国内に40ヵ所以上の拠点を擁する総合物流企業・伊藤忠ロジスティクス株式会社では、新型コロナウイルスへの感染予防対策として3密を回避するため、チャットやビデオ通話機能を備えたLINE WORKSを導入。社員が移動することなくビデオ会議に臨めるようにするとともに、全社員がスムーズに業務情報を共有し合える環境が構築されました。
本事例のポイント
- 社員が移動することなく全国規模の会議をビデオ通話で開催
- 重要な情報はメール、会話のように流せる内容はトークと使い分け、情報を整理
- 在宅勤務時の社員間コミュニケーションにも活用
御社の事業内容をご紹介ください。
苧原(おはら)さん :
当社は1961年創業の商社系総合物流企業です。連結ベースでは国内40カ所、海外500カ所以上の拠点を持ち、陸・海・空を組み合わせた複合一貫輸送、商品の特徴に合わせた物流センターの運営によって、お客様に最適なロジスティクスをグローバルに提供しています。
これまでどんな課題を抱えておられましたか。
苧原さん :
当社のフォワーディンググループと3PL（サードパーティーロジスティクス）グループにはそれぞれ3つの事業本部があり、事業本部ごとに東京の本社で毎月部課長会が開かれます。その際、国内各地の事業所にいる部課長が本社に赴かなければならず、その出張に要する時間と経費を削減することが以前から検討されていました。
小貫さん :
部課長が各地の事業所を離れている間は現場での指揮が執れなくなるので、その観点からも出張をせずに会議を開ける手段はないかと模索していました。
苧原さん :
そんな折に新型コロナウイルス感染症が拡大しました。社員どうしができるだけ対面せずに業務ができる環境を構築してほしいという社長からの指示を受け、3密を回避するための新しいコミュニケーションツールの導入を検討することになりました。
課題解決の手段としてLINE WORKSを選定した理由を教えてください。
苧原さん :
かつてBCP対策を整備した際、非常時に社員どうしが連絡を取り合うためのツールとしてLINE WORKSの導入を検討したことがありましたが、今回、改めていくつかのツールを比較しました。他のツールは、チャットやビデオ会議以外の機能が多すぎるところがあり使い方の教育が必要とされました。それよりも、大半の社員がプライベートで利用しているLINEの使い勝手に似たLINE WORKSなら、セキュアな環境下におけるチャットと、遠隔地にいる複数の社員をつないで会議を開催できるビデオ通話機能という、当社に必要な機能が揃っており特別な導入教育を施すことなくすぐに運用を開始できると判断しました。
導入までの経緯と、策定された運用ルールなどについてお聞かせください。
情報システム部担当者 :
全社で活用するコミュニケーションツールとして、役員・社員全員にアカウントを発行しました。また、使い方のガイドラインやマニュアルをイントラネットに掲載して運用を開始しました。一般的なシステムの導入と比較すると、スムーズに利活用が進んだと思います。
LINE WORKSの具体的な活用シーンと導入効果をお聞かせください。
【トーク】メールに偏っていた情報のやりとりが分散され、情報が整理された
【トーク】倉庫の空き状況等を写真で伝わり出向いて確認する手間が削減
【ビデオ通話】全国の各事業所から会議に出席でき、出張コストも削減
小貫さん :
以前の社員間のコミュニケーションはメール主体で、あたかもチャットのように多用されていました。そのため、重要な情報が膨大なメールの中に埋もれてしまうことがありましたが、LINE WORKS導入後は、正式な書面をやり取りする場合はメール、それ以外の軽い意思疎通にはトークと使い分けるようになり、情報を整理して保管できるようになりました。メールと違って既読機能があるため、例えば取締役会の日程変更の案内をトークで発信し、既読が付かない社員にだけ再度連絡して周知させるといったことも可能になり、業務効率化に役立っています。私はPC、私物のスマホ、会社支給iPadにLINE WORKSアプリを入れていますが、3つのデバイスで同期されるのも便利です。
近藤さん :
現場にとってのトークの大きなメリットは、画像を瞬時に共有できることです。商品が入庫される際のダメージ等の確認、検品作業時の不良品・商品違い等の発見、出庫時の状態確認等に加え、お客様より新規案件等のご商談を頂いた場合、センター内の庫腹状況等を瞬時に画像共有できるため、以前のようにわざわざ現場に出向いて確認する手間がかからなくなりました。
また、地震・台風等の天災が発生した場合でも、建屋の外観状況等を瞬時に画像共有できる事が大きなメリットの一つとなっております。
小貫さん :
会議に関しては、全国の事業所の社員が本社に集うことなく、ビデオ通話で行われるようになりました。
近藤さん :
私の部門の名古屋と大阪の事業所の部課長は会議のために上京することがなくなり、移動時間と出張コストが縮減されるとともに、移動を控えることによる感染予防対策ともなっています。
苧原さん :
本社では毎週月曜日の朝、社長や本部長以上の役員・幹部社員総勢20名ほどが参加しての定例会議が開かれています。こちらも3密回避のため以前のように1つの会議室に一堂が会することをやめ、複数の会議室に少人数が集まってのスマホやiPadを用いたビデオ会議に切り替えました。全員が抵抗感を抱くことなく、スムーズにビデオ会議に移行することができました。
髙橋さん :
私の部署では、毎日の朝会時に各地に分散しているメンバーを音声通話でつなぎ、その日の行動予定や担当する案件の進捗状況報告などを行うようになりました。
情報システム部担当者:
社員どうしが手軽につながれるので、1：1でもグループでも、ちょっとした打ち合わせに音声通話やビデオ通話を利用する機会が増え、実際に顔を合わせなくても、コミュニケーションを図れるようになったと思います。
テレワーク時のコミュニケーションツールとしても活用されていますか。
髙橋さん :
コロナ禍でテレワークをする社員が増えていますが、在宅勤務をする社員もビデオ通話で会議に参加することができます。
情報システム部担当者 :
導入してすぐの頃、ユーザーが私のスケジュールで在宅勤務を確認し、LINEWORKS（音声）で連絡が入りました。こちらも早めに対応したい内容だった為、非常に助かりました。LINEWORKSがなければ、翌日の対応もしくはメールを使って時間をかけての対応になっていたかと思います。あらためてLINE WORKSが業務用ツールとして活用されていることを実感できました。
LINE WORKSの活用を、今後どのように発展させたいとお考えですか。
苧原さん :
新型コロナ禍で3密を回避する必要に迫られたことがLINE WORKS導入の直接の契機となりましたが、コロナ収束後も継続的に活用して業務効率化を推進し、働き方改革の実現に寄与したいと考えています。現時点ではトーク、音声通話、ビデオ通話の活用にとどまっていますが、今後は安否確認にも利用できるアンケート機能など、多様な機能を積極的に活用していきたいと考えています。
お話を伺った方
取締役 執行役員 CIO
苧原 達さん
伊藤忠ロジスティクスグループ全体の情報化戦略を統括。
経営企画本部 経営企画部長
小貫 章さん
経営計画の企画立案、重要会議の運営など会社経営に関わる全般を統括。
センター事業本部 物流センター第一部長
近藤 安信さん
関東を中心にさまざまな商材を扱う５ヶ所の物流センターを統括。
ライフケア事業本部 医薬品物流部 医薬品第一課長
髙橋 作平さん
東阪の医薬品物流センターの運営とドラッグストアに配送する医薬品第一課を管理。
情報システム部 LINEWORKS担当者
社内の情報インフラ全般の導入と運用管理に携わる。LINE WORKS運用の実務を管理。
※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した当時のものです。
