会社内スケジュールを管理、共有し見える化したい LINE WORKSには、予定を管理するカレンダー機能があります。自分自身の予定を登録していつでも確認できるようにしたり、他のメンバーの予定を確認したり、自分の予定に招待したりすることができます。カレンダーには、「予定表」と「メンバー予定表」の２種類の表示方法があります。「予定表」では自分自身の個人予定などマイカレンダーに登録された予定の管理が確認できます。「メンバー予定表」は、組織で設定された部署やプロジェクトメンバーの予定を一覧で確認することが可能です。 パソコンからもスマートフォンからも、自分の予定のみならず社内メンバーの予定追加や共有、確認が簡単にできるので、社内のスケジュール管理を手間なく効率的に行うことができます。   — 部署やチームでメンバーの予定を管理、共有 部署やチームでメンバーの予定を管理、共有するには「メンバー予定表」の活用がおすすめです。あらかじめ組織を登録しておけば、メンバー予定表では登録した所属組織のメンバーの予定を一覧で確認することが可能です。 外出先からでもスマホからメンバーの予定を確認できますので、急な予定変更でも最新の予定が伝わり、日程調整も簡単です。また、管理職であれば部下のタスクや稼働状況を把握できるようになるので、負荷が高い人の業務分散にもつなげられます。   — 社長や役員のスケジュールを管理、共有 社長や役員の方は、社内の会議や来客、訪問、出張など多くの予定が入っています。そのため、優先順位を把握し、ミスが発生しないように予定を管理する必要があります。 細かいスケジュールの管理には、LINE WORKSカレンダーの「予定表」を活用するのが便利です。例えば登録した予定を、優先度や予定の種類によって色分けして管理することができます。優先度が高い予定は赤、来客は青、訪問は黄色などと色分けしておくことで予定が把握しやすくなります。空き時間もひと目でわかるので、急な予定変更の対応もスムーズに行えます。 ※スケジュールの色分けは、全メンバーが利用可能です。 また、社長や役員の予定は秘書の方などが代わりに登録したいというケースも多いと思います。LINE WORKSのカレンダーでは、他人の予定を代わりに登録する代理登録が可能です。パソコンのブラウザでLINE WORKSのカレンダーを開き、代理登録される人 (例：社長)が、代理登録する人 (例：秘書)にカレンダーを共有し、管理権限を付与することで利用できます。 管理権限を付与することで、予定の代理登録だけでなく、秘書などの代理の方が「予定表」から社長や役員の予定を確認できるようになります。 張や訪問で社内にいないことが多くても、場所を問わず、新規の予定や日程変更の確認ができるので、効率よく予定を共有できます。さらに、予定登録画面では訪問場所の地図や資料も添付することができます。わざわざ個別にメールで資料などを共有する必要がなくなり、予定の詳細画面から確認ができるので便利です。 — オフィスの会議室や施設、設備の利用予定を管理 「会議の日程は調整したけれど、会議室を押さえるのを忘れていた」 「会議室が空いている時間を確認したいけれど、会社に戻らないとわからない」 といった経験はありませんか？LINE WORKSのカレンダーでは、事前に管理者画面から、会議室やプロジェクターなどの共有設備の登録をしておくことで、予定の作成と同時に共有設備の予約ができます。予定の作成とは別に、共有設備を予約する必要がなくなるため、予約忘れを防止できます。 予定登録の画面で会議室を選択すると、会議室の空き時間も確認することができます。予定の参加者と共有設備の空き状況をまとめて確認できるので、会議や来客などの調整時間が短縮されます。さらにスマートフォンからでも予約ができるので、外出中に起こる急な日程調整や変更にもすぐに対応できます。 — シフト管理 紙ベースでシフト管理をしていると、確定したシフトをスタッフ全員に共有するのが大変です。 LINE WORKSカレンダーでは、個人の予定を管理するカレンダーの他に、シフト管理専用のカレンダーを作成し、必要なスタッフに予定を共有することが可能です。専用のカレンダーに確定したシフトを入力すれば、わざわざ店舗に足を運ばなくても、各自のLINE WORKSのカレンダー画面からシフトの確認ができます。途中でシフトが変更になった場合にも、カレンダーの予定を変更するだけですぐに共有ができるので便利です。 また各スタッフから個別にシフトの希望を聞いて集計すると時間がかかってしまいます。効率的にシフト希望を収集するには、LINE WORKSのアンケート機能がおすすめです。アンケートを使えば、各スタッフのシフト希望を統一のフォーマットで収集でき、回答結果もcsv形式でダウンロードができます。各スタッフもアンケートで簡単に回答でき、集計時の転記ミスを防ぐこともできます。

