企業のIT活用を支援する株式会社大塚商会では、全社的なAI活用の推進と「社員DX」を掲げ、業務変革に取り組んでいます。その中で、約2600名のエンジニアが所属する技術部門において大きな課題となっていたのが、お客さまとの打ち合わせや会議後の議事録作成業務でした。同社は、高いセキュリティ要件とコストパフォーマンス、そして管理のしやすさを重視し、LINE WORKSのAI議事録作成ツール「AiNote」を導入。導入の経緯や選定の決め手、現場での活用状況と効果について、サポート統括部の山田さんと伊藤さんにお話を伺いました。

＜本事例のポイント＞

• エンジニアの議事録作成時間を半減させ本来業務への集中を実現
• 組織全体の利用時間ベースの料金設計でコストパフォーマンスを最適化
• SSO連携による容易なアカウント管理で運用負荷を軽減

御社の事業概要をご紹介ください。

山田さん:

私たち大塚商会は「ITでオフィスを元気にする」を掲げ、AI等の最新技術と培ったノウハウで、お客さまの課題をワンストップで解決するソリューションを提供しています。私はサポート統括部の効率推進課に所属しており、社内の技術部門、つまりエンジニアたちが使用するシステムの運用管理や業務改善のサポートを行っています。弊社には約2600名のエンジニアが在籍しており、その業務範囲はハードウェアの保守からシステムの開発、CAD関連まで多岐にわたります。

社内では「AI活用の推進」が経営トップからの指示として強く打ち出されており、全社を挙げてAIによる業務効率化やDXに取り組んでいる最中です。今回の「AiNote」導入も、まさに技術部門における社員DXの象徴的なプロジェクトの一つとなります。

今回の導入検討に至った背景には、どのような業務課題があったのでしょうか。

山田さん:

今回の導入検討に至った背景には、エンジニア特有の業務課題がありました。エンジニアの仕事において、お客さま先での打ち合わせや社内のプロジェクト会議は頻繁に発生します。これまで、正確な記録を残すためには会議中にメモを取り、帰社後に録音を聞き直して文字に起こし、議事録として体裁を整えるという工程が必要でした。

伊藤さん:

特にシステム開発を行うアプリケーション部門などでは、詳細な仕様決定や要件定義の会議が長時間に及ぶことが少なくありません。例えば1時間の会議であれば、その内容を正確に議事録としてまとめるのに、録音の聞き直しを含めると2時間から3時間かかることも珍しくありませんでした。単純計算で会議時間の2倍から3倍の工数が事後処理にかかっており、エンジニアが本来集中すべき技術的な作業やお客さまへの提案活動の時間を圧迫していたのです。

数ある議事録作成ツールや文字起こしサービスの中で、AiNoteを選定された決め手は何だったのでしょうか。

山田さん:

当社ではいくつかのAI議事録作成サービスを販売していますが、プロモーション担当から当社でも販売しているAiNoteを薦められました。重視したポイントは、「文字起こしの精度」と「コストパフォーマンス」、そして「管理のしやすさ」です。まず精度に関しては、複数のサービスを実際にテスト運用し比較を行いました。その結果、AiNoteは通常の日本語会話における認識精度が非常に高く、自然な話し言葉でも正確にテキスト化される点が優れていると感じました。

伊藤さん:

特に評価しているのが、会話中の「えー」「あのー」といった意味を持たない言葉を自動的に取り除く「フィラー除去」の性能です。書き起こされたテキストが非常に読みやすく、後から修正する手間が最小限で済みます。また、「話者分離」機能によって、「誰が」「何を」話したかが視覚的に整理されるため、会議の流れを追うのが非常にスムーズです。

山田さん:

また、コスト面での柔軟性も大きな決め手となりました。エンジニアの業務は月によって波があります。ある月は開発作業に注力していて会議が少ないエンジニアが、別の月には顧客訪問が重なり会議が増える場合もあります。そのような中、1ユーザーあたり月額固定のライセンス形態の文字起こしサービスが一般的ですが、これでは利用頻度が低い月でもコストが発生してしまいます。一方、AiNoteは組織全体の利用時間をベースにした柔軟な料金設計のため、無駄なコストを抑えつつ、全エンジニアに対してアカウントを発行できる環境が整えやすかったのです。

大規模な導入にあたり、管理面で特に評価されている点はありますか。

山田さん:

管理面において非常に助かっているのが「SSO（シングルサインオン）」でのログイン設定ができる点です。数千名規模のユーザーを管理する際、アカウント管理の手間は大きな課題となりますが、SSOを利用することで既存のID管理基盤と連携でき、トラブルなくスムーズに運用を開始できました。

