【ご利用ガイド】LINE WORKS AiNote

人手不足が課題となるビルメンテナンス業界において、限られた人員で生産性を向上させるDXを推進する株式会社ハリマビステム。同社では、社員の事務負担を減らし、より付加価値の高いコア業務に集中できる環境づくりを目指して、AI議事録ツール「LINE WORKS AiNote」を導入しました。 圧倒的な文字起こしスピードと、シングルサインオン（SSO）に対応したセキュアな運用環境を決め手に選ばれたAiNoteは、いかにして現場の負担を軽減したのか。今回は、複数のAI議事録ツールの比較・検証を担い、自らも「LINE WORKS AiNote」を現場で活用する営業企画部の高橋さん、東京第三事業部の池内さん、東京第四事業部の増田さんに、導入の背景から具体的な効果、今後の展望まで詳しく話を伺いました。   本事例のポイント -5社のAI議事録ツールを操作性・処理速度・コスト・セキュリティの観点から比較検証 -議事録作成時間を平均約20分短縮し、会議後の事務作業を効率化 -契約書だけでは残せない現場の経緯やノウハウを、組織の知識として蓄積 まず、貴社の事業内容と、現在注力されているDXの取り組みについてお聞かせください。 高橋さん： 当社は1961年の創業以来、オフィスビルやマンション、商業施設、公共施設など、様々な建物を対象に、設備管理や清掃、警備、修繕工事までをワンストップで提供する総合ビルメンテナンス企業です。現在は全国で約2,200件の管理物件を手掛け、4,600人を超える社員が、それぞれの現場で建物の安全・安心・快適な環境を支えています。   近年、ビルメンテナンス業界では人手不足が深刻化する中、当社では清掃・警備ロボットの導入や、設備管理業務へのAIクラウドの活用など、デジタル技術を取り入れながら業務の効率化を進めています。私たちが目指しているDXは、単に新しいシステムを導入することではありません。社員一人ひとりが「仕事が少し楽になった」「会議により集中できるようになった」と実感できる改善を積み重ね、その先に業務品質や生産性の向上につなげていくことが大切だと考えています。今回導入した「LINE WORKS AiNote」も、そうした取り組みの一つです。   導入以前、社内ではどのような課題がありましたか。 高橋さん： 当社では、人手不足や業務量の増加を背景に、限られた人員でも、生産性を維持・向上できるような体制づくりを進めています。その中でも、会議や打ち合わせ後の議事録作成に多くの時間がかかっていたので、担当者の負担や成果物の品質のばらつきなどが課題となっていました。   従来、議事録作成は新入社員やアシスタント職が担うことが多かったのですが、1時間の会議に対して、ICレコーダーの録音を1時間以上かけて聞き直し、Excelのひな形に一から落とし込んでいました。さらに、上長へのチェックと修正の往復が発生するため、1日では終わりません。不慣れな新人だと、議事録の完成・配信までに丸1週間かかってしまうこともありました。その間に次の会議が始まってしまうため、1人で2個も3個も議事録のタスクを抱え込んでしまい、業務を激しく圧迫していたのです。   専門用語の意味を調べたり、日常業務の合間に細切れで進めることも難しく、まとまった時間が取れるタイミングでデスクに張り付いて一気に書き上げるしかないという、非常に重たい業務になっていました。また、新人に教える際も、先輩が同じ会議に同席し、一緒に録音を聞き直さなければ会議の流れや文脈を共有できず、教育面でも大きな時間的ロスが生じていたのです。   増田さん： 大型の商業施設やオフィスビルを管理する私たちの事業部でも、アシスタントのメンバーが月単位の当番制で会議の議事録作成を担当していましたが、順番が回ってくるたびに「重要な発言を聞き漏らしていないか」と心理的プレッシャーを感じていたのが本音です。   営業担当であるマネージャーたちも、お客様や協力会社様との頻繁な打ち合わせをすべて一人でこなしていました。「新しくAI議事録ツールが導入されるかもしれない」という話が持ち上がったとき、現場から「それは便利そう、使ってみたい」という声が自然と上がりました。それだけ、記録業務を少しでも効率化できる手段が求められていたのだと思います。   池内さん： 私の所属する東京第三事業部では、主に分譲マンションの管理運用を手掛けており、毎月各マンションの管理会社などとの定例会議を行っています。以前は、会議の記録を残すためにボイスレコーダーを回しながら、手元のメモに必死で内容を書き留めるというやり方をしていました。議事録の作成自体で完全にパンクするほどではないものの、毎月の会議のたびに発生する「ひたすらメモを取り続ける」という作業負担は、現場にとって決して小さくありませんでした。   数あるAI議事録ツールの中から、「LINE WORKS AiNote」を選ばれた理由は何でしたか。 