本事例のポイント
- アルバイトスタッフの業務連絡、情報共有を、「きちんと」「楽しく」効率化
- シェアオフィス入居者とのやりとりにも活用。受付対応や、設備予約状況のスケジュール共有が可能に
- サイボウズLiveで使い慣れたトピック別のやりとり、シフト管理もさらに便利に
「人が集まる場」の提供を通じて、地域の活性化に貢献している山梨県甲府市のコミュニティ施設「文化のるつぼ へちま」。約10名のスタッフ同士の情報共有に利用していた無料グループウェアのサービス終了を受け、新たなコミュニケーションツールとしてLINE WORKSを導入しました。
【トーク】による施設利用者とのやりとり、【ノート】機能によるスタッフ間の情報ストックと共有、【カレンダー】機能によるシフト勤務や施設予約状況の管理など、豊富な機能を円滑な施設運営に役立てています。
事業の概要と皆さんの業務内容をご紹介ください。
山本さん :
私が店長を務める「文化のるつぼ へちま（以下、「へちま」）」は、コミュティカフェやレンタルイベントスペース、シェアオフィスなどの機能を備えています。運営母体は甲府市内に山梨日日新聞などを配達する新聞販売店を経営する株式会社ニュースコム（以下、ニュースコム）で、同社の経営企画部では地域の情報を発信するフリーペーパーや、地元企業のWebサイトなども制作しています。私は同経営企画部に所属し、さまざまな媒体の制作に携わりながら、「へちま」のマネジメントも兼務しています。
古屋さん :
私は「へちま」の各施設の受付や飲食物や備品の管理などを行う、アルバイトスタッフの1人です。スタッフは現在9名で、女性の方が多いですね。
山本さん :
ファストフード店が相次いで撤退するなど、近年の甲府市はドーナツ化現象が進んでいます。そんな中、地域の皆様に中心街に滞留していただく場を提供することで甲府の街を活性化しようと、2013年にこの施設をオープンしました。店名の「へちま」は逆から読むと「まちへ（街へ）」となり、多くの方に甲府の中心部に足を向けていただきたいとの思いを込めています。
全3フロア。カフェスペースには多数の高校生が勉強場所として訪れるほか、
プロジェクターのあるレンタルルーム、音響設備を備えたイベントスペースは、さまざまな会議やライブなどに利用可能。
甲府市の補助金を活用して開いたシェアオフィスは6部屋あり、スタートアップの個人事業主や、
東京からの出張時のワークスペースにされる会社員の方などが入居中。
LINE WORKSの導入に至った経緯を教えてください。
山本さん :
無料グループウェアのサイボウズLive終了がきっかけです。運営母体のニュースコムではSlackに切り替えましたが、「へちま」ではアルバイトスタッフの勤務シフトや施設の予約状況を随時確認する必要があるため、カレンダー機能も備えた情報共有ツールをリサーチしました。
いくつかの候補を絞りスタッフみんなで検討した結果、「スマホからも一番使いやすい」、「LINEと似ていてカジュアルな雰囲気で使える」といった意見から、満場一致でLINE WORKSの導入を決定しました。
現在のLINE WORKSの具体的な利用シーンをお聞かせください。
山本さん :
１つは、スタッフ間の報連相・シフト管理です。「へちまスタッフ」という、スタッフのみのトークグループを作り、グループに紐づく【ノート】機能を活用しています。
月ごとに「日報」「連絡・雑談」「シフト関連」のカテゴリーを作成するほか、「イベント関連」などそのときどきのトピックも掲載し、情報を確認したいときにいつでも再読できるようにしています。
【ノート】の「日報」は、その日の店での出来事やお客様に関する情報など、スタッフ全員で共有しておくべき事柄が投稿されます。「連絡・雑談」は、次のシフトのスタッフへの引継ぎなど業務に関するさまざまな報連相のほか、スタッフ同士がちょっとした話題を発信し合ってコミュニケーションを図る役割も帯びています。
「シフト関連」は、勤務シフトが埋まらなかった日時の調整に活用。コメントで『この日なら入れます』『じゃあ、私はこの日入ります』と全員で自発的に協力し合えるため、1人1人と調整する必要がなく、効率的です。
山本さん :
なお、店舗に設置した共用のPCは「へちま 花子」という名前で作ったアカウントでログインし、個人アカウントではなく施設名でのやりとりもできるようにしています。
シェアオフィス入居者様とのやりとりには、どのように活用しているのですか？
