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社内コミュニケーションツールとは
メールや電話、口頭で行っていた社内の連絡を、スマホやPCから履歴の残る形でやりとりできるようにするツールです。
社内連絡ツールや情報共有ツールと呼ばれることもあります。従来の連絡手段と比べると、変わるのは次のような点です。
| 従来の手段 | 起きやすいこと | ツールを使うと |
|---|---|---|
| メール | 返信を待つ時間が長く、CCが増えると必要な情報が埋もれる | 短い文で気軽にやりとりでき、話題ごとに流れを追える |
| 電話・内線 | 相手の手を止めてしまい、内容が記録に残らない | 相手の都合のよいときに確認してもらえ、履歴が残る |
| 口頭・朝礼 | その場にいない人に届かず、伝言の途中で内容が変わる | 全員に同じ内容が届き、後から読み返せる |
やりとりが記録に残るため、異動や休みのときの引き継ぎがしやすくなり、担当者しか知らない情報も減らせます。部署や拠点が離れていても同じ内容を同時に受け取れるため、情報が伝わる早さの差も小さくなります。
この記事では、連絡と情報共有のためのツールを扱います。勤怠管理や経費精算、ワークフローなども含めた業務効率化ツール全体の分類は、業務効率化ツールの種類と選び方で整理しています。
社内コミュニケーションツールの主な種類
主な種類は、ビジネスチャット、社内SNS、グループウェア、ナレッジ共有、Web会議、音声通話の6つです。
1つの製品が複数の種類を兼ねていることも多いため、製品名より先に、自社にどの種類の機能が必要かを考えると比べやすくなります。
| 種類 | 主な使い方 | 向いている場面 |
|---|---|---|
| ビジネスチャット | 1対1やグループで文字をやりとりする | 日常の報告・連絡・相談、部署やプロジェクト単位の相談 |
| 社内SNS | タイムラインに投稿し、コメントやリアクションで反応する | 経営層からの発信、社内報、拠点をまたいだ取り組みの共有 |
| グループウェア | 掲示板、スケジュール、ファイル共有、チャットなどをまとめて使う | 社内の情報基盤をひとまとめに整えたいとき |
| ナレッジ共有（社内Wiki） | マニュアルや手順書、よくある質問を蓄積して検索する | 新人教育、手順の標準化、同じ質問への繰り返しの回答 |
| Web会議 | 映像と音声で離れた相手と話し、画面を共有する | 定例会議、拠点間の打ち合わせ、研修 |
| 音声通話（トランシーバーアプリ） | ボタンを押して話し、グループ全員に声を届ける | 店舗・施設・倉庫など、手を止めずに短い連絡を交わす現場 |
ビジネスチャットと社内SNS
どちらも文字でやりとりしますが、ビジネスチャットは相手を決めた連絡に、社内SNSは不特定多数への発信に向いています。日常の業務連絡はチャット、全社への発信や部署を越えた交流は社内SNS、と分けて考えるとわかりやすくなります。チャットの中に全社向けの掲示機能を持つ製品もあり、1つで両方をまかなう選び方もあります。
グループウェアとナレッジ共有
グループウェアは、チャットに加えて掲示板やスケジュール、ファイル共有、申請の仕組みなどを1つにまとめたものです。すでに導入している場合は、その中のチャットや掲示板で足りるかを先に確かめておくと、同じ役割のツールが重なるのを防げます。
チャットや社内SNSの投稿が時間とともに流れていくのに対し、ナレッジ共有ツールは繰り返し見る情報を貯めておく場所です。同じ質問に何度も答えている、手順が人によって違うといった悩みがあるなら、チャットとは別にナレッジの置き場を用意すると整理しやすくなります。
Web会議と音声通話
同じ音声でも、Web会議は予定を組んで話し合う場、音声通話は作業しながら短く伝える手段です。トランシーバーアプリの多くは、PTT（Push-to-Talk）方式を採用しています。スマホの画面やイヤホンマイクのボタンを押して話すと、同じグループの全員に声が届く仕組みです。売場での応援の呼び出しや施設のフロア間の連絡のように、文字を打つ余裕がない場面に向いています。
オフィス中心か現場中心かで選び方が変わる
PCの前で働く人が中心なら文字のツール、手がふさがる現場スタッフが多いならスマホと声で使えるかが分かれ目です。