  こんにちは。 カスタマーサクセス & コミュニティ本部の小寺です。 ブログでは主にLINE WORKSの活用方法やお客様事例などをご紹介していきます。 新型コロナウイルス感染症が中国を中心に大流行の様相を見せ、日本でも感染に関するニュースが日々メディアに取り上げれられていますね。   手洗いうがいやマスク着用など個人でできる対策は既に多くの方が実践されていると思いますが、 会社や団体としての準備はできていますか？   従業員の皆さんを感染症の危険にさらさないようにするためにはどうしたらいいのか？ もし社内に感染者が出てしまった時の対応は？   今回は当社で実施している「LINE WORKSを活用した対策方法」をご紹介したいと思います。 （一部サンプル画像を掲載しています）   目次： 対策には会社としての「取り決めやルール」が重要 LINE WORKSの「ホーム機能」を活用し周知徹底を実施 コピペ用！感染症対策の取り決めのご紹介   1.対策には会社としての「取り決めやルール」が重要   感染症のニュースが日々取り上げられる中、従業員の方々からこんな意見を聞く機会が あるのではないでしょうか。 「仕事で大勢の人が集まる場所に行かなければならない。感染予防には何をすればいいのか…」 「家族や近しい人が感染してしまったら、どのような行動を取ればいいんだろう…」 当社では会社・組織として感染症拡大の対策をする際に、感染経路をできるだけ少なくするための取り組みやルールの策定が重要だと考え、下記の項目について感染症対策の取り決めを規定しました。   ・感染を防ぐための手の洗い方やマスクの正しい着用方法などのマニュアル ・中国などへの渡航歴に応じた対応や出張に関する取り決め ・人がたくさん集まる展示会やイベントなどの主催や参加についての取り決め ・家族など身近な人に感染者が出た場合の対応方法 （一部抜粋）   業務内容や案件によっては特例が出る場合も想定されますが、企業としてのスタンスを明示しておくと、メンバーが行動する際の判断材料になります。   2.LINE WORKSの「ホーム機能」を活用し周知徹底を実施 次に、感染症対策の取り決めを従業員全員に周知徹底する方法です。 当社ではLINE WORKSのホーム機能（掲示板）を利用して、全従業員への情報周知をしています。   ↑投稿一覧画面   ↑スマートフォンからも見られます   LINE WORKSのホーム機能はLINEのホーム機能とは異なり、社内の（LINE WORKSを使っている）全メンバーが共通で見られる掲示板のような機能です。SNS投稿のように簡単に情報を掲載でき、投稿の既読確認やコメントをつける機能もあります。   また、今回のようなケースでは「必読」設定を使うことで、周知の徹底をはかることができます。   ↑投稿を開いた画面   ↑読んでいる人、読んでいない人がわかります   投稿したらトーク（チャット）にもお知らせが通知されます。   投稿後の修正もでき、修正したことをトーク（チャット）で再度通知することもできます。 感染症対策や情報にアップデートがあった場合は最新情報としてアナウンスしています。     感染症対策の情報をホーム（掲示板）で周知徹底することで、社内で感染症に対する基礎予防や行動について話題になることが増え、外出から帰ってきた際に手洗い、うがいやアルコール消毒をするメンバーも多くなったと感じています。   また感染症対策の情報だけでなく、当社では社内で周知したい情報を LINE WORKSのホームに掲載しています。トーク（チャット）では流れてしまう情報も、目につきやすい場所に掲載しておくことができ、周知徹底に役立っています。   ホーム機能はLINE WORKSフリープランからご利用いただくことができます。 まだご利用でない方は、この機会にぜひお試しください。   3.コピペ用！感染症対策の取り決めのご紹介   当社が利用している感染症対策の社内案内の一部を掲載しておきます。

