近岡さん :

当社はいわゆるクライアントワークを中心としたクリエイティブ会社です。企業や行政機関、ブランドや商品が必要とするマーケティング・コミュニケーションにおいて、分析や戦略設計、プランニングといったコンサルティング業務、そしてそのプランに則って実際に制作し、展開するプロダクション業務を行っています。マーケティングやクリエイティブの世界では、多くの場合、戦略や企画だけの会社、または制作だけをやる会社というように分かれているのが一般的ですが、当社はそれを一気通貫でトータルにやるという特色があります。

近岡さん :

以前はメールかSNSのメッセンジャー、または電話でのコミュニケーションが主でした。資料の確認も基本的にはメールやSNSに添付して行っていました。社内のスケジュール管理は一部のプロジェクトを除けば非常にアナログで、朝礼の際に確認したり、ホワイトボードに記入したりしていました。

課題の1つは、様々なチェックに時間がかかっていた点です。例えば当社の場合、デザインや制作物などは上司からOKが出ないと社外に出せません。上司のチェックを受けようとしても、メールではすぐに返事がもらえなかったり、電話でもすぐに確認がとれなかったりしました。上司が会社に戻るまでチェックできないとなると、依頼した方はほんのわずかな変更のために会社に残っていなければならないですし、チェックする方は時間が遅くなってもわざわざ出先から会社に戻る必要がありました。 2つめは、会議にかかる時間です。全員が揃うまで待つことになったり、事前の情報共有が統一できていないせいで、会議の趣旨を説明するところから始める必要があったりなど、合理化できるはずの時間が多くあると感じていました。

福田さん :

スケジュール調整や社内の情報共有がとても便利になりました。全員のスケジュールが見られるので、「ここ空いていますか？」の一言でスケジュール調整ができ、非常に助かっています。会議についても、例えばホーム機能で会議の内容を先に共有して見ておいてもらうようにすることで、各自が要件と課題、最終的な落としどころを事前に考えておけるようになり、実際の会議の時間が短くて済むようになりました。 以前はメールで事前に共有していましたが、忙しくて見ていない人も多い状況でした。今は「既読状況」が分かるので、全員に見てもらえたという安心感もありますね。今は、社内での連絡はLINE WORKSで、社外はメールで、と使い分けています。これがオフィシャルのコミュニケーションの取り方になっています。その結果、以前は一日あたり100〜200通程あったメールが半分以下に減りました。

近岡さん :

もっとも大きく変わったのは、社内のコミュニケーションにほとんどメールやSNSを使わなくなったことです。敢えて無くした訳ではないですが、自然と減っていき、LINE WORKSのトークでのやり取りに移っていきました。プロジェクトごとにトークルームを作るようにしたので、そのルームを辿れば、プロジェクトの流れが全て分かります。これは凄く効率がいい。資料のやり取りも社内ではトークルーム内の添付で行うようになりました。添付されている物はそのままビューワーで開けるので、すぐに資料をチェックできます。資料のチェックをし終わったら、トークでコメントを返し、問題なければOKのスタンプを送るだけで済む場合もあります。そういった遠隔でのやり取りが非常に速くなりました。上司が戻るまで待つというような事も無くなり、仕事の完了が早くなったのは目に見える効果です。 会議も「会社に戻ってから話しましょう」、「会社で共有しましょう」と、何かと時間をとっていたのですが、トークルームを使えばすぐに共有できるので、帰社後の立ち話程度で済む打ち合わせがほとんどなくなりました。 クリエイティブ作業においては、クオリティの担保と労働時間の効率化や短縮化といった考え方がどうしても相反する場合があります。私自身も以前、繁忙期には深夜まで会社で仕事をしていることもありましたが、LINE WORKSを入れてから、終了時間が圧倒的に早くなりました。時間が空いた分、より多くの仕事ができるようになり、全体の生産性が上がったという印象です。

例えば当社ではイベントの運営も手掛けておりますが、イベント当日に準備設営の時から本番の様子までをトークで全社に流すこともあります。そうすると、設営に立ち会っている様子や、徐々にブースが出来上がってくる様子が全員に送られるので、そのイベントに直接関わっていないスタッフも含め、会社全体が同じ現場を見ることになります。結果的に自分事として捉えやすくなるので、皆が「お疲れさま」と声をかけ合うなど、会社として一体感が強まったと感じますね。