電気工事や通信インフラ工事を行う有限会社圭電工業は、LINE WORKSの活用によって現場作業者との連絡業務を効率化。社員間の施工データの共有、トークでの日報の送信、カレンダーによる案件およびスタッフのスケジュール管理など、多くの作業をLINE WORKSで行うことで業務生産性が向上し、受注能力を大幅にアップすることができました。
本事例のポイント
- 社員、協力会社のスタッフにIDを付与し、管理者と現場の業務連絡を効率化
- 案件管理、社員の予定管理、日報業務、経費精算などをLINE WORKSで一元化
- アナログ業務をLINE WORKSに置き換え、残業時間削減や受注能力拡大へとつながった
御社の事業内容をご紹介ください。
岸さん :
当社はビルの照明や電源などを敷設する電気工事会社として1989年に設立され、光ファイバー通信が普及するようになってからは、インターネット通信のインフラ工事を主力事業とするようになりました。現在は大手インフラ設備会社からの依頼を受け、インフラ回線の設計・施工、LAN工事、光通信回線の宅内工事などを行っています。また、道路側で工事をする際には交通誘導警備をする必要があり、以前は専門の会社に発注していましたが、近年はその警備業を事業化し、自社の工事以外の現場にも人材を派遣するようになりました。
LINE WORKS導入以前はどんな課題を抱えておられましたか。
・案件数が増えるほど作業者との電話連絡に追われる日々
・従来の２倍以上の作業量をこなすために業務連絡の効率化が必須
岸さん :
電気工事や通信インフラ工事には多くの協力会社との密な連携が必要です。工事の指示出し、指示内容変更の伝達、現場の状況確認など、作業者と常に意思疎通をしなければならないので、複数の案件を管理する当社の担当者は、一日中電話に追われているという感じでした。また、現場ではしばしば予想外のトラブルが発生しますが、電話で説明を受けても細かな状況がよくわからず、管理者がわざわざ現場へ確認しに行くことも少なくありませんでした。付き合いの深い一部の作業者との間ではLINEを使っていましたが、すべての協力会社の方に個人LINEの業務利用を求めることはできません。
業務連絡をどうにか効率化できないかと思っていたところ、都内約100の小中学校にWi-Fiを敷設するという案件を依頼されました。当時の当社の体制では1日2～3校を行うのが手一杯でしたが、工期に間に合わせるには1日５～6校をこなさなければならず、そのためには協力会社の数を大幅に増やす必要がありました。そうなると業務連絡の件数も飛躍的に多くなるので、それまでのように電話でやり取りをしていたのでは、とても対応することができません。電話に替わるコミュニケーションツールを導入することが、その案件を受注するための絶対条件となりました。
LINE WORKSを検討した経緯と選択理由をお聞かせください。
岸さん :
当社にも協力会社にも年配の人がけっこう多いので、操作が複雑なツールを導入してもなかなか定着しないだろうと思いました。そこで注目したのが、ユーザーインターフェイスがLINEに似たLINE WORKSです。まずは当社の社員と協力会社の作業者数人で1ヵ月ほど試用したところ、すぐに使いこなせるようになり、電話とは比較にならないほど業務連絡がスムーズになりました。それを受けて社内のコミュニケーションツールとして正式に導入するとともに、当社の主要な協力会社3社と、個人で工事を請け負う30名ほどの作業者の方にアカウントを発行して、日常的な業務連絡をLINE WORKSで行うようになりました（※）。
LINE WORKSの具体的な活用シーンとその効果をお聞かせください。
【トーク】工事進捗が飛躍的に向上 / 手書き日報・経費精算もデジタル化
【ビデオ通話】現場に赴く工数を削減 / 在宅ワーク時の会議に活用
【データ共有】いつでもどこでも最新の図面データにアクセス
【カレンダー】進捗管理、スタッフの予定を集約し管理業務負荷を軽減
岸さん :
連絡手段がLINE WORKSに置き換わってからは、管理する側も作業者も、お互いに用件があればトークで送信しておき、回答が得られるまで他の作業を進められるようになりました。電話によって業務を中断させられることがなくなった結果、工事の進捗速度が大幅にアップ。それまで、いかに多くの時間を電話に奪われていたかを改めて実感させられました。現場が不測の事態に直面したときは、状況を示す画像をトークやビデオ通話で送信してもらえばよいので、以前のように管理者がわざわざ現場に足を運んで状況を確認することも減りました。そのおかげで、都内約100の小中学校にWi-Fiを設置する案件は予定した工期内に完了し、施工会社として１つ上のステージにステップアップできたという自信を持つことができました。