  フリープランを活用いただいているお客様にお話しを伺いました。   九州でリフォーム工事などを実施している住宅設備サービス業、大阪で地域の障がい者支援を実施する福祉サービス業、というまったく違う業種のお客様２社でしたが、予想以上に共通点がたくさんありました。   同業の方はもちろん、臨店を効率化したい多店舗企業の経営者や管理部門の方、現場巡回をどう組むかに頭を悩ませる工事管理の方、自分も顧客訪問が多い営業部門の課長さんなど、多くの方に共通する課題の解決方法の参考になると思います。     状況1：毎日ひとり3~10件の訪問・現場作業がある。 リフォーム工事では、リーダークラスの方は1日に10件、社員2名がそれぞれ1日に5～6件を訪問し、設備工事を行っているそうです。   一方、福祉サービスでは、相談員6名が1日に3～4件のお宅を訪問し、地域生活に必要なサービスの手配や、お困りごとの相談支援をしているそうです。   1日で3～10件を訪問するということは、移動と作業を繰り返すことになります。 当然、パソコンを開く時間はありませんし、電話にもタイムリーに出られるとは限りません。 全員が出払うこともあるので、事務所の電話は転送設定にしているそうです。   こういった状況では、少人数であっても、情報共有や伝達がとても難しいですよね。   どちらのお客様も何度も試行錯誤したり、良い方法がないか模索していました。     状況２：訪問先・現場で個別対応が求められる。 毎日多くの案件に対応するために、ひとりひとりは独立して動き、各自が担当している案件に対応していきます。   ところが、訪問先や現場では、その場で解決できないことが発生します。 例えば、部品の手配であったり、後日の再訪問が必要だったり、急きょ病院に連れていったりと、必要な対応はさまざまです。   そんなときには、他の人に協力を仰いだり、内勤の人にフォローをお願いしたり、翌日以降の担当者に引き継いだり、といったコミュニケーションが必要になります。 しかも、作業や移動の合間に。     課題１：独立して動きつつも、いざという時の連携が欠かせない。 課題２：メンバーが3人以上になると、お互いの動きが見えづらくなる。 いまこの瞬間、誰が、どこで、どんな案件に対応しているのか。   それを踏まえて、誰に、どんなことをお願いすると、お客様のために最適な対応ができるのか。   電話やホワイトボードを使った連絡や情報共有は手軽で便利な反面、出先ですばやくこういった判断をしようと思うと、限界があります。   また、メンバーが増えるほど、連絡や共有が難しくなり、適切な対応も取りにくくなります。 今回お話しを伺ったお客様も   ふたり目の社員が独り立ちするようになってから、出先での情報共有の必要性を感じるようになった。 この1年で社員が2人増えたことで、お互いの動きが見えづらくなった。   とおっしゃっていました。   わずか数名の違いですが、1対1では簡単だった連絡や情報共有も、3人、4人、5人と人数が増えるたびに、急激に難しくなります。       効果：ひとりひとりの活動の見える化。日報・共有の効率アップ。メールは10分の1に激減。   2社のお客様ともに、このような課題を抱えながら、試行錯誤していました。   ショートメールでは文字数の制限があったり、パソコンで使えないのでファイルの共有がしづらかったり、LINEでお客様の情報をやり取りすることには抵抗があったり、となかなか良い案が見つからないなかで、LINE WORKS に無料版（フリープラン）が出きたというニュースを見て、すぐに試してみたそうです。   「カレンダーをカテゴリ分け（色分け）できるところが、採用のポイントだった」 「社員の予定を横並びで確認できるのが良かった」   2社のお客様ともに、まずは課題だった社員の動きをひと目で把握するため、カレンダー機能を中心に、検討されました。   その結果、   誰がどこにいるのかスマホ１つですぐにわかるようになった。 応援が必要な際などすぐに状況がわかるので、助かる。 社長がどこにいるのか分かるので、ものすごく助かる！   といった効果を実感されています。   また、導入後は、カレンダー機能だけでなく、チャットによる連絡や資料共有にも使うようになり、さらに効果をあげていらっしゃいます。   以前は、FAXをPDFにしてメールに添付して送っていたが、相手が見ているのかどうか分からなかった。 それをチャットにしたことで、既読確認ができるので、仕事が効率化された。 おかげでメールは10分の1に減った。 週に1～2回は現場で分からないことがあるが、写真や動画をLINE WORKSで送ってすぐに聞けるので、その場で対応できるようになった。