建築・土木・砕石・不動産などの事業を展開する陸中建設株式会社。社内の主なコミュニケーション手段が電話とメールだった同社は、業務連絡や情報共有を迅速に行える環境を構築するべく、LINE WORKSを導入しました。トークをはじめとするさまざまな機能を活用することで業務のデジタル化を実現した同社の皆さんに、LINE WORKSの具体的な活用シーンと導入効果をお話しいただきました。
本事例のポイント
- 一斉連絡できる手段を確立し、情報伝達に要する時間の短縮で業務生産性向上
- 承認申請や届出提出をオンライン化して、スピードアップ
- グループウェアとして多機能を使いこなし、業務のデジタル化を実現
御社の事業内容をご紹介ください。
伊藤さん :
岩手県宮古市に本社を置く当社は、建築・土木・砕石・不動産を主事業とする地場の総合建設会社です。「地域に何ができるのか、それがすべての発想の原点である」を経営理念として、1963年の設立時より地域の発展に尽力。東日本大震災後の復興事業にも携わってきました。岩手唯一のプロバスケットボールチーム「岩手ビッグブルズ」を復興試合開催スポンサーとして支援するなど、地域のスポーツ振興にも力を入れています。
以前はどのような課題を抱えていましたか。
伊藤さん :
社員間の主な連絡手段が電話とメールだったため、重要な業務情報をスピーディに伝えることができませんでした。また、砕石場での業務に携わる社員にはPCを貸与しておらず、全員にメールアドレスも付与していないことから、会社発信の情報を全社員に速やかに周知する手段もなく、コミュニケーション環境を改善することが以前からの当社の課題となっていました。
大上さん :
総務部から各部署の担当者への連絡は基本的にメールで行っていました。メールは相手がいつ読んだか分からないので、重要な連絡に関しては電話をかけて確認するという二度手間が発生しがちでした。
伊藤さん :
社内のワークフローは紙ベースで、私が出張などで社外に出ているときは決裁が滞ってしまう状況も改善したいと考えていました。
課題解決のためにLINE WORKS選定をした理由と、導入までの経緯を教えてください。
伊藤さん :
当初は、ほかのグループウェアサービスの導入を検討して候補を絞ったのですが、そのツールは多機能すぎて社員が操作に戸惑うのではないかという懸念が生じました。「使いやすさ」の観点から改めてコミュニケーションツールをリサーチした結果、操作性がシンプルでPCでもスマホでも使い勝手がよく、プッシュ通知機能もあるLINE WORKSに注目。まずはフリープランで利用して徐々にユーザー数を増やしてみて、社内コミュニケーションの活性化に大きな効果が感じられたことから、有料プランの30日間の無料トライアル中に正式導入を決めました。
LINE WORKSの具体的な活用シーンと導入効果をお聞かせください。
・情報の一斉配信手段を確保し、飛躍的な効率化を実現
・事務所でやりとりしていた紙の提出物をデジタル化。どこにいても提出・確認が可能に
・コミュニケーションツールの導入は採用活動にも効果を発揮
伊藤さん :
電話やメールの大半がトークに置き換わり、社員間の業務連絡がスムーズに行われるようになれました。各部署のグループのほか、社内活動の委員会のような部署を横断するグループが設けられ、重要な情報を必要な関係者に向けて効率的に発信できるようになりました。今は全社的にコミュニケーションが活性化したことを実感しています。私が個々の社員に口頭で伝えていた指示は、自分が指示したことを失念することを防ぐ目的もあって、トークで送信するようになりました。これで「言った／聞いていない」というトラブルを未然に防げています。
承認申請においては紙書類を受け取るのではなく、書類の写真かPDFをトークに添付してもらい、私が承認の返信をすることで決裁するやり方に変更しました。社外にいても対応できますので、以前のように出張から帰るとデスクに承認待ちの書類が山積みになっているといったことがなくなりました。
大上さん :
他部署や出先にいる社員との連絡手段がメールからトークに替わり、用件を確実に伝達できるようになりました。なんといっても既読機能が非常に便利で、未読者に限定して電話をかけるだけで済むようになりました。
及川さん :
私はLINE WORKS導入後に当社に転職しました。以前の職場には電話、メール以外のコミュニケーションツールがありませんでしたので、例えば不在社員へのお客様からの入電内容を紙のメモに残すのではなく、即座にトークで伝えられるといった環境が非常に快適に感じます。私は会社の広報活動も担当していますが、広告物などができあがるとそのデータを社長にトークで送信して承認を受けるようにしています。手の空いたときにいち早く承認してもらえますし、社長の手元に広告物のデータが残りますので、後日に改めて確認することも容易です。
