※製品名・サービス名は、掲載日時点のものである場合があります。
多種多様な特徴を持つAI-OCRサービス、
正直、「何を比較して選べば良いのか分からない」と感じていませんか？
本記事では、
AI-OCRの導入において考えるべきポイント、
AI-OCRサービスの比較ポイントのほか、上司への提案のコツまでまとめてご紹介します。
最も大切なのは、コスト試算と提案準備です。
本記事の最後には、上司に提案する際に使える「シート」もご用意しておりますので、ぜひご覧ください。
※社名などは、作成日時点のものです。
＜ 目次 ＞
AI-OCRサービス導入までのSTEPを解説！
・STEP1：対象となる業務のコストの「見える化」
・STEP2：AI-OCRサービスの情報収集・比較
・AI-OCRの導入を上司に提案するコツ
・OCR導入による効果を示すこと
・他社比較シート(上申書) はこちら
・OCR導入シート(上申書) はこちら
AI-OCRサービス導入までのSTEPを解説！
AI-OCRを導入するにあたり、考えるべきことはたくさんあります。
しかし、何より先に考えるべきは、現状の課題の明確化。それさえできれば、あとは難しくありません。
まずは、AI-OCR導入までのSTEPを簡単に見ていきましょう。
【AI-OCR選定のステップ】
✅ STEP1：置き換え対象となる業務のコストの「見える化」
✅STEP2：AI-OCRサービスの情報収集・比較
✅STEP3：精度の検証
STEP1：対象となる業務のコストの「見える化」
STEP1は、対象となる業務のコストの「見える化」です。
「そもそもAI-OCRの導入は最適解なのか」を、この段階で決めます。
ここでは、STEP1【対象となる業務のコストの「見える化」】について解説していきます。
◆業務フローと処理時間を整理する
まずは業務の棚卸しを行い、業務フローと処理時間を整理します。
AI-OCR導入を目的とすることは置いておき、まずは業務を洗い出してみましょう。
業務を細かく分類し、それぞれの業務時間を「見える化」することが大事です。
細かい業務まで可視化することで、AI-OCRを導入すべきかどうか、より明確になります。
ここで注意すべき点は、「AI-OCRの導入ありきでメリットを考えないこと」です。
「出退勤管理を紙で管理⇒手入力で電子化している場合」を例に出して考えてみます。
AI-OCRを利用することを前提に作業時間の削減を考えると、書類をAI-OCRで読み取りシステムに入力してもらうことが有効です。
しかし、そもそも出退勤管理自体をデジタル化した方が課題解決に近づけるということも考えられます。
無理な導入を検討していないか、AI-OCRを導入する前によく確かめておくことが重要です。
◆読み取りたい帳票を考える
次に、読み取りたい帳票はどんなものかを考えます。なぜその帳票が業務時間のひっ迫に繋がっているのか、
その帳票の整理にかかる人件費はどれくらいかを洗い出します。
そして、帳票の特徴を整理しましょう。
【帳票の特徴】
✅縦書きか横書きか
✅手書きか活字か
✅チェックボックスなど記号はあるか
✅表はあるか
✅月々何枚ほど処理しているか
✅その他の特徴
上の項目を整理しておくことで、次のAI-OCRサービスの選定に役立ちます。
STEP2：AI-OCRサービスの情報収集・比較
AI-OCRサービスの導入にあたって着目してほしいポイントは、上の画像の通りです。
情報収集・比較において特に重要な項目は、緑文字にご注目ください。
【AI-OCRサービスの情報収集・比較】
✅基本機能
✅ユーザービリティ
✅利用環境
✅費用
✅その他の条件
読み取り精度は利用しなければ分からない点もあるため、
まずは気になるAI-OCRサービスをピックアップするところまでを行いましょう。
そこから、「STEP3：読み取り精度の検証」に入ります。
有料/無償トライアルなどで各AI-OCRサービスを検討し、導入におけるコスト試算をしていくのがおすすめです。
各項目の詳細は、YouTube動画をご覧ください。
※社名などは、作成日時点のものです。
AI-OCRの導入を上司に提案するコツ
上司に提案する際には、以下の3つを重視することがおすすめです。
【上司への提案に役立つ情報】
✅OCR導入による効果を示すこと
✅OCRサービス比較シート
✅OCR導入シート(上申書)
それぞれ解説していきます。
OCR導入による効果を示すこと
【OCR導入による効果を示すこと】
✅OCRとはどのようなモノかを理解してもらうシート
✅入力業務に関して業務の効率化やコスト削減について明確に伝える
✅現場でも簡単に利用できることを明確に伝える
✅導入効果を伝える
導入効果に関しては、以下の画像のように明確な数値を利用するのがおすすめです。
YouTube動画ではさらに細かいところも解説していますので、実際に資料の作成を検討している方は動画を参考にしてみましょう。
他社比較シート(上申書)
【他社比較シート(上申書)】
✅OCRサービスの特徴を整理したもの
✅OCR導入シート(上申書)の内容をもとに、課題に特化したOCRサービスを伝える
✅性能、コスト、認識精度、使いやすさ、導入期間などを入れる
表の項目に関しては、自社の状況をふまえてカスタマイズするのがおすすめです。
OCR導入シート(上申書)
【OCR導入シート(上申書)】
✅OCR導入に必要な情報をまとめた資料のこと
✅情報収集する中で実現したいことや利用枚数などを記載する
✅情報収集から導入までのざっくりとしたスケジュールを記載する
例えば、以下のような内容を記載できれば良いでしょう。
AI-OCRの導入に関しては、コスト試算と提案準備が非常に重要です。
自社内での比較に使える資料をご用意いたしました。下記よりダウンロードのうえ、ご活用ください！
