沖縄県でウェブサイトの企画制作事業を営む株式会社 琉球オフィスサービス様に、LINE WORKSの活用事例を伺いました。琉球オフィスサービス様では、ウェブサイトの制作スタッフや営業担当、県外のスタッフなど、全社内のコミュニケーションにLINE WORKSを活用しています。代表取締役藤本和之社長にお話を伺いました。
ウェブ制作スタッフと営業の間で頻繁なやりとり。メールでのやりとりは「遅い」という印象
2010年に藤本社長が立ち上げた琉球オフィスサービスは、沖縄県那覇市を拠点とし、企業のウェブサイト制作を請け負っています。ウェブサイト制作の過程では、事務所内で働くウェブサイト制作スタッフと顧客との連絡窓口となる営業担当メンバー間のコミュニケーションが頻繁に発生します。このやりとりにかかる時間やプロセスを効率的にし、顧客の期待に応えることが琉球オフィスサービス様にとっての課題となっていました。ところが、従来のメールでのやりとりは時間がかかり、とにかく「遅い」という印象だったということです。そこで、自然とチャットツールを利用する流れとなっていきました。
他社のチャットツールではファイルをトークで直接送信できず、作業効率に影響
従業員の個人のLINEやFacebookなどを業務に使うことは、セキュリティや従業員の負担の観点から避けたかったという藤本社長。他社が提供する無料のメッセンジャーツールを業務用として各社員に導入し、利用していました。ところが、他社のメッセンジャーではファイルをチャットで直接送ることができないことが判明。ファイルを共有するときはメールを使うか、都度ドライブにアップロードし、リンクをチャットで送らなければならないという状況になっていました。ウェブサイトの制作においては、デザインの確認などのためにファイルを共有することが頻繁に発生します。ファイルをチャットで送れないという点が、琉球オフィスサービス様にとっては業務効率を低下させる大きな原因となっていました。
シンプルで速いサービスを求めて、LINE WORKSを導入
ファイルをチャットで送れない点に加え、メッセージの送信やグループトークなどの使い勝手に関してもスタッフから改善要望の声が上がってきていました。ビジネスチャットをいくつか検討する中でLINE WORKSに決めた理由は、LINEと同じインターフェースを踏襲した使い勝手の良さ、そして「LINEの関連会社のサービスだから、動作スピードが早くて安定しているだろうと思った」ことだそうです。LINEと同じイメージですぐに使い始められ、若いスタッフの速いスピード感にも機敏についてきてくれる、シンプルなアプリケーションとしてLINE WORKSを選ばれました。インターフェースが日本語であり、新入社員に新しいツールの紹介をする際も「LINEと同じ」という説明だけで済むため、教育コストをかけずに済んだということも導入時のメリットでした。LINEスタンプも社員からは「必須」という声があったそうです。
デスクトップアプリが重要な理由
ビジネスチャットを選定する上でもう一つ重要視したポイントが、「PC用のアプリケーションがあるかどうか」という点。ウェブサイトの制作担当者はデスクトップ型のPCの全画面にデザインソフトを表示してデザインやコーディングの作業を行うことが多いため、PCでチャットを使う時にWebブラウザからしかアクセスできないと、新着メッセージなどが届いたことにすぐに気づかないのです。その点、LINE WORKSにはPC用のクライアントアプリケーションがあり、デスクトップに新着通知されます。都度メッセージをチェックしに行かなくてもスマホと同じように新着情報をプッシュ通知で知ることができるため、タイムリーに反応することができるようになったということです。
県外のスタッフとのやりとりにも活用
本拠地の那覇市以外にも、大阪と福岡に営業拠点を持つ琉球オフィスサービス様では、物理的に離れた拠点にいるメンバーとのやりとりにもLINE WORKSを活用されています。県外の営業スタッフは関西圏や九州の顧客を担当し、那覇市の制作スタッフと連携してウェブサイトの制作を進行します。スタッフ同士は離れた場所にいて、なかなか顔を合わせられない中、顧客の要望を伝え迅速にアウトプットを出すことが求められる状況。そこでLINE WORKSを全拠点のメンバーに導入し活用することで、いつでもどこでも簡単にやり取りでき、離れた場所にいてもスムーズなコミュニケーションができるようになりました。
異なるワークスタイルで働く社員それぞれと、どのシチュエーションでもタイムリーなコミュニケーションができるように
他社のビジネスチャットからLINE WORKSに切り替えたことで、これまで感じていた使い勝手の不満が解消され、よりスムーズに、便利にコミュニケーションができるようになったという琉球オフィスサービス様。事務所内でPCを使って業務を行う制作スタッフと、外出先や県外の離れた場所で営業活動を担当する営業スタッフは、ワークスタイルも異なり、連絡ができる時間も限られています。LINE WORKSはPC・スマホのどちらからでも同じように利用できるため、制作スタッフはPCでの作業中にメッセージを送り、営業スタッフは外出先で顧客訪問の合間などにスマホから空いた時間に確認する、という使い方ができます。LINE WORKSのトークでは、日々の勤怠連絡から、業務連絡まで、様々なやりとりをそれぞれの社員のワークスタイルに合った方法で行えるようになりました。これにより、より効率的で活発なコミュニケーションができるようになったことを実感されていらっしゃいます。
※掲載している内容、所属やお役職は取材当時のものです。
