導入のしやすさ
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社会福祉法人 信愛報恩会
在宅系でも施設系でも、職員どうしの情報連携がとにかく大切になる介護現場。やるべきことが増えるなか、円滑なコミュニケーションの重要性も高まっていきます。もっと密に、楽しく簡単に、正確に伝え合えるようにする工夫は、業務の負担を軽くして職場を明るくするだけでなく、高齢者と向き合う時間を長くすることにもつながります。 慣れ親しんだ電話、メール、FAXなどを主な伝達手段としている事業所は今なお多い一方で、時代が変化する中で介護業界も旧来のやり方を変えていく転換期を迎えた、という認識は以前よりだいぶ広がっています。 スマートフォンやセンサーの活用、記録の電子化など、その先進的な取り組みで自治体からも高い評価を受けている東京の有力法人といわれている特養やデイ、訪問、居宅、グルホ、看多機、包括などを幅広く運営している社会福祉法人 信愛報恩会も率先して従来の伝達手段を変えていくために、法人全体でLINE WORKSの導入を推進しています。 先頭に立ってICT化を進めている情報管理室の北川美歩室長、ヘルパーステーションでサービス提供責任者を担う関根さんにLINE WORKSの必要性や活用について話をうかがいました。 デジタル化が進む時代で慣れ親しんだ電話、メール、FAXに替わる伝達手段が必須 電話はサービス中にかかってくると応答できず、会話の記録が残らないため、「言った」「言わない」の応酬にもなりがち。一斉の情報共有にも不向きで、伝言ゲームになれば話に尾ひれが付くこともあります。 メールは作成に時間がかかり、頑張って送った文面を読んでくれたかどうかも分からず、「今メールを送ったので確認お願いします」という電話を事務所内で見ることも少なくありません。国をあげてデジタル化を進める時代となり、FAXは他の効率的なツールに代えることが求められています。 「今もまだ不完全だが、3年後もこのまま変わっていなければまずい、という思いを常に持って1つずつ進めてきました」と北川さんは語ります。 「慣れてる人が多く、すぐ浸透」 — LINE WORKSを導入することになった経緯を教えて下さい。 北川さん: 医療や介護はとにかく情報連携に労力とコストを使っていますよね。そのことが現場では十分に意識されていなかったので、改善の余地があると考えました。 業務の効率化と言うと、一般に見守りセンサーやロボット、報酬請求・記録ソフトなどをイメージする人も多いですが、コミュニケーションツールも非常に重要ではないでしょうか。電話やメール、FAXなどに多くの時間を割いている実態を踏まえ、我々は数年かけて職場で全職員にスマホを配ることに決めました。既に7割くらいまで達成しており、LINE WORKSの導入はスマホ配布と同時に進めてきました。 現場ではまだPHSなども活用していますが、電話には急に相手の時間を奪う側面があり、専門職も電話の多さに苦慮していました。トークであれば、個々の職員が自分のタイミングで読むことができます。いちいち相手の業務を中断させることがなくなり、問い合わせる方も気が楽になりました。文面の作成もメールより圧倒的に楽ですよね。 会話の履歴が記録として残ること、誰が読んでいないか既読の仕組みで分かることなども、とても喜ばれています。未読の際は電話などで直接確認することができ、仕事の正確さも向上しました。例えば訪問介護の管理者は、稀に発生する訪問忘れが更に減らせたと報告しています。また、写真、メモ、書類、URLなどの共有が簡単にできる点もやっぱり大きいようです。 — 電話など慣れている方法を変えていくのは大変でしたか? 北川さん: LINEに慣れている人が多いため、かなりスムーズにいきました。年齢を重ねていても、今はお孫さんとLINEしていたりしますので。スマホを使ったことがない職員へのスマホのレクチャーは必要でしたけどね。 人によってはパソコンやタブレットでも使っています。自然に、皆どんどん活用していく感じで浸透していきました。逆にデジタルに強い医師などにとっては、スマートウォッチで通知が受け取れる点なども非常に便利なようです。 「職種ごとのトークグループも有効」 — 運用のルールなどは設けていますか? 北川さん: 読めば必ず「既読」と付くので、相手が上司であっても場面に応じて”既読スルー”でOKとしました。プライベートのスマホへのインストールは、我々の法人ではNGとして運用しています。勤務時間外のやり取りは避けることが原則ですが、施設系、在宅系などサービスの特性に応じて判断しています。 — トークだとコミュニケーションが殺伐とするようなことはありませんか? 北川さん: むしろ加速しました。職員どうしのグループも自由に作れるようにしているので、自然と職種ごとのグループなども生まれ、情報共有の有意義さが増したと感じています。産休の職員なども連絡手段がある安心感を持てると思います。 あとはやはりスタンプでしょうか。ワンタップでリアクションでき、文章を考えなくても感情を伝えられる機能は便利ですよね。仕事中のシーンを想定したスタンプも多く、皆たくさん使っていますよ。 — トークのやりとり以外でもご活用されているそうですね。 