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お手元の膨大な量の紙書類に、お困りではありませんか？
書類が多すぎると、保管スペースの確保や、管理維持、劣化・紛失の防止対策など、気をつけなければならないことがたくさんありますよね。
また、欲しい情報に対して必要な書類をすぐに取り出せないなど、業務効率の低下にも繋がりかねません。
そういった問題・課題を解決する方法として考えられるのが、『書類の電子化』です。
書類を電子化すると、全体の業務効率が上がるだけでなく、近年、全社的に取り組む施策として認知されている「DX(デジタルトランスフォーメーション)」にも繋がります。
そこで本記事では、書類を電子化するメリットや必要性、電子化する方法・手順を紹介します。
実際に書類を電子化して業務効率が向上したことで、クライアントへのサービスの提供価値が上がった会社も多くあります。本記事で紹介する具体的な事例も見ながら、書類の電子化について考えてみましょう。
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「この記事で分かること」 ・書類を電子化するメリット ・書類を電子化する方法 ・書類を電子化した事例 |
＜ 目次 ＞
・生産性を高め競争力を上げるためのDX推進
・書類の電子化とは？デジタル化との違いは？
・書類電子化の６つのメリット
・書類を電子化する３つの手順・方法
・書類の電子化は、LINE WORKS AI製品のDocument AIサービス「LINE WORKS OCR」がおすすめ！
・LINE WORKS OCR導入の事例
生産性を高め競争力を上げるためのDX推進
近年、日本がDX化を推進する背景として、次の2つのポイントがあげられます。
一つ目は、日本の労働力不足と生産性の低さです。日本は少子高齢化が急速に進んでおり、2022年に総務省が発表した「高齢者の人口」では65歳以上の高齢者の割合が29.1％となりました。
また、日本は他の先進国と比べて労働生産性が低いため、企業内部の生産性を向上させることも一筋縄ではいきません。必要な労働力を充分に確保することは、今後さらに難しくなっていくと考えられます。
二つ目は、過去の技術で作られたレガシーシステムの維持が難しいことです。2018年の経済産業省「DXレポート」では、2025年以降は12兆円(年)の経済損失が出るとの報告もありました。これは「2025年の壁」とも呼ばれています。
上記の理由から、DX化は日本のほとんどの企業が取り組むべきであると言えるでしょう。DX化を推進することで、生産性を高め、競争力を上げることができます。
参考：総務省 2022年 「高齢者の人口」https://www.stat.go.jp/data/topics/topi1321.html
参考：経済産業省 2018年「DXレポート」https://www.meti.go.jp/shingikai/mono_info_service/digital_transformation/20180907_report.html
書類の電子化とは？デジタル化との違いは？
ここからは、書類の電子化について解説していきます。
書類の電子化はDXの入り口であり、企業が業務効率化を図るために最初に取り組むべきものだと言えます。
電子化をするだけで、業務効率の促進が期待できるほか、書類保存にかかる維持費の削減に繋がるでしょう。
■ 電子化とデジタル化の違い
電子化とは、デジタル形式ではない紙の情報を、端末で閲覧できるようにデジタル化することです。つまり、電子化はデジタル化の一つとなります。
紙媒体などを電子化することで、必要な情報にアクセスしやすくなり、情報を取り扱いやすくなります。また、オフィスのスペースを最大限活用できたり、業務効率が向上したりなど多くのメリットを得られます。
ちなみに、DX化とはデジタルトランスフォーメーション(Digital Transformation)の略称です。データとデジタル技術を活用し、ビジネス環境の激しい変化に対応できるようにすることが目的となります。
DX化をする上では、まず書類を電子化し、データを蓄積する環境を整えることが重要です。
■ どのような書類を電子化するべき？注意点と併せて解説
電子化すると便利になる書類の一例を、以下にまとめました。
・注文書
・納品書
・申込書
・請求書
・レシート・領収書
・日報、月報
もちろん企業によって、電子化すべき書類は変わります。現在人の手で行っているプロセスをすべて洗い出し、電子化により効率があがる項目をピックアップする作業が重要です。
ただし、経理関係書類の電子化をする場合、「電子帳簿保存法」の要件を満たす必要があります。満たさない場合、課税や過料を科せられる可能性があるため、充分に検討しましょう。
書類電子化の６つのメリット