増田さん： きっかけは、他社に勤める私の知人が、「LINE WORKS AiNote」の前身サービス「CLOVA Note」を使っていたことでした。ちょうど社内でAI議事録の導入計画が立ち上がったタイミングだったのですが、その知人から「何も考えずにスマホで簡単に録音できて、すごく楽だよ」と勧められたので、有力な候補の1つとして検証チームに提案したんです。   池内さん： 選定にあたっては、最終的に5社のサービスを比較しました。文字起こしの精度や要約の質、価格、操作性、社内での運用のしやすさなど、総合的なバランスを検証したのですが、そのなかでも文字起こしが完了するまでの処理速度の違いは大きかったです。他社ツールでは、完了までに結構時間がかかるものもありました。   高橋さん： 同じ音声データを同時に読み込ませてスピードを競わせたのですが、一番遅い他社製品が完了までに「26分」かかったのに対し、AiNoteは「1分27秒」でした。このスピードの差には、検証チーム一同「こんなに違うのか！」と本当にびっくりしました。   長く使うためのコスト面も含めて、最終的にはAiNoteともう1社が候補に残りました。その中で、決め手となったのがセキュリティ面です。当社で利用している社内の共通アカウントシステムと連携し、「シングルサインオン」で安全にログインできる仕様だったので、最終的にAiNoteに決めました。機密情報を多く扱う議事録ツールだからこそ、安全性は妥協できないポイントでした。   AiNoteは議事録作成に必要な機能が過不足なく、最もバランスよく備わっていました。機能の多さもさることながら、必要な機能と使いやすさのバランスを重視し、「現場の社員が迷わず、継続して使いこなせるか」を最優先に考えた結果の選択でした。     AiNoteは、現在どのような場面で活用されていますか。また、導入後に感じている効果についてもお聞かせください。 増田さん： 現在は、お客様との定例会議や社内会議、各種の打ち合わせなどで幅広く活用しています。対面とオンラインのどちらでも利用しており、対面の場合は主にスマートフォンで録音し、会議後に文字起こしされた内容を確認・修正して、関係者へ共有するという流れです。   営業担当は社外でお客様と打ち合わせをする機会も多いため、手元のスマホですぐに録音を始められるのは非常に便利です。録音内容もすぐにPCで確認・編集できるため、会議の場所や形式を選ばず手軽に使えることが、日常的な活用につながっていると思います。実際、社内でも一度使い始めると繰り返し利用する人が増えてきており、普段使いのツールとして大変好評いただいております。   池内さん： 社内アンケートでは、従来は議事録の作成に平均して1時間ほどかかっていたのが、導入後は20分程度短縮されたという回答が多く寄せられました。削減時間には個人差がありますが、録音を最初から何度も聞き直してテキスト化する作業から、文字起こしされた内容を確認・修正する作業へ変わったことで、担当者の負担は確実に軽くなっています。   また、会議中にメモを取ることに意識を割く必要がなくなったのも大きな変化です。特に説明や進行を担う社員が、目の前の議論そのものに集中しやすくなったという声もあります。発言が記録として残ることで、「言った・言わない」の行き違いが起こりにくく、会議後の確認作業も減りました。記録が残っているという安心感があるだけで、議事録担当者の心理的なプレッシャーはだいぶ和らいでいると感じます。   高橋さん： 私自身も打ち合わせではほぼ毎回AiNoteを使うようになりました。むしろ録音し忘れたときに、「しまった！」と感じるほど頼りにしています。これまでは内容をすべてその場で覚えておこう、メモに残そうと力が入っていましたが、AiNoteがあることで、記録から意識を手放せる感覚があるんです。   会議中に聞き逃したり、メモが追いつかなかったりしても、あとでテキストを確認すればいいと思えるので、私にとってAiNoteは、“お守り”のような存在です。 今後、AiNoteをどのように活用し、さらなる業務改善につなげていきたいですか。 高橋さん： 現在も社内で利用者は少しずつ増えていますが、まだ部署や業務によって活用状況には差があるのが現状です。AiNoteは操作がシンプルなので、一度使えば便利さを実感できるツールです。まずは、実際に使って効果を実感してもらいながら、社内での利用の輪をさらに広げていきたいですね。   また、私たちはAiNoteを単なる議事録作成ツールとは考えていません。ビルメンテナンスの現場では、お客様との打ち合わせの中で、契約書や仕様書には書ききれない補足事項や運用上の細かな取り決め、その場での判断経緯などが数多く交わされます。   そうした口頭でのやりとりをテキストの記録として残しておけば、将来的に担当者が異動や退職で交代した場合でも、「なぜこの運用になったのか」「どのような経緯で合意したのか」を後から確認できます。単なる議事録ではなく、現場の知識や経験を“組織の資産”として蓄積し、次の担当者へ引き継いでいく――。AiNoteには、そうした役割も期待しています。   今後も議事録作成の効率化にとどまらず、現場の知見や判断の経緯を記録・共有する基盤として活用しながら、組織全体の業務品質向上につなげていきたいですね。  