受付対応や、イベント・設備のスケジュール共有に活用しています。オフィス利用時に『来ました。今日は何時までいます』といったメッセージを送ってもらったり、スタッフからは荷物の受け取りの連絡をしたりします。
スタッフは通常1階におり、シェアオフィスは4階にあるため、LINE WORKSがあることでフロアが違っても入居者様と簡単にコミュニケーションを取ることができ、大変便利です。
新規でシェアオフィスに入居されたタイミングでその方のアカウントを作成し、スマホアプリをインストールしていただくのですが、LINEと似ているため、皆さんインストールの抵抗感もなく、説明もほとんど不要で使い始めていただけるのが大きな魅力です。
シフトや施設のスケジュール共有の方法を教えてください。
スタッフのみのグループカレンダーに確定した勤務シフトを表示し、シェアオフィス入居者様も属するグループのカレンダーに館内施設の予約状況を表示しています。
入居者様が館内の会議スペースなどをご利用になりたい場合は、カレンダーで最新状況を見ながら予約を申し込んでいたただいています。
店長の山本さんは2種類のカレンダーを重ねて表示し、シフトメンバーと施設状況が一目でわかるようにしている。
サイボウズLiveからLINE WORKSへの移行はスムーズに進みましたか。
山本さん :
実をいうと、当初は無理にサイボウズLiveと似た使い方をしようとして苦労しました。例えばサイボウズLiveの掲示板のトピックを、そのままLINE WORKSでもホーム（掲示板）機能に移したのですが、コメント通知などが自分たちのイメージとは異なり、不便に感じました。
使い方を探る中で、LINE WORKS の場合はLINEのように、やりとりをしたいメンバーごとにトークグループを作り、その中でトピックごとのやりとりは「ノート」を使い、スケジュール共有は「グループカレンダー」機能を使えばいいと気づいたんです。
LINE WORKSのホーム（掲示板）は、やりとりの場というより情報周知のスペースですよね。LINEをベースに使い方を考えればよいことに気づいたら、サイボウズLiveでやっていたことは全部うまく移行でき、非常に満足しました。
店舗スタッフとして使う古屋さんにとっては、LINE WORKSはいかがですか。
通常、店舗には1人のスタッフしかおらず、交替制で「へちま」の運営にあたっているため、他のスタッフと顔を合わせる機会はあまりありません。そのため、自分の勤務時間外や休日に店で起きた出来事など共有するのに、ノートの「日報」は不可欠な手段となっています。
また、「連絡・雑談」によって、スタッフ同士のコミュニケーションが促進されていることも感じます。
カレンダーについても、自分や他のスタッフの勤務シフト、館内施設の予約状況をいつでも自分のスマホから確認できるのでとても便利だと思います。
ほかにLINE WORKSを導入してよかったとお感じになる点を教えてください。
山本さん :
情報共有を１つのサービスで完結できる点ですね。カレンダーやチャット、ファイル共有に特化したサービスもありますが、分散するほど、誰が何を見ているかわからなくなります。
「LINEのようでLINEではない」、というのも魅力です。ビジネスユースでありながら堅苦しい雰囲気ではないので、「楽しく働きながら、するべきことはきちんとする」をモットーとする当店のような職場にはまさに最適なツールでした。
私はマネージャーですが店外にいることがほとんどです。それでもPCやスマホさえあれば、どこからでも現場の様子がタイムリーにわかりますし、現場で判断できないことの相談事が生じた際も、電話やメールより気軽に連絡をもらうことができます。3フロアに渡る施設を、アルバイトスタッフ1人体制でのシフトで運営できるのも、こういったツールがあってこそですね。
今後、LINE WORKSの活用をどのように発展させたいですか。
山本さん :
留学経験などを持つ地域の高校生たちが団体を組織し、県内の高校生を集めて自身の体験を伝えたりするイベントを当店で行っています。今後はLINEユーザーとトークができる「外部トーク連携」を活用してより密な情報共有をしながら、彼らの活動をサポートしたいと思っています。
また、シェアオフィスの入居者様同士のコミュニケーションにも活用することで、ビジネスが広がるきっかけづくりができればいいですね。
※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2019年9月当時のものです。