北川さん: LINEにはない「掲示版」機能で、ヘルプデスクのような社内の問い合わせ対応を行なっています。また、現場や病棟ごとにあった紙の連絡ノートでのやりとりはLINE WORKSに置き換え、医師・職員間の情報共有を効率化しています。 「今は無くてはならないアプリ」 — ヘルパーステーションでの活用はいかがですか? 関根さん: コロナ禍になって一段と役に立ちました。直行直帰が増え、シフトなどの連絡はほとんどLINE WORKSで行っています。 また、トークの既読の仕組みで伝わったことが確実に分かるので安心です。以前は個別に電話をかけていましたが、一斉にメッセージを送れるようになってありがたいです。 介護保険証や負担割合証の写真、傷やかゆみの患部の写真なども訪問時に撮って送ってもらうこともあるので、保険証などの紛失リスクもゼロになりました。今はもう無くてはならないアプリになっていますね。 — 今後の活用について教えて下さい 北川さん: 今後は「アンケート機能」を使い、職員の意見を汲み取るツールとしても活かしたいですね。BCP(業務継続計画)の文脈の緊急連絡網としても使っていくでしょう。利用者さんが行方不明になった時などもうまく活用できないか、既に検討を始めているところです。 ※本記事は2021年11月22日にて公開された介護のニュースサイトJOINTの記事をリライト掲載したものです。 -
U-16プログラミングコンテスト阿南大会実行委員会
本事例のポイント プロコンのオンライン開催に最適なツールとして採用 進行状況を見える化しライブ感を味わえる プログラミングの楽しさも伝わり参加者の満足感を得られた 2020年11月に初の開催となった「U-16プログラミングコンテスト(以下、プロコン)阿南大会」。第一回がコロナ禍での開催となった同大会では、大会運営において、セキュアな環境下で出題者と参加者がコミュニケーションを取ることができるLINE WORKSを導入。 オンラインでの大会開催が可能になっただけでなく、回答提出の速さや成績順位を競っている様子がオーディエンス全員にリアルタイムに見える化されたことで、大会の臨場感を演出することにも成功しました。同大会の実行委員長である阿南工業高等専門学校の吉田教授にLINE WORKSの活用についてお話を伺いました。 「U-15/U-16プログラミングコンテスト」とは 2011年に北海道旭川市の有志がU-16プログラミングコンテストを立ち上げたことから始動し、“パソコンが好きな子どもたちをほめ称える場をつくろう”というコンセプトのもと、全国各地で開催されています。現在は、旭川大会実行委員会の協力を得て、ITジュニア育成交流協会がU-15/U-16プログラミングコンテストの仕組みを47都道府県の志をもつ方々にご紹介し、地域でのコンテスト開催や子どもたちの顕彰を支援しています。 阿南大会開催にLINE WORKSを利用するきかっけは? 私自身がエンジニア出身ということもありますが、学生たちにプログラム業界への興味を持ってほしいという想いから、2020年に小学校高学年を対象にしたU-16プロコン阿南大会を初めて開催しました。小学生を対象にしたのは、プログラミングが小学校の義務教育化になったこともあり、小さい頃にプログラミングに触れて好きになってほしかったからです。 第一回の開催タイミングがコロナ禍でしたので、対面できない状況の中、オンラインでどう開催しようか悩みました。さらに、大会を開催するからには、臨場感を出してオーディエンスにも楽しんでもらいたいという考えがありました。 コロナ禍でなくても、従来からプロコンというのは、ロボットコンテストのように物理的な動きもありませんし、スポーツのように観覧できるような試合をするというものではありません。パソコンで出題された問題に対して各自がプログラムを作成して、サーバーへ提出。最後の結果発表ではじめて誰が1位かわかるという地味なものでした。参加者も自分が速いのか遅いのか、今勝っているのか負けているのかもわかりませんし、オーディエンスとしても、一生懸命パソコンに向かっている子どもたちの様子はわかりますが、試合の醍醐味である途中経過や競い合っている様子はわかりません。阿南大会では、そういった地味さを払拭して、ショーのように参加者もオーディエンスも楽しんでもらいたい。そこからプログラミングの面白さを知ってほしいと思っていました。 そこで、時系列で流れるトーク機能があるLINE WORKSに注目しました。出題者と参加者、採点者をグループにして、その中で出題、提出、採点を行い、そのトークルームをZoomで放映すればオーディエンスもオンラインで視聴できるのでスムーズな大会運営ができるのではと考えました。 LINE WORKSを選択した決め手は? 教育業界は、個人情報の扱いについては非常にセンシティブです。保護者も含めて関係機関に承認を取る作業というのが大変です。その点、LINE WORKSは、グループウエアの機能性と、セキュリティ面での安全性の両方をもっていました。管理された大会専用の環境を作っていますよと言えることは、保護者の安心感も醸成できます。 セキュリティ面も安全なうえ、LINE WORKSであれば日常生活で子どもたちが使い慣れているLINEと操作性が似ているので、説明しなくてもすぐに使い慣れてくれると思いました。