株式会社ハリマビステム
人手不足が課題となるビルメンテナンス業界において、限られた人員で生産性を向上させるDXを推進する株式会社ハリマビステム。同社では、社員の事務負担を減らし、より付加価値の高いコア業務に集中できる環境づくりを目指して、AI議事録ツール「LINE WORKS AiNote」を導入しました。 圧倒的な文字起こしスピードと、シングルサインオン（SSO）に対応したセキュアな運用環境を決め手に選ばれたAiNoteは、いかにして現場の負担を軽減したのか。今回は、複数のAI議事録ツールの比較・検証を担い、自らも「LINE WORKS AiNote」を現場で活用する営業企画部の高橋さん、東京第三事業部の池内さん、東京第四事業部の増田さんに、導入の背景から具体的な効果、今後の展望まで詳しく話を伺いました。 本事例のポイント -5社のAI議事録ツールを操作性・処理速度・コスト・セキュリティの観点から比較検証 -議事録作成時間を平均約20分短縮し、会議後の事務作業を効率化 -契約書だけでは残せない現場の経緯やノウハウを、組織の知識として蓄積 まず、貴社の事業内容と、現在注力されているDXの取り組みについてお聞かせください。 高橋さん： 当社は1961年の創業以来、オフィスビルやマンション、商業施設、公共施設など、様々な建物を対象に、設備管理や清掃、警備、修繕工事までをワンストップで提供する総合ビルメンテナンス企業です。現在は全国で約2,200件の管理物件を手掛け、4,600人を超える社員が、それぞれの現場で建物の安全・安心・快適な環境を支えています。 近年、ビルメンテナンス業界では人手不足が深刻化する中、当社では清掃・警備ロボットの導入や、設備管理業務へのAIクラウドの活用など、デジタル技術を取り入れながら業務の効率化を進めています。私たちが目指しているDXは、単に新しいシステムを導入することではありません。社員一人ひとりが「仕事が少し楽になった」「会議により集中できるようになった」と実感できる改善を積み重ね、その先に業務品質や生産性の向上につなげていくことが大切だと考えています。今回導入した「LINE WORKS AiNote」も、そうした取り組みの一つです。 導入以前、社内ではどのような課題がありましたか。 高橋さん： 当社では、人手不足や業務量の増加を背景に、限られた人員でも、生産性を維持・向上できるような体制づくりを進めています。その中でも、会議や打ち合わせ後の議事録作成に多くの時間がかかっていたので、担当者の負担や成果物の品質のばらつきなどが課題となっていました。 従来、議事録作成は新入社員やアシスタント職が担うことが多かったのですが、1時間の会議に対して、ICレコーダーの録音を1時間以上かけて聞き直し、Excelのひな形に一から落とし込んでいました。さらに、上長へのチェックと修正の往復が発生するため、1日では終わりません。不慣れな新人だと、議事録の完成・配信までに丸1週間かかってしまうこともありました。その間に次の会議が始まってしまうため、1人で2個も3個も議事録のタスクを抱え込んでしまい、業務を激しく圧迫していたのです。 専門用語の意味を調べたり、日常業務の合間に細切れで進めることも難しく、まとまった時間が取れるタイミングでデスクに張り付いて一気に書き上げるしかないという、非常に重たい業務になっていました。また、新人に教える際も、先輩が同じ会議に同席し、一緒に録音を聞き直さなければ会議の流れや文脈を共有できず、教育面でも大きな時間的ロスが生じていたのです。 増田さん： 大型の商業施設やオフィスビルを管理する私たちの事業部でも、アシスタントのメンバーが月単位の当番制で会議の議事録作成を担当していましたが、順番が回ってくるたびに「重要な発言を聞き漏らしていないか」と心理的プレッシャーを感じていたのが本音です。 営業担当であるマネージャーたちも、お客様や協力会社様との頻繁な打ち合わせをすべて一人でこなしていました。「新しくAI議事録ツールが導入されるかもしれない」という話が持ち上がったとき、現場から「それは便利そう、使ってみたい」という声が自然と上がりました。それだけ、記録業務を少しでも効率化できる手段が求められていたのだと思います。 池内さん： 私の所属する東京第三事業部では、主に分譲マンションの管理運用を手掛けており、毎月各マンションの管理会社などとの定例会議を行っています。以前は、会議の記録を残すためにボイスレコーダーを回しながら、手元のメモに必死で内容を書き留めるというやり方をしていました。議事録の作成自体で完全にパンクするほどではないものの、毎月の会議のたびに発生する「ひたすらメモを取り続ける」という作業負担は、現場にとって決して小さくありませんでした。 数あるAI議事録ツールの中から、「LINE WORKS AiNote」を選ばれた理由は何でしたか。 増田さん： きっかけは、他社に勤める私の知人が、「LINE WORKS AiNote」の前身サービス「CLOVA Note」を使っていたことでした。