議事録が上手い人の特徴とは？上手くなるためのコツとAI活用術を解説！

議事録が上手い人には、会議前の準備の仕方や要点のまとめ方に共通する習慣があります。この記事では、上手い人に共通する特徴とすぐ実践できるコツを整理したうえで、その質を誰でも再現できるAI議事録作成ツールの活用法をわかりやすく紹介します。

議事録が上手い人とそうでない人は何が違うのか？

同じ会議に出ていても、できあがる議事録の質は人によって大きく変わります。

読んだだけで会議の流れと結論がすっと頭に入る議事録もあれば、発言をそのまま書き写しただけで、結局何が決まったのかわかりにくい議事録もあります。

この差は、文章力やタイピングの速さだけで生まれるわけではありません。

議事録が上手い人は、会議で交わされる言葉を単に記録するのではなく、その場の文脈を理解したうえで「何が重要なのか」を判断しながら書いています。

一方、そうでない人は、聞こえた発言を順番に書き取ることに精一杯で、話の背景や意図まで拾いきれていない傾向にあります。

つまり、議事録の上手さを分けているのは、情報を処理して要点を見極める力と、会議中に発言者の意図を汲み取るコミュニケーション力だと言えます。

議事録が上手い人に共通する3つの特徴

議事録が上手い人には、いくつかの共通点があります。ここでは、特に多くの人に当てはまる3つの特徴を解説します。

会議前の準備を欠かさず行っている

議事録が上手い人は、会議が始まる前の準備に時間をかけています。

具体的には、議題や参加者をあらかじめ確認し、配布資料の内容にも目を通したうえで、その日に話し合われる論点を頭に入れています。

事前に会議の全体像を掴んでおくと、当日は話の流れを予測しながら記録できるため、要点を取りこぼしにくくなります。

専門用語や略語が飛び交う会議でも先に意味を押さえておけば、聞き取れずに手が止まる回数を減らせます。

つまり、準備の差がそのまま議事録の完成度の差につながると言えます。

決定事項と補足情報をメリハリよく整理できる

上手い議事録を読むと、すぐに結論を把握することができます。

これは、書き手が会議中の発言を要点ごとに分類し、決定事項と補足情報をはっきり区別して記録しているからです。

会議では、決まったことから保留になったこと、ただの感想や雑談まで、さまざまな情報が入り混じります。

議事録が上手い人は、その中から「決定事項」「次のアクション」「検討課題」といった重要度の高い情報を優先して拾い、補足的な発言は簡潔にまとめています。

情報にメリハリをつけて整理することが、読みやすい議事録を作成するコツと言えるでしょう。

事実と意見を切り分けて記録している

議事録では、後から読み返したときに誤解が生まれないことが大切です。

議事録が上手い人は、「実際に決まった事実」と「参加者の意見や感想」を切り分けて記録しています。

例えば「A案で進めることが決定した」という事実と、「A案のほうがコスト面で有利だという意見が出た」という発言は、意味合いがまったく異なります。

この2つを混同して書くと読み手が決定事項を取り違え、後々トラブルにつながる可能性もあります。

発言者の名前や立場もあわせて記録し、客観的な事実を軸にまとめることで、誰が読んでも解釈のぶれない議事録に仕上がります。

今日から真似できる、議事録が上手くなるコツ

上手い人の特徴が分かっても、いきなりすべてを再現するのは簡単ではありません。

そこで今回は、比較的取り入れやすく効果を感じやすいコツを4つに絞って紹介します。どれも次の会議からすぐ試せる内容です。

アジェンダと会議の目的を先に押さえる

まずは、その会議のアジェンダ（議題）と、何のために開かれる会議なのかという目的を先に確認しておきましょう。

目的が「意思決定なのか」「情報共有なのか」「アイデア出しなのか」によって、記録すべきポイントは変わります。

意思決定の会議であれば決定事項と決定理由を、アイデア出しの会議であれば出た案とその賛否を重点的に押さえる、といった具合です。

会議のゴールを最初にイメージしておくと、当日は何をメモすべきかがはっきりし、記録に迷う時間を減らせます。

フォーマットを用意しておく

毎回ゼロから議事録を書き起こすのは、時間もかかり記載する項目にもばらつきが出ます。

そこで、あらかじめ議事録のフォーマットを用意しておくのがおすすめです。

日時・参加者・議題・決定事項・タスク・次回予定といった項目を先に並べておけば、会議中はそこを埋めていくだけで記録が進みます。

書くべき欄が決まっているので、必要な情報を聞き逃しにくくなり抜け漏れも防げます。

一度自分の使いやすいフォーマットを作っておけば、次回以降も繰り返し使え、議事録の品質を安定させられます。

5W2Hを意識して要点だけを書き取る

会議中の発言をすべて書き取ろうとすると手が追いつかず、かえって要点を見失いやすくなります。

そこで役立つのが、5W2Hを意識して要点だけを絞り込む方法です。

5W2Hとは、When（いつ）・Where（どこで）・Who（誰が）・What（何を）・Why（なぜ）・How（どのように）・How much（いくらで）の7つの視点を指します。

