モバイル事業や決済サービスなどを主力事業とする株式会社ティーガイアは、既存のビジネスチャットツールをLINE WORKSにリプレース。LINEに似た操作感から社員に広く定着し、会社からの重要事項の伝達や社員間の業務連絡に用いられるようになりました。その結果、重要な情報がそれを必要とする社員に迅速かつ確実に伝達されるようになり、携帯キャリアショップの運営や実績管理などの業務効率化も実現しています。同社の皆さんに、LINE WORKSの具体的な活用シーンについてお話を伺いました。

本事例のポイント

• エンタープライズ企業にて８割以上のアクティブ率
• 使い方の問い合わせも少なく管理部門の業務負担軽減
• 全社員に向けた通達事項の周知徹底が可能に

御社の事業と、皆さんの主な業務内容をご紹介ください。

鈴木さん :

当社は携帯電話や通信サービスの販売取り次ぎをするモバイル事業や、決済サービスを提供するスマートライフ事業、法人向けに携帯電話やスマートフォン、タブレット等の最適な管理・運用を提案するソリューション事業などを展開しています。私の所属する情報システム部 インフラ開発チームは、社内の情報インフラを整備しています。

鳥羽さん :

鈴木と同じ部署で、社内のPCや携帯電話など通信機器の運用管理に携わっています。

長田さん :

同じくインフラ開発チームに所属し、情報インフラの整備に関する業務とともに、社員向けのeラーニングシステムの運用も担当しています。

石村さん :

営業第一本部 営業一部 営業第一チームのエリアリーダーとして、埼玉県に展開する携帯キャリアショップ7店舗を統括しています。

菊池さん :

私は営業第一本部 営業一部 営業推進チームで、当社が関東に展開する携帯キャリアショップ全体の実績管理等をする業務に携わっています。

以前はどのような業務課題に直面していましたか。

鈴木さん :

店舗業務に携わる派遣社員なども含む全社員のコミュニケーション環境を向上させるため、PCやスマホで使えるビジネスチャットツールを導入したのですが、約6,000アカウントを発行しながら実際に活用していたのは約６割で、アクティブ数が思ったほどには伸びませんでした。

長田さん :

以前より個人LINEを業務連絡に使っている社員が多く、ビジネスチャットツールが導入されていながらも、使い慣れたLINEを利用する社員が多かったことが、利用率が伸び悩んだ原因です。

菊池さん :

以前のビジネスチャットツールには電話帳機能や通話機能がなく、番号を知らない社員に電話をかけられないなどの不便さもありました。LINEが利用されていた理由のひとつとしてLINEには通話機能が備わっていたということも考えられます。

石村さん :

しかし、個人LINEは会社が管理するツールではありませんから、そういった状況にシャドーIT特有のセキュリティ上の不安を感じていました。

LINE WORKSを選定された理由をお聞かせください。

鈴木さん :

多くの社員が使い慣れているLINEと操作性の似たLINE WORKSならアクティブ数が向上し、シャドーITが効果的に解消できるだろうと期待されました。ちょうど当社が導入していたセコムの安否確認サービスがLINE WORKSと連携したこともあり、既存のビジネスチャットツールから切り替えることを決定しました。全社員にアカウントを配布し、ビジネスチャットツールとの並行使用期間を設けて移行させました。

長田さん :

運用開始に先立ち、セキュリティ担保のためモバイルアプリではデータをダウンロードできないようにし、労務環境を保護する観点から業務時間外のトークの利用も禁止しました。セキュリティポリシーに則り、私たち管理者がトークのログを監視できることを説明しました。

アクティブ率を高めるために工夫されたことはありますか。

鳥羽さん :

QUOカードを発行する会社が当社の子会社であることから、福利厚生の一環として、スマホで使えるQUOカードPayを配布することにし、自社でRPAの仕組みを構築して全社員のトークにそのコードを自動送信。それが功を奏し、利用率を大幅に高めることができました。

鈴木さん :

以前のビジネスチャットツールでは、利用していない社員もいたため、本社からの全社的な通達が行き届かないことがありました。しかしLINE WORKSではアクティブ率が８割以上となり、現場で活動している社員みんなが活用しています。その結果、会社からの通達事項はもちろん、本社内、全国の支社や支店内、携帯キャリアショップ内の社員どうし、また本社と支社・キャリアショップ間などの業務連絡の大半がLINE WORKSで行われるようになり、以前に増して迅速な連絡と情報共有ができるようになりました。

鳥羽さん :

LINEの操作感が踏襲されているだけあって、使い方に関する問い合わせは以前のビジネスチャットツールを運用していた頃に比べ半数程度になり、管理する側の業務負担も軽減しました。

石村さん :

私は日中、複数のキャリアショップに赴く機会が多いのですが、LINE WORKS導入後は移動中でもトークで部下への指示出しや返信ができるようになり、業務がより速く進むようになったと感じています。メールだと、このようなスピード感でこなすのは困難です。ユーザーが自由にグループトークを作成できるので、店長のみ、店長と副店長、各店舗の全社員といったコミュニケーションの目的に応じてグループを作成することで、必要な情報を必要な社員が素早く共有できる体制が整い、業務効率化につながっています。

菊池さん :

各店舗が実施するキャンペーンの告知など特に重要なものについては、確実に読んでほしいためLINE WORKSで呼び掛けをするようになりました。以前は重要な伝達事項について各店舗の店長などに電話をかけて周知徹底を図っていましたが、トークで一斉送信すればその手間と時間が省けますし、誰が既読になったかも一目瞭然です。社員が毎日受け取るメールの量は膨大なので重要な情報が埋もれてしまいがちですが、LINE WORKS導入後は伝達の抜け漏れを効果的に防止できるようになりました。

トーク以外にどんな機能を利用されていますか。

長田さん :

社長からのメッセージや、会社からの通達事項などは、ホーム（掲示板）にアップして全社員への周知を図っています。

鳥羽さん :

私はキャリアショップからインターネット回線の不具合などについて相談を受けることがありますが、トラブルに際してビデオ通話で機器の画像を映してもらうことで、本社にいながら原因の究明や対処方法のアドバイスができるようになりました。

LINE WORKSの活用を、今後どのように発展させたいとお考えですか。

鈴木さん :

クラウド上で稼働するワークフローなどとAPI連携させることで、社内の業務のさらなる効率化を追求したいと思っています。

長田さん :

会社が貸与するPCに関するヘルプデスクは別の部署が運用していますが、今後はチャットボットの活用で多くの質問に回答できるようにし、問い合わせ対応業務の負担軽減も図れればと考えています。

※2021/9/9より「ホーム」のサービス名が「掲示板」に変更されました。