ちょうど社内でAI議事録の導入計画が立ち上がったタイミングだったのですが、その知人から「何も考えずにスマホで簡単に録音できて、すごく楽だよ」と勧められたので、有力な候補の1つとして検証チームに提案したんです。 池内さん： 選定にあたっては、最終的に5社のサービスを比較しました。文字起こしの精度や要約の質、価格、操作性、社内での運用のしやすさなど、総合的なバランスを検証したのですが、そのなかでも文字起こしが完了するまでの処理速度の違いは大きかったです。他社ツールでは、完了までに結構時間がかかるものもありました。 高橋さん： 同じ音声データを同時に読み込ませてスピードを競わせたのですが、一番遅い他社製品が完了までに「26分」かかったのに対し、AiNoteは「1分27秒」でした。このスピードの差には、検証チーム一同「こんなに違うのか！」と本当にびっくりしました。 長く使うためのコスト面も含めて、最終的にはAiNoteともう1社が候補に残りました。その中で、決め手となったのがセキュリティ面です。当社で利用している社内の共通アカウントシステムと連携し、「シングルサインオン」で安全にログインできる仕様だったので、最終的にAiNoteに決めました。機密情報を多く扱う議事録ツールだからこそ、安全性は妥協できないポイントでした。 AiNoteは議事録作成に必要な機能が過不足なく、最もバランスよく備わっていました。機能の多さもさることながら、必要な機能と使いやすさのバランスを重視し、「現場の社員が迷わず、継続して使いこなせるか」を最優先に考えた結果の選択でした。 AiNoteは、現在どのような場面で活用されていますか。また、導入後に感じている効果についてもお聞かせください。 増田さん： 現在は、お客様との定例会議や社内会議、各種の打ち合わせなどで幅広く活用しています。対面とオンラインのどちらでも利用しており、対面の場合は主にスマートフォンで録音し、会議後に文字起こしされた内容を確認・修正して、関係者へ共有するという流れです。 営業担当は社外でお客様と打ち合わせをする機会も多いため、手元のスマホですぐに録音を始められるのは非常に便利です。録音内容もすぐにPCで確認・編集できるため、会議の場所や形式を選ばず手軽に使えることが、日常的な活用につながっていると思います。実際、社内でも一度使い始めると繰り返し利用する人が増えてきており、普段使いのツールとして大変好評いただいております。 池内さん： 社内アンケートでは、従来は議事録の作成に平均して1時間ほどかかっていたのが、導入後は20分程度短縮されたという回答が多く寄せられました。削減時間には個人差がありますが、録音を最初から何度も聞き直してテキスト化する作業から、文字起こしされた内容を確認・修正する作業へ変わったことで、担当者の負担は確実に軽くなっています。 また、会議中にメモを取ることに意識を割く必要がなくなったのも大きな変化です。特に説明や進行を担う社員が、目の前の議論そのものに集中しやすくなったという声もあります。発言が記録として残ることで、「言った・言わない」の行き違いが起こりにくく、会議後の確認作業も減りました。記録が残っているという安心感があるだけで、議事録担当者の心理的なプレッシャーはだいぶ和らいでいると感じます。 高橋さん： 私自身も打ち合わせではほぼ毎回AiNoteを使うようになりました。むしろ録音し忘れたときに、「しまった！」と感じるほど頼りにしています。これまでは内容をすべてその場で覚えておこう、メモに残そうと力が入っていましたが、AiNoteがあることで、記録から意識を手放せる感覚があるんです。 会議中に聞き逃したり、メモが追いつかなかったりしても、あとでテキストを確認すればいいと思えるので、私にとってAiNoteは、“お守り”のような存在です。 今後、AiNoteをどのように活用し、さらなる業務改善につなげていきたいですか。 高橋さん： 現在も社内で利用者は少しずつ増えていますが、まだ部署や業務によって活用状況には差があるのが現状です。AiNoteは操作がシンプルなので、一度使えば便利さを実感できるツールです。まずは、実際に使って効果を実感してもらいながら、社内での利用の輪をさらに広げていきたいですね。 また、私たちはAiNoteを単なる議事録作成ツールとは考えていません。ビルメンテナンスの現場では、お客様との打ち合わせの中で、契約書や仕様書には書ききれない補足事項や運用上の細かな取り決め、その場での判断経緯などが数多く交わされます。 そうした口頭でのやりとりをテキストの記録として残しておけば、将来的に担当者が異動や退職で交代した場合でも、「なぜこの運用になったのか」「どのような経緯で合意したのか」を後から確認できます。単なる議事録ではなく、現場の知識や経験を“組織の資産”として蓄積し、次の担当者へ引き継いでいく――。AiNoteには、そうした役割も期待しています。 今後も議事録作成の効率化にとどまらず、現場の知見や判断の経緯を記録・共有する基盤として活用しながら、組織全体の業務品質向上につなげていきたいですね。