この観点で発言を整理すると決定事項に必要な情報が自然とそろい、無駄な言い回しを削ぎ落とせます。

会議中は完璧な文章を目指すのではなく、後から整えやすいメモを残すことを優先しましょう。発言者名と重要な数字だけは、その場で確実に書き留めてください。

見出しと箇条書きで構造を整理する

長い文章がびっしり並んだ議事録は、どこに何が書いてあるのか探すだけで疲れてしまいます。

読みやすい議事録に仕上げるには、見出しと箇条書きを使って構造を整理することが効果的です。

議題ごとに見出しを立て、その下に決定事項やタスクを箇条書きで並べると、情報のまとまりがひと目でわかります。

一文が長くなりそうなときは、要点ごとに改行して箇条書きにするだけでも格段に読みやすくなります。

会議後に清書する際は、時系列のメモを議題単位で並べ替え、重要なポイントが先に目に入るよう整えるとよいでしょう。

議事録の質を底上げするAI議事録作成ツールという選択肢

ここまで紹介したコツは、意識すればすぐに取り入れられるものばかりです。

ただし、聞きながら要点を書き取るスキルや、話を要約する力そのものは一朝一夕で身につくものではありません。

そこで近年注目されているのが、議事録作成の多くを自動化できるAIツールです。個人のスキルに依存せず、高品質な議事録を安定して作れる点が大きな魅力です。

AI議事録作成ツールでできること

AI議事録作成ツールは、会議の音声をもとに議事録作成の一連の流れを自動で進めます。

会議の音声をテキストに変換する文字起こしから始まり、書き起こされた内容を要約し、長い議論の中から要点を短くまとめます。

さらに、会議で決まった決定事項や「誰が何をするか」というタスクを自動で抽出できる製品も増えています。

発言者を区別する話者分離に対応したツールなら、「誰が発言したのか」まで記録に残せます。

これまで人が時間をかけて行っていた作業を任せられるため、議事録担当者は議論への参加や内容の確認に集中しやすくなります。

上手い人の議事録に近づくためのツールの選び方

AI議事録作成ツールは数多くあり、機能や精度はサービスによってさまざまです。

上手い人が作るような正確で読みやすい議事録に近づけるには、次の4つの観点で比較すると良いでしょう。

連携方法：ZoomなどのWeb会議や録音データと手間なく連携できるか
精度：日本語の認識精度が実用レベルか、専門用語や複数人の発言を正しく聞き分けられるか
機能：話者分離、AI要約、決定事項やタスクの抽出など、書き起こした後の手間を減らせる機能があるか
セキュリティ：企業利用を想定した情報管理体制が整っているか

これらをふまえて選べば、自社の会議スタイルに合ったツールを見極めやすくなります。

議事録作成を効率化するなら「LINE WORKS AiNote」がおすすめ

数あるAI議事録作成ツールのなかでも、日本語の会議での精度とセキュリティを重視するなら、LINE WORKSが提供する「LINE WORKS AiNote」がおすすめです。

LINE WORKS AiNoteの強みは、日本語の会議に最適化された高い認識精度です。文字正解率は90.8%を誇り、専門用語や数字の多い会議でも発言を正確に文字起こしできます。

ZoomやTeams、Google MeetといったWeb会議との連携に加え、録音データのアップロードにも対応しています。

ブラウザだけで完結し、PCでもスマートフォンでも使えるため特別な環境を用意する必要はありません。

また、有料プランでは音声データをAIの学習に利用しない方針を明記しており、ISO/IEC 27001やSOC2といった認証も取得しています。

チームプランは月額19,800円から利用でき、利用人数の制限もありません。

まずは30日間の無償トライアルで、実際の文字起こしの精度や使い心地を確かめてみてはいかがでしょうか。

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よくある質問

最後に、議事録作成やAI議事録作成ツールに関するよくある質問にお答えします。

議事録が上手い人になるには、まず何から始めればよいですか？

まずは会議前の準備から始めるのがおすすめです。アジェンダや配布資料に事前に目を通し、その日の論点を把握しておくだけで当日の記録は格段に楽になります。あわせて、決定事項やタスクを書き込む欄を並べた自分専用のフォーマットを用意しておくと、何をメモすべきかが明確になります。

議事録を書くのが遅いのですが、早く正確に書くコツはありますか？

会議中にすべての発言を書き取ろうとせず、要点だけを絞り込むことがコツです。5W2Hを意識し、決定事項や次のアクション、発言者名、重要な数字を優先して書き留めましょう。その場では完璧な文章を目指さず、後から整えやすいメモを残すことを優先すると記録のスピードが上がります。

議事録が上手い人はテンプレートやフォーマットを使っていますか？

多くの場合、使っています。フォーマットをあらかじめ用意しておくと、記載する項目がブレず、会議ごとの品質のばらつきが抑えられます。日時・参加者・議題・決定事項・タスク・次回予定といった基本項目をそろえておくのが一般的です。一度自分に合ったフォーマットを作れば次回以降も繰り返し使えるため、作成の効率も上がります。