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備忘録とは？まずは意味と読み方を確認しよう
「備忘録」という言葉は見聞きする機会が多いものの、正確な意味や読み方まで説明できる方は意外と少ないかもしれません。
まずは、基本的な意味と読み方から確認していきましょう。
「備忘録」の読み方と基本的な意味
備忘録は「びぼうろく」と読みます。辞書では「忘れたときの用意に用件などを書きとめておく帳面」などと説明されています。
つまり、あとで忘れないように必要な事柄を書き留めておく記録のことです。
将来的に参照する可能性がある情報やアイデアを、忘れないよう手元に残しておくために使われます。
個人的な覚え書きからビジネスの会議記録まで、幅広い場面で活用される言葉です。
「備忘録」と「忘備録」、正しいのはどちら？
備忘録と似た表記に「忘備録」があります。どちらが正しいのか迷う方もいるでしょう。
結論から言うと、一般的に正しいとされるのは「備忘録」のほうです。
辞書によっては「忘備録」を「備忘録に同じ」と説明している場合もありますが、ビジネスシーンで使うと誤用と受け取られる可能性があります。
文書やメールで使うときは、「備忘録」を選ぶほうが無難でしょう。
「備忘録」と似た言葉との違いを整理しよう
備忘録には、意味の近い言葉がいくつもあります。それぞれの違いを押さえておくと、場面に応じて言葉を正しく使い分けられます。
議事録との違い
備忘録と混同されやすいのが「議事録」です。
議事録は、会議や打ち合わせの内容を公式に記録する文書を指します。第三者が読んでもわかるように発言や決定事項を詳しく残し、社内外で共有することが前提です。
一方の備忘録は、基本的に個人が自分のために残す非公式な記録です。
自分があとで思い出せれば十分なので、議事録ほど厳密な形式は求められません。
日記との違い
日記との違いは、記録する対象にあります。日記は、その日の出来事や感じたこと、思い出などを書き残すものです。
それに対して備忘録は、感情ではなく必要な情報やタスクを書き留める記録です。
その日の気持ちや細かなエピソードを書く必要はなく、要点だけを簡潔にまとめる点が特徴です。
覚書・ToDoリストなどの類語
「覚書」や「ToDoリスト」も、備忘録と近い意味で使われます。
覚書は、忘れないように書き留めておくこと、またはそのメモを指す言葉です。ビジネスでは、契約内容の要点を確認するために交わす文書を指す場合もあります。
ToDoリストは、これからやるべきことを一覧にしたものです。
すでに起きたことや得た情報を残す備忘録に対して、ToDoリストはこれから取り組むタスクに重点を置きます。
ビジネスで備忘録が役立つ場面と使い方
人は覚えたつもりでも、時間が経つと細かい点を忘れやすいものです。だからこそ、必要な情報をその場で残しておく備忘録がビジネスのさまざまな場面で役立ちます。
会議や打ち合わせの内容を残すとき
備忘録が特に役立つのが、会議や打ち合わせの内容を残す場面です。
その場の議論をすべて書き取るのは大変ですが、要点だけを備忘録として残しておけばあとから必要な情報にすぐにたどり着けます。
議事録のように形式を整える必要はなく、決定事項や次に取るべき行動、期日などをメモしておくだけでも十分に役立ちます。
何が決まり、誰がいつまでに何をするのかを書き留めておくと、認識のずれや対応の漏れを防げます。
業務の手順やルールを共有するとき
業務の手順や社内のルールを共有する場面でも、備忘録は役立ちます。
一度行った作業の流れや注意点を書き留めておけば、次に同じ業務を担当するときに迷わず進められます。
チームで共有できる形にしておくと、担当者が変わっても対応の質を保ちやすくなります。
特定の人しか知らない「暗黙のルール」を減らし、業務の属人化を防ぐうえでも有効です。
備忘録の書き方のポイント
備忘録は、ただ書き留めるだけでは十分に活用できません。あとから見返しやすい書き方には、いくつかのポイントがあります。
日付とタイトルをセットで残す
備忘録を残すときは、日付とタイトルをセットで記録しておきましょう。
いつの記録なのか、何についての内容なのかが一目でわかると、あとから探すときに役立ちます。
特に複数人で共有する場合は「日付」「議題」「内容」を共通のフォーマットでそろえておくと、誰が見ても理解しやすくなります。
フォーマットを決めておけば、書く側も毎回迷わずに記録を残せます。
箇条書きを用いて要点だけにしぼる
内容は箇条書きで要点だけに絞って書くのがおすすめです。