北海道函館市で急性期医療を担う函館五稜郭病院では、多数の会議や委員会で作成が求められる議事録の負担が課題となっていました。重要な会議では発言内容を正確に記録する必要があり、1時間程度の会議でも議事録の完成までに15時間以上を要することもありました。こうした課題を解決するために導入されたのがAI議事録作成ツール「LINE WORKS AiNote」です。高精度な文字起こしにより議事録作業時間を大幅に短縮し、時間外労働の削減や、職員が会議や本来業務に集中できる環境づくりにもつながっています。導入の経緯や活用方法、現場で実感している効果について、企画情報システム課の長利さん、感染情報管理室の山根さん、総務課秘書係の小坂さんに話を伺いました。   本事例のポイント -最大15〜16時間かかっていた議事録作成時間を約3分の1に短縮 -議事録作成の迅速化により、院内の意思決定や情報共有を効率化 -医療従事者の事務負担を軽減し、患者対応や専門業務に注力 貴院の概要と、デジタル化への取り組みについてお聞かせください。 長利さん： 当院は480床を有し、函館市を中心とする道南地域の急性期医療、特にがん診療を中心に担う中核病院です。医師、看護師、事務職など総勢約1200人の職員が連携し、一丸となって地域医療を提供しています。また、道南地域でもトップクラスの手術件数を誇り、近年は手術支援ロボット「da Vinci（ダヴィンチ）」を活用したロボット手術をはじめ、CT画像の解析にAI技術を活用するなど、最先端の医療技術を積極的に取り入れている点も特徴です。   私の所属する企画情報システム課では、経営改善の提案や広報、サイバーセキュリティ対策に加え、DX推進を重要なミッションとして担っています。電子カルテをはじめとする各種システムの安定運用だけでなく、「LINE WORKS」や「LINE WORKS AiNote」といった新しいツールを活用し、現場の業務効率化や働き方の改善に取り組んでいます。   まず、「LINE WORKS AiNote」の導入以前に「LINE WORKS」を導入された背景と、現場での効果をお聞かせください。 長利さん： アナログだった連絡業務を効率化するため、当院では2020年にLINE WORKSを導入しました。それ以前は共通のツールがなく、電話やメール、紙でのやり取りが中心だったため、職員間の情報共有には相当な手間と時間がかかっていたのです。   山根さん： 各種会議の開催案内や資料の配布も、導入前はすべて紙でした。資料を袋に入れて院内を巡り、関係者一人ひとりに手渡しで届けていたのですが、地下から7階まで歩き回ることも珍しくなく、多い日には日常業務を含めて1日2万歩近く歩いていたこともあります。   導入後はそうした状況が大きく変わりました。開催案内や資料共有がボタン一つで一斉配信できるようになり、連絡にかかる時間は「100分の1」にまで激減したと感じています。   情報共有の課題が解消された一方で、会議の議事録作成にはどのような課題があったのでしょうか。 長利さん： 病院内には多数の会議や委員会があり、その多くで議事録の作成が求められます。特に病院の意思決定に関わる運営会議や倫理委員会では扱う内容が重要なため、誰がどのような発言をしたのかを正確に書き起こす必要があり、担当者にとっても非常に大きな負担になっていました。   小坂さん： 私は運営会議や倫理委員会の議事録作成を担当していますが、以前は録音データを少し聞いては戻す作業の繰り返しでした。専門用語や聞き慣れない言葉が出てくると、その都度意味を調べながら作業しなければならず、1時間を超える会議だと、作成に15〜16時間ほどかかることもありました。   これらの会議は毎月開催されるため、月2回は必ずこの重い業務が発生します。運営会議の議事録は法人本部へ提出する必要があり、倫理委員会は審議結果をもとに次の手続きが進むため、どちらも後回しにはできません。通常業務の合間や時間外を使いながら少しずつ作業を進めていましたが、正直、会議のたびに気が重くなっていました。     山根さん： 私は看護師として感染情報管理室に所属していますが、院内の会議だけでなく、近隣の医療機関や保健所、診療所との連携会議など、数多くの議事録作成を担当しています。   以前は会議ごとに書記を決め、手書きのメモやICレコーダーの録音をもとに文字起こしをしていました。