千葉県千葉市に本社を構える株式会社協同工芸社は、屋内外の看板やサインを企画からデザイン・製作・施工まで一括して手掛けている。社員間の情報伝達を速める目的からLINE WORKSを導入した同社は、案件に関わる各部門の担当者が、会社にいながらにして施工現場の状況を同時に把握できる環境を実現。業務効率が大幅に向上し、ミス・ロスが大幅に削減され、工期の短縮にもつながったといいます。同社の皆さんに、LINE WORKSの具体的な活用シーンと導入効果をお話しいただきました。

本事例のポイント

• 関係者全員で各案件の進捗状況が把握でき非効率な社内連絡が軽減
• ワークフローシステムを連携させ、最短5分で決裁が完了
• 現地調査や製品チェックの移動時間を効率化
• グループウェアとしてホーム・アンケート・Driveを活用

御社の事業内容をご紹介ください。

長塚さん :

1969年創業の当社は、屋内外の看板やサインを企画からデザイン・製作・施工まで一貫して請け負っています。大規模な看板や特殊看板も数多く手がけ、例えばプロ野球チーム・千葉ロッテマリーンズの本拠地ZOZOマリンスタジアムの看板も当社が製作したものです。個人の顧客向けにオリジナルデザインの表札やファブリックパネルを販売するECサイトも運営。新型コロナウイルスの感染が拡大してからは看板製作で培った技術を生かし、医療現場での飛沫感染防止を目的としたアクリル製品やPCR検査ボックスなども製造するようになりました。

以前はどのような課題を抱えていましたか。

・顧客の様々な要望を叶え、ミス・ロスをなくし短納期を実現するためには部門間の円滑なコミュニケーションが必須

・製造過程や施工完了時の状況をデスクで確認できるようにしたい

・数日かかる上長承認を速やかにし、営業活動を効率化したい

長塚さん :

看板製作はお客様からの細かな要望が多く、納期も短いことが一般的なため、各部門の担当者が密に連携して仕事を進める必要があります。しかし、社内の主な連絡手段が電話とメールだったため、意思疎通にタイムラグが生じがちでした。製作過程でのミス・ロス、「言った、言わない」のトラブルも多発し、その大半がコミュニケーション不足に起因しているものと思われました。

時田さん :

本社工場と第二工場と合わせて8部署 約100名を管理していますが、短納期が多い看板製作では工程管理が重要になります。常に複数の案件が同時進行しているなか、新規案件がいつ工場に降りてくるのか、企画部に「あの案件の製作は今どこまで進んでいるのか？」など、絶えず問い合わせるような状況でした。また、工場で会社からスマホを貸与されているのは一部の管理者だけだったので、トラブル発生時の原因などを探る際、心当たりがありそうな社員一人ひとりに事情を聞いて回るしかない点も非効率でした。

栗田さん :

工場からひんぱんにくる問い合わせ対応に追われ、電話を受けながら自分の仕事を回すような状況でした。また、企画部は自分が設計した製品の仕上がりをチェックしたり、施工完了報告を受けます。製品チェックは本社から少し離れた場所にある第2工場まで出向くことが多く、移動にかかる時間が惜しかったですし、納品先で看板を取り付けた職人から施工完了の報告を電話で受けるときは、言葉だけでは現場の様子を正確に把握できないこともありました。

井草さん :

営業部から依頼を受け、看板などを設置する現場の状況をあらかじめ調べに行くのが私の主な業務の１つです。現場で撮った写真はその場で営業担当者に送るのですが、携帯電話からはデータ量の大きい画像をスムーズに送信できないことに悩まされていました。

長塚さん :

社内のこうしたさまざまな課題を解決するには、社員間の意思の疎通をスピーディにすることが不可欠でした。当社には利益の一部を、決まった割合で業務環境向上のために投資する方針があります。全社員にスマホを配布するとともに、新たなコミュニケーションツールを導入することを決断しました。

課題解決の手段としてLINE WORKSを選ばれた理由を教えてください。

長塚さん :

グループウェアの導入も検討しましたが、多くの社員からプライベートで使っているLINEのスピード感あるコミュニケーションを仕事でも実現したいとの声があり、UIや操作性の似ているLINE WORKSを選択しました。操作が容易なので特別な導入教育が不要なことや、多様な機能を備え、グループウェアとして使える点も魅力でした。

LINE WORKSの具体的な活用シーンと導入効果をお聞かせください。

【トーク】部署を横断した情報共有が工期短縮・残業削減につながった

【カレンダー】その日に対応できる現地調査が１ヶ所 → 3ヶ所に

【全体】工程のスピードアップ、ミスロスによる損失も軽減

玉那覇さん：

私は官公庁が発注する看板製作などを受注するための営業活動をしています。営業社員別にグループトークが作られていて、私が担当する案件は自分のトークルームでやり取りがされます。トークグループは上司、工場長や製造の社員、企画部、工務部といった工程に関わる52名のメンバーがいて、受注後の製造工程に関するさまざまな情報を共有しています。

時田さん :