一度電子化することで、大幅な業務効率化が期待できます。社内でデータを一括管理できるほか、書類の保管コストや印刷コストも削減できるでしょう。書類の保管に困っている企業は、まず書類の電子化を検討するのがおすすめです。
書類を電子化するメリットとして、次の7項目があげられます。
・検索速度向上
・業務効率化
・コスト削減
・保管スペース削減
・重要書類の紛失・劣化防止
・セキュリティ対策強化
ここからは、書類の電子化によって得られるメリットについて、具体的に解説します。
■ 必要な書類を、必要な時にすぐに取り出せる
書類を電子化することで、書類を検索できるようになり、欲しい情報をすぐに取り出せる環境になります。膨大な量の書類から必要な書類を探し出す手間を省けるため、業務がより効率化できます。
すべての書類を電子書籍化できれば、古い資料を探すことも簡単です。
書類を管理している会社であれば、見返さない書類は専用の保存場所に、普段使うものを取り出しやすいオフィスに格納するなど、分けて収納することも多いでしょう。
しかし、書類を電子化することで、これらの作業をすべてPC上で終わらせられます。
■ データとして取り扱いやすくなり、業務効率が向上する
社内でデータを一括管理し取り扱いやすくなれば、データ活用がより簡単になります。
紙で管理していると、あるはずの書類が見つからなかったり、分析をするのに時間がかかったりと、ビジネスにおいて命となる「時間の浪費」に繋がります。コア業務に割く時間が減り、結果的に事業・サービスの品質を下げかねません。
また、書類を電子化することにより、データとして可視化・分析ができるようになり、データの活用の幅が広がることにも期待ができます。社外向けプレゼン資料、社内共有書類の作成にも役立つでしょう。
また、マニュアルや製品のカタログが電子化されていれば、カスタマーや取引先からのお問い合わせにもすぐに対応できるようになります。
■ 紙の印刷・保管・管理コストを削減できる
紙の印刷・保管・管理コストなど、あらゆる費用を削減できます。
紙代やインク代、保管するために借りている部屋の代金、書類整理のためのファイル代金、書類を整理したり印刷したりする人件費などを削減できるでしょう。
紙の書類管理にかける時間を減らすことは、全体の業務効率化にも繋がります。また、用紙やインクの使用量を下げることで、環境問題に前向きに取り組む企業としての姿勢を見せることもできます。
■ 書類の保管スペースが必要なくなる
書類の保管スペースを削減することで、オフィスのスペースを最大限に有効活用できます。
膨大な紙をオフィス内で管理するためには、書類の保管スペースを確保する必要があります。保管する書類が増えていくと、保管スペースに困ることもあるでしょう。
書類を電子化すると、オフィス内をより綺麗に、よりコンパクトにまとめられるかもしれません。
■ 重要な書類の紛失・劣化を防ぐことができる
書類を電子化することで書類の紛失や劣化を防ぎ、ひいてはBCP(事業継続計画)対策にもなります。書類を電子化し複数箇所に格納したりクラウドに保存したりしておけば、地震や火事などが起きた場合でも情報を守れるため安心です。
バックアップを取っておけば、データを失うことはまずないといえます。電子化をしておくことで、不測の事態が起きた場合に復旧がよりスムーズになります。
■ セキュリティ対策にもなる
電子化した書類を適切に管理することは、セキュリティ対策に繋がります。セキュリティ面において得られるメリットを、以下にまとめました。
・書類を閲覧する人を制限できる
・監視システム(アクセス履歴の閲覧など)の導入ができる
・盗難や持ち出しによる紛失のリスクを回避できる
ただし、電子化しただけでセキュリティ対策ができるわけではありません。電子化した書類に関して、社内で運用ルールを固めることが重要です。
セキュリティソフトを最新の状態に保つ、重要な書類にはパスワードをかける、電子機器の持ち込みに制限をかける、セキュリティ対策をしたUSBのみ使用するなど、対策が必要になります。
企業の損失を防ぐために重要な項目なので、充分に検討しましょう。
書類を電子化する３つの手順と方法
書類を電子化する手順を、時系列順にまとめました。書類を電子化する際に気をつけるべきポイントとともに解説していきます。
電子化をするための工数は多いですが、今後の業務効率化を考えると、早めに導入したほうがよい企業も多いかもしれません。
■ 電子化が必要な書類を絞ってまとめる
電子化が必要な書類を絞るところから始めます。人の手で行っているプロセスをすべて洗い出し、電子化により業務効率が上がる項目を探しましょう。
ただし、書類によっては、電子化に向かないものもあります。電子化した書類は、たしかにデータの検索速度向上に長けています。しかし、端末で表示できる情報量には限りがあり、一度に書類を俯瞰して見ることには向いていません。
そのようなデータの場合は、紙の書類も合わせて持っておくことも検討しましょう。