外部の作業者との連絡がスムーズになっただけではなく、社内のさまざまな業務の生産性も向上しています。工事などに関する資料をLINE WORKSのクラウドストレージ「Drive」に移行したことで、担当者が出先から業務データを確認できるようになりました。施工図面に急な変更が生じた場合、以前は紙の図面を現場に届けなければなりませんでしたが、Driveを利用すれば作業者がいつどこにいてもスマホから最新の図面データにアクセスすることが可能です。
手書きだった日報も、LINE WORKSのトークで提出するやり方に変更しました。施工画像を添付できるようになって日報としての精度が高まるとともに、現場に出た社員は日報を書くためだけにオフィスに戻る必要がなくなりました。同様に、手書きの書類に領収書を添えていた経費精算もLINE WORKSに移行しました。いまは精算書のExcelファイルと領収書の写真を添付して経理担当者に送ればよく、手間のかかる精算業務が簡便になったのです。
以前は案件の進捗管理にオンラインストレージサービスのプロジェクト管理機能、社員の日程管理に別のスケジューラを用い、外部の作業者のスケジュール調整には電話かメールを使っていました。それらの機能をLINE WORKSのカレンダーに集約したことで、管理業務の負担も大きく軽減しています。社員や外部作業者の入れ替わり時はLINE WORKSのIDを発行・削除するだけで済むので、複数のツールのアカウントを管理する煩わしさからも解放されました。
新型コロナウイルスの影響で、御社の働き方は変わりましたか。
岸さん :
通信設備工事の件数は、新型コロナの影響で目立って減ってはいませんが、一部の社員は在宅ワークをする機会が増えました。それでも以前と変わらずに業務を継続できているのは、LINE WORKSによって社内の連絡体制が整備されていたからです。感染予防策の周知や個々の社員の体調確認なども容易にできることは、大きな安心感につながっています。
政府が緊急事態宣言を発令してからは、施工案件に関する社員どうしの打ち合わせに、音声・ビデオ通話を使うようになりました。できるだけ対面を避けることは今後も必要なので、トークルームの複数のメンバーで通話ができる機能は非常に便利だと思います。
さまざまな業務をLINE WORKSに集約したことで、どんな成果が得られましたか。
岸さん :
こうした取り組みを進めたことで、当社の社員の残業時間を1日30分～1時間程度縮減することができました。会社にとっては、業務生産性が向上したことで同時に回せる案件が増えたことも大きな成果です。受注できるキャパシティは、以前に比べて30～40％拡大しました。交通誘導警備を事業化できたのも、管理者が現場に出向くことなく、派遣する警備員から出退勤報告をトークで送信してもらう仕組みを構築できたおかげです。
また、LINE WORKSを導入してからは、休憩時間中の雑談めいたやり取りも含めて社員どうしのトークによるコミュニケーションが活性化し、社内の雰囲気が明るくなった気がします。施工トラブルや社員の離職はコミュニケーションが円滑でないことが一因となるケースがありますが、LINE WORKSは職場環境の改善にも貢献してくれているようです。
LINE WORKSの活用を、今後どのように発展させたいとお考えですか。
岸さん :
業務に関するさまざまな報告書の作成はまだPCで行われていますが、トークにテンプレートを用意することで、省力化できるのではないかと考えています。LINE WORKSの多様な機能を使いこなして、少しずつ効率化を積み上げれば、さらなる業務生産性の向上を実現できるはずです。文部科学省はオンラインの学習の普及を推進しようとしていますし、その動きは新型コロナによる休校の増加などでますます加速するでしょう。情報通信インフラの整備を行う当社にとっては事業拡張の機会となるので、LINE WORKSをリソースとしてそのための体制づくりにさらに力を入れていくつもりです。
お話を伺った方
岸 浩光さん
専務取締役。会社全体の管理業務を担当している。
※圭電工業の社内ではメールや大容量Driveが利用できる上位プラン、社外パートナーはトーク中心のライトプランやフリープランを運用。
※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2020年6月当時のものです。
