有限会社ウェルフェア三重は、三重県内に11カ所、介護付有料老人ホームやグループホームなどの介護施設を運営する企業です。本社と各施設とのスムーズな連絡に課題を感じていた同社は、LINE WORKSを活用。台風など災害時の緊急連絡のほか、コロナ禍においても的確な判断や指示に大きな役割を果たしています。LINE WORKSにより、同社の課題がどのように改善されたか、お話しいただきました。
本事例のポイント
- 本社と11カ所の事業所が一斉に連絡を取り合うことが可能に
- 委員会ごとにグループトークをつくりLINE WORKSの活用を促進
- BCP対策の一斉連絡や災害時の状況把握、コロナ禍の対応指示を全施設で共有
御社の事業内容をご紹介ください。
松原さん：
当社は、三重県伊勢市を中心に津市・南伊勢町等でグループホーム・有料老人ホームを運営しています。加えて、介護事業の開設・運営コンサルタントも行っています。
これまでどんな業務上の課題を抱えておられましたか。
松原さん：
当社は三重県内に11カ所の介護施設を運営していますが、各地域に点在していることもあり、迅速な情報共有が以前からの課題でした。これまでは本社から各施設長への連絡にメールや電話を利用していましたが、そのやり取りが煩雑になりがちで多くの時間を要する状況になっていたのです。
濱地さん：
私は本社で事務全般を担当しています。本社から各施設と連絡を取ることが多いのですが、施設長は現場のシフトやご利用者の都合などに合わせ、それぞれがバラバラの時間に勤務しています。そのため、これまでは連絡を取ろうとしても、タイミングによっては施設長が退勤していて、翌日まで返事が返ってこないということがありました。
連絡に緊急を要する場合は、各施設長に開封確認機能付きでメールを送付して、その後、開封の確認が取れない施設に個別で電話連絡をしていました。しかし11の施設を管理するとなると、こういった確認作業だけでも非常に多くの時間を取られます。
課題解決の手段としてLINE WORKSを選ばれた理由と、本格導入までの経緯を教えてください。
松原さん：
以前はLINEを利用し、私用のアカウントで業務連絡をすることもありました。しかし、シャドーITを懸念し、新たに会社公式のビジネスチャットツールの導入を模索していました。そのような中でLINE WORKSの存在を知り、まずはフリープランを少人数で試して使用感を確かめることから始めようと思ったのです。
LINE WORKSの大きな特長として、誰がメッセージを既読・未読なのかが分かるという点があります。迅速な情報共有が必要なとき、「情報が伝わっていないのが誰か」が分かると、別の手段で即座にその情報を伝える判断が可能です。緊急連絡もよくある業態なので、ビジネスチャットツールを選ぶに当たっては、この既読機能が大きなポイントになりました。
導入にあたり、まずは私が管理を担当する施設で、試験的に利用を開始しました。担当施設の社員からも好評だったので、徐々に利用施設を拡大していきました。また、当社には社員研修計画を立てる委員会や、経営戦略を担当する委員会など、役割に応じた社員による委員会制度があります。それぞれの委員会ごとにLINE WORKSのグループトークを作ることで 利用を促進しました。
BCP対策の委員会による災害対策もグループトークで対応しています。数年前に台風が三重県へ接近した際は、社長からの指示をBCP対策委員会のグループで共有。情報が一斉に伝わり、さらに現場の様子を写真で共有することで、より的確な状況判断がリアルタイムでなされました。この台風時の体験が全施設への拡大を社長に進言するきっかけとなり、本格導入へと至りました。
LINE WORKSの具体的な活用とその成果を教えてください。
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ICTの活用でスタッフにゆとりが生まれ、事故の防止やサービスの向上に貢献
【グループ】有事における的確な判断を一斉伝達でき、余計な心配や連絡が軽減
【カレンダー】面談専用をつくり、スタッフの都合に合わせた柔軟な面談予約・変更が可能
【アンケート】研修アンケートに実施し、周知・回収・集計が便利に
松原さん：
災害時の本部と各施設の連絡にグループトークを利用しています。LINE WORKSで連絡を取ることの大きなメリットは、全体に向けてスムーズかつ的確に情報共有できることです。
ため池や海が近い施設は、台風の際に水害の発生が想定されます。今までは本社が正確な現状を把握できず、念のために避難させるようなこともありました。しかしLINE WORKS導入後は、状況写真を撮ってすぐに本社へ共有してもらうことで、実際の状況を確認して避難するかどうかを速やかに判断できるので、余計な心配が減りました。