文章で長々と書くよりも、要点を短く並べたほうがあとで見返したときに理解しやすいです。
また、5W2H（いつ・どこで・誰が・何を・なぜ・どのように・いくら）を意識すると必要な情報を漏れなく残せます。
あとから探しやすい場所にまとめておく
せっかく残した備忘録も、どこに書いたかわからなくなっては意味がありません。
保存する場所をあらかじめ決めておき、あとから探しやすい状態にしてまとめておきましょう。
スマートフォンのメモアプリやクラウド上のドキュメントなど、キーワードで検索して見つけられるツールを使うと便利です。
グループウェアやオンラインのファイルに残しておけば、外出先やほかの端末からでも確認できます。
備忘録の作成にはLINE WORKS AiNoteがおすすめ
会議や打ち合わせの内容を手作業で書き取るのは、思った以上に負担が大きい作業です。
会議の備忘録作成を効率化したいなら、AI議事録作成ツール「LINE WORKS AiNote」の活用がおすすめです。
LINE WORKS AiNoteは、会議の音声を自動で文字起こしして、要約や要点の整理までをまとめて行える法人向けのサービスです。
高精度な日本語の音声認識により、文字正解率90.8％という精度で会議の発言をテキスト化できます。
文字起こしのあとはAIが要約と要点・タスクの抽出まで行うため、会議後の備忘録作成にかかる手間を大きく減らせます。
まずは30日間の無償トライアルで、実際の文字起こし精度や使い心地を確かめてみてはいかがでしょうか。
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よくある質問
最後に、備忘録に関するよくある質問にお答えします。
備忘録と議事録は何が違いますか？
議事録は会議の内容を公式に記録し第三者と共有することを前提とした文書です。一方の備忘録は、個人があとで思い出すために残す非公式なメモで、形式の自由度が高い点が異なります。社内外で正式に共有する記録が必要なら議事録、自分用の覚え書きとして使うなら備忘録、というように使い分けると良いでしょう。
「忘備録」と書いても間違いではありませんか？
一般的に正しいとされる表記は「備忘録」です。「忘備録」は文字の順序が入れ替わった表記で、辞書によっては同じ意味として載っている場合もあります。ただしビジネスシーンでは誤用と受け取られる可能性があるため、文書やメールでは「備忘録」を使うほうが無難です。
備忘録が続かないのですが、どうすれば良いですか？
続かない原因の多くは、書き方や残す場所が定まっていない点にあります。日付とタイトルをセットにする、箇条書きで要点だけを書く、保存場所をひとつに決めるといったルールを最初に決めておくと習慣化しやすくなります。それでも手入力の負担が大きい場合は、会議の音声を自動で文字起こしできるAI議事録作成ツールを取り入れる方法もあります。
会議の備忘録を効率よく残すにはどうすれば良いですか？
会議中にすべてを手入力しようとすると、発言に追いつかず内容を取りこぼしてしまうことがあります。要点だけを箇条書きで残す、決定事項と次の行動に絞って書くといった工夫で負担を減らせます。より確実に残したい場合は、音声を自動で文字起こしして要約まで作成できるAI議事録作成ツールを使うと、会議に集中しながら備忘録を残せます。
備忘録はどのようなツールで作成すればよいですか？
手書きのノートやスマートフォンのメモアプリ、表計算ソフトなど、使いやすいものを選んで問題ありません。複数人で共有するならクラウド上のドキュメントやグループウェアなど、どの端末からでもアクセスできるツールが便利です。会議の記録を頻繁に残す場合は、文字起こしから要約までを自動化できるAI議事録作成ツールを検討すると、作成の手間をさらに減らせます。
備忘録を仕組み化して業務効率化を達成しよう！
備忘録は、忘れたくない情報を書き留め、あとから活用するための身近な記録です。
日付とタイトルをセットで残す、箇条書きで要点を絞る、探しやすい場所にまとめるという基本を意識するだけで読みやすくなります。
そして、書くことが続かないという悩みを解消するためには、備忘録作成そのものを仕組み化することが大切です。
特に会議の記録は、AI議事録作成ツールを活用して文字起こしから要約までを自動化すると、手間を減らしつつ確実に残せます。
自分に合った方法で備忘録を仕組み化し、日々の業務効率化につなげましょう。
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