運営も少人数で行いますので、人的にも費用的にもコスト負担がすくない、LINE WORKSを運営ツールとして採択しました。 U-16プロコン阿南大会では、実際にLINE WORKSをどのように運用したのですか? 第一回だった昨年は、大会は私を含めて教員2名、ティーチングアシスタント(TA)3名の計5名で運営しました。今年は、私と、ティーチングアシスタント(TA)2名のみで運営しました。大会には、コロナ禍でしたが第一回6名、第二回は8名の小学生が参加してくれました。 あらかじめ参加者のLINE WORKSアカウントを用意し、大会運営側と参加者のみの専用のグループトークに参加させておきます。 大会で参加者が使用する各ノートパソコンにコンテストで使うソフトとLINE WORKSアプリをインストールし、参加者のアカウントでLINE WORKSにログインしておき、会場になる学校の教室にセッティングしました。 大会当日は、グループトークで問題を出題し、できた人からプログラムのスクリーンショットを同じトークルームに提出して、採点もその場で行います。誰が先に提出したのか、どんなプログラムを提出したのかなどすべて可視化することにしました。 教室には大きいモニタを用意して、当日付き添いで来られる保護者のみなさんにもトークルーム画面が見えるようにし、来場できない関係者やオーディエンスにはZoomでモニタの画面を共有して大会の様子をライブで視聴できるようにしました。 LINE WORKSで大会を進行するうえで工夫された点はありますか? グループトークで大会を進行していくと決めた時に、問題になったのは先に提出した回答が見えることでカンニングされるのでは、ということでした。大会開催者の方針によりますが、阿南大会は「プログラミングに興味を持ってもらうこと」がゴールでしたので、オープンにすることで味わえる「速く出せた」「上手くできた」という達成感を感じてもらいたいと思いました。その代わり、加算する点数で工夫をしました。1番早い子は2番目以降の子より多めのポイントを加算し、繰り返し(ループ)ができている子はボーナスポイントを加算するなど、スピードとクオリティで競えるようにしました。 また、トークで出題すると、回答が提出されてきたときに流れて画面から消えてしまうので、LINE WORKSの画面を映すモニタを分割して出題内容を常時表示させることしました。 スコアの入力にはGoogleのスプレッドシートを使い、グラフ化した成績表もモニタに常時表示させました。出題ごとの加算に応じてリアルタイムにグラフが動くので、全員に競い合っている感じが伝わります。 LINE WORKSを活用した結果はいかがでしたか? 円滑な大会進行が実現して、とても良かったと思います。想定どおり、子どもたちが操作に迷うようなことはありませんでした。 子どもたちには、「パソコンにログインしたらトークになにか書いてね」と伝えただけでした。使い方の説明に時間を取る必要もありませんでしたし、使い方に関する質問や戸惑う様子もありませんでした。運営側も、指定したメンバーどうしだけのクローズな環境で安心してトークできたので管理も簡便でした。 採点をするTAからは「大きさが違いますよ」や「惜しい」などの応援もトークで送られたので、参加している子どもたちの士気も上がっていました。ひとつのUIの中で大会運営の把握もできましたし、競技の進行状況がライブで保護者やオーディションスに視聴いただけたので、臨場感も伝わったと思います。 TAからの採点やコメントを送り参加者を応援する。 大会の最後に、アンケート機能で参加した子どもたちから感想を集めました。回答が集まると同時に集計画面がパッと可視化されるので、その場ですぐに共有できたのは良かったです。 大会終了後は、トークをさかのぼって問題の出し方が良かったか、運営に問題がなかったかなど次回の改善に活かすこともできます。 参加した子どもたちからは「楽しかった」というコメントや、面白いスタンプをたくさんトークで送ってくれました。参加者側も気持ちが伝えやすいのは、LINE WORKSならではですね。 1時間ほどの大会でしたが、参加した子どもの中には僅差で負けて悔しくて泣いてしまうほどの子もいるくらいの熱戦となりました。 第一回の大会でプログラミングに興味を持ち、優勝を狙って2年連続で参加してくれた子もいました。大会開催の目的も達成できることを実感しました。 今後やってみたいことはありますか? LINE WORKSとモニタさえあれば、人件費もシステム費も低コストでプロコンが運営できることがわかりました。このハイブリッド型の阿南方式はこれからも活用していきながら、オーディエンスが見たときにどうしたら楽しんでもらえるか、さらに工夫を重ねていきたいと思います。 次回は、もっと参加者も多くして、阿南工業高等専門学校で毎年開催される蒼阿祭と同じ日に開催して、蒼阿祭の来場者にもモニタ越しで大会を見てもらいたいです。プロコンなどを通して、プログラミングに興味を持つ子どもたちをこれからも増やしていきたいと考えています。
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