また、コロナ禍での対応にもグループトークを利用しています。どこかの施設で発熱者が出た時の対応などについて、一度トークで相談があれば、どのように対応するかを指示した記録がトークルームに残ります。他の施設で同様の出来事があった場合も、過去の指示を見ながら対応すれば良いので、同じ質問が何度もくるようなことがなくなりました。スタッフの新型コロナワクチン接種後の状況もグループで報告すると、副作用の様子などから、接種後にはスタッフを一日公休にするなど、次にワクチンを接種する施設が前もって対応策を練る余裕が生まれました。
また、当社ではキャリアドッグ（従業員とキャリアコンサルタントが1対1で行う面談）を受ける機会を設けています。面談専用のLINE WORKSのカレンダーを作り、スタッフ自身が面談を希望する日時を登録すれば予約が完了になる仕組みを作りました。急な予定変更があっても簡単に修正できるなど、柔軟に対応できることが魅力です。
スタッフの研修内容に関するアンケートもLINE WORKSで実施しました。以前は用紙に意見を書いてもらい、それを回収していたのですが、LINE WORKSのアンケートでは一斉周知・回収ができるので非常に便利です。
ICTの活用で業務効率が上がったことは間違いありませんが、その結果スタッフにゆとりが生まれ、事故の防止やサービスの向上につながっていることが一番のメリットです。
同社は、2021年11月11日にLINE WORKSとシステム連携が開始された介護記録ソフト「ケアコラボ」のパイロットユーザーとして利用し、その成果を実感しています。
ケアコラボに投稿されたコメントがLINE WORKSの「トーク」にもタイムリーに自動投稿されることで、LINE WORKSを利用しているスマートフォンなどのデバイスで通知を受け取ることができます。
同社は、コロナ禍において記録を家族と共有できるケアコラボの「家族機能」を使いはじめ、記録に沿って利用者のご家族とコメントでコミュニケーションをとっていました。
ケアコラボとの連携について松原さんは以下のようにコメントしています。
書き込みがわかればレスポンスも早くなり、ご家族の安心感につながる
これまでは自分からケアコラボを見に行かないと更新情報や投稿内容がわかりませんでした。例えば、ケアコラボを介して、ご家族から「体調が心配です。大丈夫でしょうか？」といった質問がきても気づくのに遅れてしまい、返事が日をまたいだり、数日経ってから気づくといったこともありました。
LINE WORKSと連携するようになってからは、ケアコラボに書き込みがあると同時にLINE WORKSで通知が来るようになりました。通知をタップすれば、投稿者や内容の一部がすぐに確認できるので、対応を要する内容かどうかの判断が早くなります。質問を送ったご家族は返事が来るまで心配しながら待っているわけですから、すぐにレスポンスできるようになったのは助かります。
離職防止、ケアの品質向上にも期待
ケアコラボには職員が書き込んだ介護記録にご家族や同僚が「いいね」をつけられる機能があります。「いいね」が何件以上ついたらLINE WORKSに通知させる、という設定ができるので、こうした工夫から仕事の評価が見える化すれば、職員のモチベーション向上に影響し、離職防止も期待されます。
ご家族に喜んでもらいたいという気持ちはサービスの質の向上にも結びつくでしょう。
LINE WORKSとケアコラボ連携の詳細・問い合わせはこちら
今後、どのようにLINE WORKSを活用したいですか？
濱地さん：
現在、ICT導入補助金で、勤怠管理を紙のタイムカードからシステムに切り替えることを計画しています。この勤怠システムとLINE WORKSを連携させることも検討したいです。
松原さん：
LINE WORKSの導入が、スタッフの働きやすさとご利用者・ご家族様のケアの向上につながったと実感しています。またケアコラボの活用により、ご利用者のご家族様も、施設内の様子を見える化できています。介護福祉業界は、施設でどういったことが行われているか見えづらいというイメージがありますが、ICTの活用によってオープンにすることが可能です。業界全体の未来のためにも、ICTをより積極的に導入していきたいと考えています。
【お話を伺った方】
松原 和之さん
同社介護付有料老人ホームみっかいちで施設長を務める。LINE WORKSの導入を推進している。
濱地 花寿さん
同社本社で売上管理や採用業務といった事務を担当。
※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2021年6月当時のものです。
※介護記録ソフト ケアコラボについて詳細はこちら
【資料公開】介護・福祉事業者向けLINE WORKS導入事例集
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