト） |
高
（プロが対応） |
中
（契約や調整） |
注文書電子データ化の決定版！AI-OCRで業務はここまで変わる
AI-OCRを活用すると、これまで手間だった注文書処理は一変します。
しかし、「取引先ごとにレイアウトが違う注文書も本当に読み取れるの？」「読み取った後のデータ入力はどうなるの？」「法律には対応できる？」といった疑問を持つ方も多いでしょう。
ここでは、AI-OCRによって業務がどう変わるのかを解説します。
多様なフォーマットの注文書も高精度で読み取れるのか？
最新のAI-OCRならフォーマットがバラバラな注文書でも高精度に読み取れます。
従来のOCRは決まったレイアウトに弱い傾向がありましたが、AI-OCRでは機械学習によりレイアウトの違いを自動で認識します。
例えば取引先ごとに異なる請求書や納品書、注文書でも、スキャンするだけで日付・社名・金額など必要項目を正確に抽出可能です。
一度誤って読み取った箇所も、修正することでAIが学習し、次回以降の精度が向上していきます。
読み取った後のデータはシステムへ自動で連携できるのか？
AI-OCRで読み取ったデータは基幹システムやRPAと連携して自動入力に活用できます。
AI-OCRは単に文字を認識するだけでなく、「その情報が何の項目か」まで判断して出力できます。
そのため、例えば受注管理や在庫管理のシステムに自動連携させることが可能です。
実際にAI-OCRで注文書を読み取り、RPAがERPへデータ登録する仕組みを作れば、担当者は最終確認だけで済み、転記ミスもなくなります。
データ化した注文書は電子帳簿保存法に対応できるのか？
多くのAI-OCRサービスは電子帳簿保存法の要件に対応しています。
2022年1月に改正された電子帳簿保存法では、電子取引で受け取った書類（PDFの注文書など）の電子保存が義務化されました。
紙で受け取った注文書をスキャンして保存する場合も、「真実性の確保」と「可視性の確保」という要件を満たす必要があります。
高機能なAI-OCRサービスには、タイムスタンプの付与機能や、取引年月日・取引先・金額などで検索できる機能を備えているものが多いです。
つまり、適切なシステム上で電子保存すれば紙の注文書を合法的にペーパーレス化できるということです。
ペーパーレス化を進めながら、コンプライアンスも遵守できるのが大きなメリットです。
注文書の電子データ化実現までの3ステップ
AI-OCRの導入が業務効率化に有効だとわかっても、何から手をつければよいか迷ってしまうかもしれません。
やみくもにツールを導入するだけでは、期待した効果が得られないこともあります。
ここでは、注文書の電子データ化をスムーズに実現するためのAI-OCR導入手順をご紹介します。
このステップに沿って進めることで、自社に最適なツールを選び、現場の混乱なく新しい業務フローを構築できるでしょう。
STEP1：現状の課題とデータ化の目的を明確にする
まずは、自社の注文書処理における課題と、電子データ化で何を達成したいかという目的を洗い出しましょう。
例えば「入力ミスが多く顧客からクレームが発生している」「処理に時間がかかり残業が増えている」などの現状を整理します。
同時に、「ミスゼロにしたい」「処理時間を半分に短縮したい」「テレワークでも注文処理できるようにしたい」等、データ化によって目指す目標を具体化しましょう。
これらを明確にすることでツール選定や導入計画の指針が定まり、社内の合意形成もしやすくなります。
STEP2：複数のツールを比較検討しトライアルで精度を検証する
次に、データ化の方法やツールを比較検討します。OCR/AI-OCRソフトやWeb受発注システム、BPOサービスなど、それぞれの機能や費用、対応可能な書類の種類を調べましょう。
自社の要件に合いそうな候補が見つかったら、可能であれば無料トライアルやデモを利用して実際の注文書で精度を検証することが重要です。
特にAI-OCRの認識精度は帳票の種類やレイアウトによって差が出るため、導入前に自社の書類で試すことで安心感が得られます。
また、システム連携の容易さやサポート体制も含め、総合的に評価しましょう。
STEP3：スモールスタートで導入し業務フローを最適化する
最後に、選定した方法をスモールスタートで導入しましょう。いきなり全社展開するのではなく、部署や取引先を限定して試行導入し、業務フロー上の課題を洗い出します。
例えば最初は特定の顧客からの注文書だけをAI-OCRでデータ化し、担当者に運用に慣れてもらいます。
運用する中で、スキャン方法やデータ確認フローなど改善点が見つかれば適宜修正します。こうした調整を重ねることで、電子データ化の仕組みを社内業務に最適化できます。
小規模で成功体験を積んでから全体に展開すれば、現場の抵抗感も少なくスムーズに移行できるでしょう。
注文書の電子データ化ならAI OCRの導入がおすすめ！
数あるデータ化手段の中でも、現実的かつ効果が大きいのはAI-OCRの導入です。紙の注文書が残る環境でも、AI- OCRを活用すれば手作業とミスを劇的に削減できます。
特に最新のサービスでは、読み取りからシステム連携までを自動化し、現場の負担を大きく減らせます。
こうしたAI-OCRサービスの中でも、特に注目なのがLINE WORKS PaperOnです。
紙帳票の読み取りから修正・データ変換・システム連携・保管まで、すべてをひとつのツールで対応可能なオールインワンのサービスで、世界最高水準のAI-OCRによる高精度な項目抽出が可能です。
フォーマットが異なるあらゆる種類の書類でも事前設定なしで処理でき、スマホや複合機で撮影・送信するだけで現場から即データ化できます。
例えばPaperOnを導入した企業では、注文書処理にかかる時間を200時間から45時間まで短縮した事例も報告されています。
AI-OCRの活用によって、紙中心の受発注業務から脱却し、業務の生産性と正確さを飛躍的に向上させることができるでしょう。
まずはPaperOnの30日間無料トライアルで、機能や実際の使い心地を試してみることをおすすめします。
LINE WORKS PaperOnについて問い合わせをする
注文書の電子データ化はAI-OCRで始めよう
注文書の電子データ化は、まずは実現しやすく効果の高いAI-OCRから始めるのが賢明です。
手作業中心のプロセスから脱却し、効率化と正確性を同時に実現できるAI-OCRは、多くの企業にとって導入メリットが大きいでしょう。
まずは社内でAI-OCRを試験導入し、その効果を実感してみてください。きっと注文書処理の負担が軽減され、本来取り組むべき業務により多くの時間を充てられるようになるはずです。