店舗や施設、倉庫、工場のように、社員の多くがPCの前にいない職場もあります。働く場所と端末が違えば、中心に据えるツールも変わります。
| 比べる点 | オフィス中心の職場 | 現場中心の職場 |
|---|---|---|
| 主な端末 | 会社支給のPC、スマホ | スマホ（私物や共用端末を含む）、イヤホンマイク |
| 連絡の形 | 文字での相談、会議 | 移動しながらの短い連絡、呼び出し、応援の要請 |
| アカウント | 会社のメールアドレスで発行 | メールアドレスを持たないスタッフの分も発行できるか |
| 重視したい機能 | 検索、ファイル共有、ほかのサービスとの連携 | 片手や声での操作、通知のわかりやすさ、シフトに合わせた運用 |
| 中心になりやすい種類 | ビジネスチャット、グループウェア、Web会議 | ビジネスチャット（スマホで使う前提）、音声通話 |
現場中心の職場では、次の点を導入前に確かめておくと安心です。
- 社員番号やIDなど、メールアドレス以外でアカウントを発行できるか
- 複数人で使う共用端末で、ログインを切り替えられるか
- 私物のスマホで使う場合に、退職時の利用停止や履歴の扱いを会社で管理できるか
- 調理や介助、荷物の運搬など、手がふさがった状態でも連絡できるか
私物のスマホを業務に使うときの注意点は、BYODとはで解説しています。
手がふさがった状態での連絡は、文字のツールだけでは補いにくい部分です。オフィスはチャット、現場は音声と手段を分けて組み合わせる方法もあります。スマホをトランシーバーのように使えるアプリなら、専用の無線機を人数分そろえなくても始められます。LINE WORKS ラジャーもその一つで、ボタンを押して話すとグループに声が届いて履歴に残り、アドバンストプランでは発言を自動で文字起こしできます。
無料アプリと業務用アプリの違いや選び方は、トランシーバーアプリとはで詳しく比べています。
社内コミュニケーションツールを選ぶ6つのポイント
解決したい課題から必要な種類を決め、端末や使いやすさ、管理、連携、費用の順に確かめていきます。
解決したい課題から種類を絞る
最初に取り組みたいのは、今の連絡で何に困っているかを1つか2つに絞ることです。課題が決まると、優先して検討する種類も決まります。
| 困っていること | 優先して検討したい種類 |
|---|---|
| メールの返信待ちや電話の取り次ぎで、仕事が止まる | ビジネスチャット |
| 本社の方針や全社の取り組みが、拠点まで伝わらない | 社内SNS、グループウェアの掲示板 |
| 同じ質問に何度も答えている、手順が人によって違う | ナレッジ共有 |
| 拠点が離れていて、打ち合わせのたびに移動している | Web会議 |
| 売場やフロアにいるスタッフを、歩いて探しに行っている | 音声通話（トランシーバーアプリ） |
| 部署ごとに連絡手段がばらばらで、情報がまとまらない | グループウェア、または複数の種類を兼ねる製品 |
課題があいまいなまま機能の多さで比べると、使わない機能に費用を払うことになりやすくなります。
比較するときの6つの確認項目
候補の種類が決まったら、個別のサービスを次の6項目で比べます。
| 確認項目 | 見るポイント | 見落としやすい点 |
|---|---|---|
| 目的に合う機能 | 解決したい課題に必要な機能がそろっているか | 機能の数ではなく、必要な機能の使いやすさで比べる |
| 端末とアカウント | スマホ・PC・タブレットで使えるか、メールアドレスなしで発行できるか | 共用端末や私物スマホでの使い方 |
| 使いやすさ | 説明を受けなくても操作を覚えられるか、画面が見やすいか | 管理者と現場スタッフで評価が分かれやすい |
| セキュリティと管理 | 通信の暗号化、権限や閲覧範囲の設定、退職者の利用停止、操作の記録 | ISMS（ISO/IEC 27001）などの第三者認証、データの保存場所 |
| 既存ツールとの連携 | すでに使っているメール、カレンダー、ファイル共有、グループウェアとつながるか | 連携できないと、同じ情報を二重に入力することになる |
| 費用とサポート | 初期費用、1ユーザーあたりの月額、人数が増えたときの総額、問い合わせ窓口 | 無料プランの上限、日本語でのサポートの有無 |
