Drive Plus の”メタデータ”機能を使えば、電子帳簿保存法の保存要件を満たす形で画像やファイルを簡単に管理できます。
この記事では、電子帳簿保存法の基本から、Drive Plusで実際にできることまで分かりやすくご紹介します。
アップデートのポイント
1. 電子帳簿保存法とは
2. Drive Plusでできること
3. メタデータの設定方法
4. さまざまな活用方法
1. 電子帳簿保存法とは
電子帳簿保存法は、請求書や領収書などの取引書類を電子データで保存する際のルールを定めた法律です。
その中に、「取引年月日」「取引金額」「取引先」の情報でファイルを検索できるようにするルールがあります。
対応できれば日頃からファイルが探しやすくなるメリットもありますが、実際にはファイル名の変更や索引作成など手作業が多く負担に感じる方も多いのではないでしょうか。
2. Drive Plusでできること
Drive Plusなら、各ファイルの取引年月日・取引金額・取引先などの情報を“メタデータ”という形で入力・保存できます。
メタデータに入力された情報でDriveに保存されたファイルを絞り込めるため、「A社・4月分の請求書」のような検索が可能になります。
また、PaperOnで読み取った結果をメタデータとして保存することもできます。
3. メタデータの設定方法
メタデータの項目やフォーマットは、“メタデータテンプレート”を使って管理者画面から自由に作成・管理できます。
項目名やデータ型（テキスト・数値・日付・選択式）を設定できるほか、電子帳簿保存法のためのメタデータテンプレートもあらかじめ用意されているため、すぐに使い始められます。
メタデータテンプレートはフォルダごとに一括適用できるので、ファイルごとに設定する手間もかかりません。
4. さまざまな活用方法
電子帳簿保存法への対応以外にも、メタデータはさまざまな業務で活用できます。
例えば、案件・プロジェクト管理において各ファイルに担当者やステータス（進行中／完了）などのメタデータを付与すれば進捗確認が容易になるほか、
品質管理・検査記録では検査日・担当者・合否・対象ロット番号などのメタデータで監査対応や不具合発生時のトレースもスムーズになります。
ほかにも人事書類や営業資料、契約書管理など、「項目を決めてタグ付け→検索」という同じ仕組みを、さまざまな業務に応用いただけます。
まとめ
いかがでしたでしょうか。
電子帳簿保存法への対応は、Drive Plusの“メタデータ”機能を活用することで、ぐっとハードルが下がります。
アップデートのポイント
1. 電子帳簿保存法とは
2. Drive Plusでできること
3. メタデータの設定方法
4. さまざまな活用方法
ご紹介した機能は、Drive PlusもしくはPaperOn Driveオプションでご利用いただけます。
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※本記事の内容は執筆時点の情報であり、実際の仕様と異なる場合があります。