■ データの保管方法を決める
電子化する書類を決めたら、データの保管方法を決めます。決定したほうが良い項目を、以下にまとめました。
・書類のサイズ
・解像度
・ファイル形式
・ファイル名
・データのファイルの階層
・データベース化
・データをOCR処理するか
解像度が高いほど、ファイルサイズも大きくなります。
場合によっては、一定サイズの文字のみの書類は解像度を低く、細かい図面があり再利用をする可能性のある書類は高い解像度で保存することを検討する必要があります。ファイル形式も、書類ごとに適したものを選びましょう。
■ スキャンを実施する
データの保管方式を決めたら、スキャンを実施します。手順を以下の通りです。
・書類からホチキスやクリップなどを外す
・カテゴリーごとに仕分ける
・スキャンを実行する
・事前に決めたファイル形式に変換する
・必要があればOCR処理をする
・統一ルールに従い、ファイル名入力とフォルダ作成する
・ファイルを保存する
・電子データと元データを精査する
上記の手順で、紙の電子化が可能です。スキャンして取り込んだデータをすぐに転送・編集できるソフトウェアもあります。作業効率を上げるために検討しましょう。
書類の電子化は、LINE WORKS AI製品のDocument AIサービス
「LINE WORKS OCR」がおすすめ！
書類を電子化するために必要な手順を紹介してきましたが、「工数が多い」「大変そう」と感じた人は多いでしょう。人の手で行うプロセスが多いため、ヒューマンエラーを懸念した人もいたはずです。
自動的に書類をデータ化できるサービスを検討することで、それらの悩みが解消できるかもしれません。
ここからは、自動で書類を電子化できるLINE WORKS AI製品のDocument AIサービス『LINE WORKS OCR』を紹介します。
■ LINE WORKS OCRでできること
『LINE WORKS OCR』は、文書のデータ化・データ入力の自動化ができます。自社のシステムやサービスと連携することもでき、企業内のデータ活用の促進も期待できます。
企業内でデジタル化が進めば、業務効率UP、生産性UP、コスト削減が実現できるでしょう。
また、世の中にAI-OCRは数多くありますが、『LINE WORKS OCR』の文字認識精度の高さは業界トップクラス。世界的なコンペに積極的に参加し、計6分野で1位を獲得。世界最高水準の認識精度を誇っています。
| 【 LINE WORKS OCR Reader の使い方 】 |
| ①帳票データ(複数枚でも可)をアップロードする ②AI-OCRの認識結果の確認・編集をする ③結果を出力する ④必要があれば業務・会計システムなどと連携 |
帳票データをアップロードするだけで、簡単にデータとして格納できます。RPAと連携することで、カテゴリーごとの自動仕訳も可能です。
仕訳、データの手入力(OCR化)の手間を自動化できれば、ルーティンワークの時短に繋がります。
■ LINE WORKS OCRの特徴
LINE WORKS OCRの特徴を紹介します。
導入の事例
ここからは、『LINE WORKS OCR』の導入事例を紹介します。
『LINE WORKS OCR』を導入することで、実際にどれほど業務の効率化が進むのか気になる人も多いはずです。企業の環境により差はありますが、導入事例は一つの参考になります
まずは請求書の処理時間を40％削減することに成功した、「IMGコンサルティング株式会社」の事例です。コア業務に取り組む時間の増加、提供価値の向上に繋がりました。
導入事例記事はこちら＞ https://line-works.com/cases-ai/img-consulting/
他にもさまざまな導入事例があります。より業務内容や環境が近い企業の導入事例を見ることで、導入した際にどのような期待が持てるかをイメージできるはずです。
導入事例一覧はこちら＞ https://line-works.com/cases-ai/tag/line-works-ocr/
まとめ
少子高齢化が進み労働人口の確保が難しくなっていく中で、競争力を保持、向上するためには、業務をデジタル化することがひとつの手段です。
しかし、経済産業省が2020年に発表した「DXレポート2」では、95％の企業が、DX化に取り組んでいない、もしくは散発的に取り組んでいる段階であると報告されました。
この現状を見るに、DX化は短期間の取り組みで簡単に達成できるものではありません。継続的に、かつ段階的に、計画性を持って取り組んでいく必要があると考えられます。
DX化を促進するために、まず最初に取り組むべきは、書類の電子化です。
書類を電子化することで、業務効率・生産性がアップするほか、コストの削減も期待できます。AI-OCRの『LINE WORKS OCR』を導入することで、自社サービスの提供価値向上も期待できるでしょう。