発言者の声が小さかったり、複数人の発言が重なったりすると聞き取りが難しく、前後の文脈から内容を推測しながら作成する作業には苦労していました。   本業と並行して作業しなければならず、電話応対や患者さんへの対応で何度も作業が中断されるため、「今日こそは議事録を仕上げよう」と思っていてもなかなか予定通りには進みません。結局、完成までに1週間近くかかってしまうことも珍しくありませんでした。 数あるAI議事録作成ツールの中から、「LINE WORKS AiNote」を選ばれた決め手は何だったのでしょうか。 長利さん： 選定において一番重視したのは、文字起こしの精度でした。院内の会議では医療用語が頻繁に飛び交うため、一般的なツールで医療現場の運用に耐えられるのかという不安があったのです。そこでまずはAiNoteのトライアルを試したところ、医療用語も含めてしっかりと文字起こしされており、「これなら現場で十分に運用できる」と確信を持ちました。   また、すでに院内で利用しているLINE WORKS上でそのまま使えるため、新たなアカウント管理や運用ルールの整備が不要だったことも大きかったです。 実際にはどのように活用されていますか。また、導入後に感じている効果についても教えてください。 小坂さん： 私は会議の際にICレコーダーで録音し、その音声データをAiNoteに取り込んで議事録を作成しています。初めて使った時は、文字起こしがここまで簡単にできるのかと驚きました。導入前は長い場合で15〜16時間かかっていた議事録作成が、現在は5時間前後で完了できるようになりました。発言が重なった箇所などは修正が必要ですが、それでも以前と比べれば作業時間はおよそ3分の1です。   以前は日中の業務に追われ、時間外に議事録をまとめて作成することが多かったのですが、現在はそうした残業が少なくなりました。会議に伴う時間的・心理的な負担が大きく軽減されたことは、個人としても本当にうれしい変化です。   また、倫理委員会では議事録が早く完成することで、委員長への確認作業も前倒しで進められるようになりました。審議結果は委員長や院長の承認を経て次の手続きへ進むため、関係各所への通知を迅速に行えるようになったことも大きな効果だと思います。     山根さん： 私は会議の内容に応じてAiNoteを使い分けています。対面会議ではICレコーダーで録音し、オンライン会議では録画データを取り込むほか、ごく短時間の打ち合わせであれば公用のスマートフォンで録音することもあります。どの方法でも使い勝手に大きな違いはなく、状況に応じて柔軟に活用できています。   実際に使い始めたときは、「こんなに便利なんだ」と驚きました。特に助かっているのが話者分離の機能です。30人規模の会議になると発言者も多く、以前は録音を聞き返しながら「今の発言は誰だったのだろう」と確認するだけでも大変でした。AiNoteでは、一度話者を登録すると、その後の発言も自動で判別してくれるため、編集作業がずいぶん楽になりました。   また、これまで議事録担当となった会議への参加時は、発言を聞き漏らさないようメモを取ることに必死でした。今は記録をAiNoteに任せられるので、会議そのものに集中できるようになりました。議事録作成に費やしていた時間や労力が減ったことで、「また会議が来てしまった」という憂鬱な気持ちもなくなり、患者さんへの対応など本来注力すべき業務にしっかり向き合える環境が整ったことは、本当にありがたいですね。   長利さん： DXというと新しいシステムを導入することに目が向きがちですが、私たちが重視しているのは現場の負担を減らし、本来の業務に集中できる環境をつくることです。AiNoteはまさにその効果を実感できたツールでした。実際に、議事録作成にかかる時間は大きく削減され、会議への向き合い方そのものも変わっています。ここまで分かりやすく効果を実感できたツールは、これまでなかったと感じています。 今後、AiNoteをどのように活用していきたいとお考えですか。 長利さん： まずは院内での利用者をさらに増やしていきたいと考えています。現在も多くの職員が活用していますが、まだAiNoteを十分に知らない人や、「難しそう」と感じている人もいます。実際には負担なく使えるツールですので、今後も活用方法を周知しながら横展開を進め、より多くの部署で効果を実感してもらいたいですね。     機能面については、現時点で大きな不満はありません。文字起こしの精度も高く、十分に満足しています。一方で、AiNoteの「AI要約」機能については、まだ十分に使いこなせていない部分もあります。会議によっては、一語一句を正確に残す必要がないものもあるため、そうした場面ではAI要約をうまく活用していきたいと考えています。  

議事録作成の負担を大幅削減。「記録に追われる社内会議」から「議論に集中できる会議」へ