導入時の社内展開や、現在の利用状況について教えてください。

山田さん:

現在、AiNoteを利用開始から3カ月程度経ちますが、エンジニア約2600名のうち、すでに約1600名が利用登録を済ませており、順次活用が進んでいます。導入にあたっては、マニュアルを作成して公開しましたが、直感的に使えるインターフェースのおかげか、操作に関する問い合わせはほとんどありませんでした。利用シーンとしては、お客さま先での対面会議やWEB会議、社内打ち合わせがメインです。多くのエンジニアは会社支給のスマホにAiNoteアプリをインストールし、会議の場で手軽に録音を開始しています。録音が終わると自動でクラウドにアップし文字起こしが行われ、1時間程度の会議であれば数十秒から1分程度で文字起こしデータができあがっています。

伊藤さん:

Web会議ツールにも標準で文字起こし機能がついているものがありますが、日本語の認識精度や、会議後の編集・活用のしやすさという点ではAiNoteに利便性を感じている社員が多いようです。特に、スマホさえあれば場所を選ばずすぐに利用できる機動性は、外出の多いフィールドエンジニアにとって大きなメリットになっています。また、既存のボイスレコーダーなどで録音したデータでも、後からAiNoteにアップロードして文字起こしに利用されています。

AiNoteを活用し、どのような効果を感じていますか。

・高精度な文字起こしとAI要約により、議事録作成工数を従来の半分以下に削減

・記録をAIに任せられることで記録漏れのプレッシャーから解放され、議論の本質に集中できる

・話者分離と検索機能で発言の振り返りが容易になり、情報の取りこぼしを防止

山田さん:

最も大きな効果は時間の短縮です。AiNoteの高精度な文字起こしとAI要約を活用することで、これまで録音を聞き直して一から作成していた時間が大幅に削減されました。体感としては、議事録作成にかかる工数が従来の半分以下になったと感じています。簡易的な議事メモであれば、AI要約を微修正するだけで済むため、事後処理の負担はほとんどなくなりました。

伊藤さん:

私自身も業務で活用していますが、「会議そのものに集中できるようになったこと」も大きな変化です。これまでは「聞き漏らしてはいけない」「正確にメモを取らなければならない」というプレッシャーがありましたが、AiNote導入後は、「AIが記録してくれている」という安心感があります。そのため、メモを取ることに追われる時間がほとんどなくなり、複雑な内容でも記録のために相手を待たせる必要がなくなりました。これにより、相手の話をしっかりと聞いて議論の本質に集中できるようになりました。

山田さん:

「あの時、誰が何と言ったか」という、言った言わないの確認作業も激減しました。人間の記憶や手書きのメモはどうしても曖昧になりがちですが、AiNoteの話者分離機能とキーワード検索を使えば、すぐに該当箇所を振り返ることができます。私自身は、これまで議事録に残していなかったようなちょっとした打ち合わせでも、手軽に録音してテキスト化する習慣がつき始めており、会議後の振り返りがしやすくなり、情報の取りこぼしがなくなりました。

今後の活用展望についてお聞かせください。

山田さん:

今後は、AiNoteでテキスト化されたデータを、さらに社内の業務システムとシームレスに連携させていきたいと考えています。現在はAiNoteで文字起こしをした後、そのテキストデータをコピーして、別途社内で構築している生成AIシステムに入力し、所定の議事録フォーマットに整形するというフローを行っています。将来的にはAPI連携を活用し、AiNoteでの録音終了から議事録のフォーマット生成、そしてメールでの共有までを一気通貫で自動化できるような仕組みを構築し、エンジニアの事務作業負担を極限までゼロに近づけていきたいですね。また、構築したソリューションを当社のサービスとしてお客さまに提供できるようになればさらに嬉しいです。

伊藤さん:

単語登録機能の拡充にも期待しています。社内用語やお客さまごとの業界特有の専門用語、固有名称などをより柔軟に登録・識別できるようになれば、修正の手間がさらに減り、業務効率が向上するはずです。現場のエンジニアが「当たり前に」このツールを使いこなし、本来のクリエイティブな業務に全力を注げる環境を整えることが、私たちのミッションだと考えています。

【お話を伺った方々】

山田 貴之さん

サポート統括部 効率推進課 アプリケーションスペシャリスト。社内エンジニア向けシステムの導入・運用支援を担当。AiNoteの導入選定から社内展開までを主導。

伊藤 奈美江さん

サポート統括部 効率推進課 テクニカルスペシャリスト。技術部門の業務改善やサポート業務に従事。現場目線でのツール検証や活用促進を行っている。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2025年12月当時のものです。