グループトークがあることで、全員が案件ごとの進捗状況をリアルタイムに把握できるようになりました。製造工程でトラブルが発生した場合などは工場の全社員に一斉に問い合わせができ、原因究明に要する時間も短縮。また、短納期の案件の対応可否を営業担当者から打診された場合、以前は製造の社員に都合を確認して回らなければなりませんでしたが、そうした確認もすぐにできるようになりました。社内の調整ごとに費やす時間が減ったことで、多くの案件の工期が短縮しただけではなく、工場に勤務する社員の残業削減にもつながっています。

井草さん :

トークによって、看板の設置予定現場などで撮った現地調査の写真を営業担当者とスムーズにやり取りできています。また、外出の予定をカレンダーで共有することで、現地に出向いている最中に「付近の別の現場の調査もしてほしい」といった依頼や調査に必要な資料が営業部からトークでくるので、現地調査の時間を有効活用できるようになりました。

栗田さん :

製品の仕上がりを写真や動画などを使い視覚的に確認できるようになり、本社と第2工場の往復に時間を割くことがなくなりました。また看板の取り付け後に施工現場の写真を送ってもらうことで、正確に把握ができるようになっています。単発で仕事に加わる外部スタッフとも外部トーク連携でLINEとやり取りできるので、作業報告や細かな指示がスムーズになりました。

現場の職人とも写真や動画で状況を確認

カレンダーは私も重宝しています。以前は全社共通のスケジューラーがなく、描いた図面をチェックする上司が外出していると業務がそこでストップすることがありましたが、スケジュールを共有できるようになった今は、上司の予定を考慮して仕事が進められるようになりました。スケジューラーが別のシステムだとわざわざ立ち上げる必要があり面倒ですが、日常業務で使うLINE WORKSに組み込まれているのは本当に便利です。

長塚さん :

LINE WORKSの導入によって、社内に流通する情報が停滞しなくなり、工程のスピードアップが実現しました。また、各案件の進捗状況が複数の担当者に同時に共有されることで、ミス・ロスが大幅に減少しています。トークによる報連相が社内に浸透した結果、ミス・ロスの手前のヒヤリ・ハット事例も減ったということが案件の実績統計でも明らかになりました。

コロナ禍になったのがLINE WORKSの導入直後だったため、在宅ワークをする社員と会社の連絡手段としても活用することができました。売上は減りましたが、業務効率が高まったことで、コロナ禍以前と変わらない利益を保つことができています。

承認プロセスを迅速にするため、サテライトオフィスのワークフローとLINE WORKSの連携を図られたそうですね。

長塚さん :

紙の書類による承認申請にかなりの時間を要していたので、「サテライトオフィス・ワークフロー for LINE WORKS」を導入し、承認申請のスピードアップとペーパーレース化を同時に実現しました。申請書類が登録されるとワークフローの各種通知がトークに届き、また未決裁案件があることも通知されるので、保留にして検討していた案件の承認をうっかり忘れることも防げるようになりました。

玉那覇さん :

入札に必要な書類の作成には3～4人の上司による承認が必要で、以前は全員に捺印してもらうのに短くても2日は要していました。今はクラウドで回覧されることで上司がどこにいても捺印でき、早ければわずか5分ほどで承認が完了しています。

ワークフローとの連携で承認要請をトークで通知

ほかにLINE WORKSのどのような機能を活用されていますか。

長塚さん :

全社員に向けた会社発信の情報は、ホームに掲載して周知しています。また、総務部ではランチの仕出し弁当の注文希望者を、アンケート機能で募っています。さらに、コロナ禍になってからは全社員に毎朝の体温を報告してもらっていますが、その集計もアンケート機能で行い、総務部の業務負担を軽減しています。

ランチの注文希望や全社員の体温をアンケートで集計

井草さん :

大容量のデザインデータなどを除き、業務に関するドキュメントはクラウドストレージのDriveに保存し、全社員がどこにいても確認できるようになりました。

LINE WORKSの活用を、今後どのように発展させたいとお考えですか。

長塚さん :

現在、協力会社に無料プランのLINE WORKSを利用することを推奨しています。外部トーク連携でグループを作成し、ノートで業務情報をセキュアかつスピーディに共有することが目的です。

また、ものづくりの現場では実際に社員どうしが顔を突き合わせてアイデアを出しながら協働することが必要ですが、それに付随するコミュニケーションについては、LINE WORKSをはじめとしたITツールを積極的に活用して効率化を図り、社員がより働きやすい環境づくりにつなげることが大切だと思っています。

今後も、そういった観点からIT環境の整備を進めていくつもりです。

【お話を伺った方】

長塚 公章さん

2代目経営者として代表取締役社長を経て代表取締役会長に就任。BtoC市場への進出など新規事業も積極的に推進。

時田 和之さん

工場長として第1・第2工場の製造現場全体を管理する。

井草 直美さん

工務部 管理課で営業部門の業務をサポート。

栗田 淳平さん

看板をはじめとする製品の設計・デザインを担当。

玉那覇 琳さん

営業部 開発課で官公庁発注案件の入札などに携わる。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2021年4月当時のものです。