会社がオフィシャルのコミュニケーションツールとしてLINE WORKSを導入していることは、採用サイトやブログなどで紹介しています。当社が働きやすい職場であることのアピールになっていると思います。
小本さん :
私もLINE WORKSを使った社内コミュニケーションにすぐに馴染むことができました。ビジネスチャットツールとして有用なだけではなく、グループウェアとしても活用できる多機能さにも魅力を感じています。
グループウェアとしてLINE WORKSをどのように活用していますか。
【ホーム】全体に周知する伝達事項を速やかに配信、確認
【アンケート】現場に出ていても回答が容易。オンライン勉強会の感想にも活用
【カレンダー】部門全体の活動量が見える化。部下の業務量把握に有効
【Drive】各自のPCで管理していた資料をクラウドで共有することで業務効率化に
伊藤さん :
会社が発信する情報をホーム（掲示板）にアップすることで、全社員に素早く周知できるようになりました。
また、当社はSDGs（持続可能な開発目標）に関するセミナーなど、さまざまな社内勉強会を開催していますが、コロナ禍になってからはオンラインで行うようになりました。オンラインでは社員のリアルな反応を把握できないので、セミナー終了後にアンケート機能で感想を募るようにしています。
大上さん :
社内イベントの出欠や、購買するユニフォームのサイズ確認などをする際、各部署のグループトークにアンケートを発信。支店の社員や現場に出ている社員などからもスムーズに回答を得ることができます。
また、重要な業務データはDriveに保存しています。各部署のメンバーが必要なときにどこからでもアクセスできるようになったことで、業務効率が大きく向上しています。
小本さん :
トークの内容に加え、カレンダーからも行動が把握できるので、営業部門全体の人の動きを俯瞰しながら管理できます。日々のスケジュールを確認するだけではなく、業務量が各人のキャパシティを超えていないかといった判断をするためにもカレンダーは有用です。
ほかに便利だと感じられている機能はありますか。
【タスク】タスクの振り分けを可視化でき、管理が効率化
【テンプレート】紙の休暇届けをオンライン化。どこからでも提出可能に
【外部トーク連携】作成の手間や挨拶文不要で速やかに要件を進行
伊藤さん :
最近はファイルも添付できるタスク機能を活用して作業を頼むことも増えました。どの担当者にどのタスクを依頼しているかが一目瞭然です。
大上さん :
現場での業務に従事する砕石事業部の社員にはPCを配布しておらず、休暇届を提出する際にわざわざ事務所に赴く必要がありました。その手間をなくすため、LINE WORKSのテンプレート機能で書式を作成。社員が自宅などにいてもトークに添付して手軽に申請できるようにしています。
及川さん :
会社をより効果的に広報するため、情報マッチングプラットフォームの運営会社とお付き合いがあります。以前はメールでやり取りしていましたが、その会社もLINE WORKSを導入していると知り、さっそく外部トーク連携で連絡を取り合うようになりました。メールだと作成画面を開いて宛先や件名を入力したり、冒頭や文末に挨拶文が必要ですが、トークであればすぐに本題に入れるのでスピーディな意思疎通が可能になりました。
LINE WORKSの活用を、今後どのように発展させたいとお考えですか。
伊藤さん :
ワークフローシステムを導入することを予定しており、LINE WORKSとAPI連携させて活用することを検討しています。将来的には、チャットBotによる社内問い合わせの省力化など、業務効率化も進められればと考えています。
小本さん :
各部署でさまざまなITツールが導入されていますが、LINE WORKSをハブとした一元的な活用ができるように工夫すれば、より効果的な使い方ができるのではないかと思います。
【お話を伺った方】
伊藤 峻さん
祖父（創業者）、父（2代目）に次ぐ3代目として、2020年7月に代表取締役に就任。
大上 妙子さん
総務部の業務を副参事として管理する。
及川 優樹さん
総務業務に加え広報や採用業務も担当。
小本 薫之さん
営業本部 副参事として営業部門を管理。
※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2021年5月当時のものです。