無料のツールやフリープランは使い勝手を確かめるには十分ですが、人数や履歴の保存期間、管理機能に上限があるのが一般的です。業務で使い続けるなら、本番で必要なプランを早めに見極め、有償プランのトライアルでも試しておくと、後から乗り換える手間を減らせます。
導入の進め方と定着のコツ
小さな部署で試し、使い方のルールを決めてから広げると、導入したツールが使われないまま終わるのを防げます。
- 今の連絡手段（メール、電話、口頭、紙の伝達票など）と困っている場面を、部署ごとに書き出す
- 導入の目的と、効果を確かめる指標を決める
- 候補を2〜3つに絞り、実際に使う人がトライアルで試す
- 1つの部署や店舗で試験導入し、ルールと教え方を固める
- ほかの部署や拠点へ広げ、使われ方を定期的に見直す
トライアルには、管理する側だけでなく、毎日使う現場のスタッフにも参加してもらいましょう。管理者には使いやすく見えても、現場では手順が多くて続かないことがあります。
導入後につまずきやすい点と対処
導入後に定着しなかったケースでは、次のようなパターンがよく見られます。
| つまずき | 起きること | 対処 |
|---|---|---|
| 従来の手段との並行運用が続く | メールや電話に戻り、新しいツールに情報が集まらない | 最初の数週間は業務連絡をツールに集めると決め、管理職から使い始める |
| 何をどこで連絡するか決めていない | ツールが増えるほど情報が散らばり、探す時間が増える | 連絡はチャット、手順はナレッジのように、種類ごとの役割を決めて共有する |
| 雑談と業務連絡が混ざる | 通知が増えて、大事な連絡を見落とす | 業務用と雑談用のグループを分け、全員宛ての通知を絞る |
| 現場での使い方が想定されていない | PC前提の操作になり、現場のスタッフが使わなくなる | 朝礼、申し送り、応援の要請など、現場の場面ごとの使い方の例を配る |
| 困ったときの相談先がない | 使い方がわからないまま、利用をやめてしまう | 部署ごとに、気軽に相談できる担当者を1人決めておく |
ツールが定着しても、それだけで社内の会話が活発になるとは限りません。部署間の連携や発言しやすい雰囲気づくりまで含めた取り組みは、社内コミュニケーション活性化の原因と打ち手で紹介しています。
よくある質問
個人向けのメッセージアプリを業務連絡に使ってもよいですか？
少人数の一時的な連絡なら使えますが、日常の業務連絡には会社で管理できるツールをおすすめします。個人向けのアプリでは、退職したスタッフの利用を会社が止められず、業務のやりとりも個人の端末に残ります。私的な連絡と業務連絡が混ざり、勤務時間外の通知が負担になることもあります。
少人数の会社でも導入する意味はありますか？
あります。人数が少ないほど1人が担う仕事の幅が広く、担当者が休んだときに情報が止まりやすいため、やりとりを記録に残す意味は大きくなります。全員に一度に広げやすく、ルールも決めやすいのは少人数ならではの利点です。フリープランや少人数向けのプランがあるサービスから試すと、費用を抑えて始められます。
導入の効果はどのように確かめればよいですか？
導入前に決めた目的に合わせて、数えられる指標を導入の前後で比べます。たとえば、電話や内線の件数、連絡から対応までの時間、引き継ぎ漏れの件数、同じ質問に答えた回数などです。使い方が落ち着くまでには時間がかかるため、試験導入の直後だけでなく、数か月たった時点でも見直すと判断しやすくなります。
まとめ
社内コミュニケーションツールを選ぶときに押さえておきたい点は、次のとおりです。
- 主な種類はビジネスチャット、社内SNS、グループウェア、ナレッジ共有、Web会議、音声通話の6つ
- 製品名より先に、解決したい課題から必要な種類を絞る
- 現場スタッフが多い職場は、スマホでの使い勝手、アカウントの発行方法、手がふさがった状態での連絡まで確かめる
- 候補を2〜3つに絞り、現場のスタッフも参加するトライアルで比べる
まずは、今の連絡で困っている場面を書き出すところから始めてみてください。課題が1つ決まるだけで、比べるべきツールはぐっと少なくなります。
現場の声の連絡を見直すなら、LINE WORKS ラジャーも候補の一つです。スマホをトランシーバーのように使えるアプリで、ビジネスチャットのLINE WORKSと連携し、オフィスはチャット、現場は音声でやりとりできます。フリープランは0円で試せます（会話は40分で一度切断）。有償プランは30日間の無償トライアルがあります。