メールサービスの移行や、複数メールサービスの一元管理に効く「外部メールインポート」機能を使いこなしましょう。

自社でメールサーバーを運用している場合や、Gmailなど他のメールサービスを利用しているなど、複数のサービスで異なるメールアドレスを利用している場合に便利な機能として「外部メールインポート」があります。
「外部メールインポート」機能を使うと、複数のメールサービスをLINE WORKSで一元管理することができます。社外向けのメールアドレスと、社内用のメールアドレスが違う場合などにも便利です。業務のヒストリーが複数のメールアドレスに分かれて保管されている場合も、各メールサービスを切り替えて確認する必要がなく、LINE WORKSですべてのメールを確認することができます。

また、これまで他のメールサービスを使っていて、LINE WORKSにメールを移行する際なども、外部メールインポートを一度設定すると、簡単にこれまでのメールを取り込むことができます。

外部メールをインポートする方法は以下で説明します。

1. 外部メールサービスを設定する

Web版のLINE WORKSにログインし、メール画面左下の［環境設定］>［外部メールインポート］>［外部メール登録］に移動します。
「簡単入力」または「直接入力」を選択し、インポートする外部メールサービスのアカウント情報とパスワードを入力します。
外部サービスから取得したメールを保存するフォルダを選択し、「詳細設定」の内容を確認して注意事項を読んで同意にチェックを入れ［保存］をクリックします。

※外部サービスだけでなく、LINE WORKSの別アカウントからメールをインポートすることもできます。

Web版メールの環境設定画面

[注意]
「外部メールインポート」を利用するためには、インポートしようとするメールサービスが「POP3」または「IMAP」に対応しており、外部サービスからのメール受信が許可されている必要があります。また、管理者により外部メールインポート機能の利用設定が必要です。Gmailなどではセキュリティの設定変更が必要な場合もあります。
詳しくは以下のヘルプページをご覧ください。

 

[ヘルプ] 外部メールをインポートする

2. 外部メールのインポート

メール情報の登録が完了すると、下部の［外部メール一覧］で追加されたアカウントを確認することができます。
一番下にある［外部メールインポート］をクリックすると、インポートしたメールが保存されているフォルダを確認できます。

メール画面左部メニューの［外部メールインポート］からも設定画面に移動できます。

[ポイント]
「簡単入力」はユーザーにもっとも選択されるオプションですが、詳細設定が設定された状態でメールアカウント情報を登録します。 詳細設定の内容を変更する場合は「直接入力」を選択してください。

 

外部メールインポートの設定には、以下の各オプションを指定できます。

(1) 元のメールを保存（デフォルト：はい）
– メールインポート時に外部メールサービスからメールを削除するかどうか選択します。
– ［はい］を選択すると元のメールは維持し削除されません。

(2) 自動振り分け設定の適用（デフォルト：はい）
– インポートしたメールにユーザーが設定した自動振り分けのルールを適用するかどうかを設定します。
– ［はい］を選択すると自動振り分けルールに応じてメールを処理します。

(3) 迷惑メール設定を適用（デフォルト：はい）
– メールインポート時に、迷惑メールフィルタで設定したルールを適用して処理するかどうかを設定します。
– ［はい］を選択すると迷惑メールルールに応じてメールを処理します。なお、受信拒否されたメールは設定に関係なくインポートされません。

(4) アドレス帳をインポート（デフォルト：いいえ）
– メールインポート時に外部サービスのアドレス帳に登録された連絡先もインポートするかどうか設定します。
– ［はい］を選択すると外部サービスの連絡先をLINE WORKSにインポートします。既に登録されているアドレスは取り込みません。

(5) 外部メールを自動で取得（デフォルト：いいえ）
– 外部メールを自動でインポートするかどうかを設定します。アドレス帳はインポートしません。
– ［はい］を選択すると10分間隔で外部メールをインポートします。

Q&A

• Q)
  営業チームに所属しています。外出することが多く、メールはアプリで確認することが多いですが、メールでも外部メールを確認することができますか？
• A)
  アプリには［外部メールインポート］機能はありませんが、パソコンで外部メールのインポートを設定しておくと、アプリでもパソコンと同様に外部メールを確認することができます。

[ポイント]
外部メールをインポートする際の各メールの上限サイズは40MBで、40MBを超えるメールはインポートできません。

外部メールインポート機能で、メールの移行を簡単にし、複数のメールアカウントをLINE WORKSメールで一元管理してみてください。