金融機関の法人営業部門では、融資審査や事業承継の支援などで膨大な紙書類が日常的に発生しています。決算書や試算表の受け渡し、顧客・税理士・弁護士への資料送付など紙を前提としたプロセスが業務の大きな負担となっているケースは少なくありません。業務効率化に向けて、ペーパーレス化の重要性には気づいているものの、「どうやって始めればいいのかわからない」という担当者も多いでしょう。

そこで本記事では銀行・信用金庫の法人営業に焦点を当て、書類共有をデジタル化する方法と実践ステップを解説していきます。金融機関のDX推進に向けてぜひ役立ててください。

金融機関のペーパーレス化が法人営業部門で求められる理由

金融機関の法人営業部門で、なぜペーパーレスが求められ、またなぜ導入がなかなか進んでいないのでしょうか。ここではペーパーレス化の定義と、法人営業で遅れやすい構造的な要因を整理します。

ペーパーレス化の定義と金融業界における位置づけ

ペーパーレス化とは、紙の書類や帳票を電子データに置き換え、作成から共有・検索・保管までの業務フロー全体をデジタルで完結させる取り組みを指します。単に紙をスキャンして保存するだけではなく、プロセスそのものを電子化する点がポイントです。

金融業界では窓口や個人向けサービスの電子化が進められています。通帳レスやオンラインバンキングはその代表例でしょう。本記事で取り上げる法人営業の現場では、融資関連書類や事業承継・M&A支援の資料などがいまだに紙でやり取りされるケースが目立ち、顧客企業や税理士・弁護士との書類授受もFAXやメール添付頼みという状況も珍しくありません。

金融庁・業界の動向から見るペーパーレス推進の背景

ペーパーレス化が加速する背景の1つに規制面の変化があります。金融庁は、2020年12月の当局への申請・届出等における押印廃止や、2021年6月の書面・対面手続の見直しなど、監督指針等の改正を通じて手続の電子化を進めてきました（参考：金融庁／2020年12月23日・2021年6月30日の改正公表資料）。

見逃せないのが電子帳簿保存法の改正です。2024年1月から電子取引データの電子保存が義務化され、紙のみでの保存は原則認められなくなりました（参考：国税庁／電子帳簿保存法対応！令和６年１月以降の電子取引データの保存方法について（令和６年11月））。金融機関が顧客や士業とやり取りする書類がこの電子取引データに該当することもあるため、法令対応の面からもデジタル化はより重要になると言えるでしょう。FISC（金融情報システムセンター）もクラウドサービスの利用を踏まえた安全対策基準の改訂や関連文書の公表を行っており、金融機関がクラウドストレージを導入する環境は大きく前進しています。

法人営業でペーパーレスが遅れる3つの構造的要因

では、なぜ法人営業部門は特にペーパーレス化が進みにくいのでしょうか。

1つ目の要因は紙の稟議・押印文化です。融資審査では複数の関係者が順に書類を確認し押印するリレー形式が長年定着しており、これをデジタルに切り替えるには業務プロセスそのものを設計し直す覚悟が求められます。

次が顧客企業側のITリテラシーに対する懸念です。「書類提出をデジタルで求めると負担をかけるのでは」という配慮が残っているためと考えられます。

最後に挙げられるのが外部関係者とのファイル授受手段がバラバラなことです。税理士には郵送、弁護士にはメール添付、顧客企業からはFAXなど、手段の分散を放置したままでは組織的なペーパーレス化の実現は難しくなります。

金融機関がペーパーレス化で得られる5つのメリット

課題がある一方で、ペーパーレス化がもたらす大きなメリットもあります。金融機関の法人営業部門が得られる5つの効果を順に見ていきましょう。

業務効率化：書類の検索・共有にかかる時間を大幅削減

紙の書類管理には、大きな時間的コストと労力が伴っています。キャビネットや倉庫から過去の決算書や融資稟議書を探し出す手間は、渉外担当者の業務時間を圧迫しているでしょう。しかし、クラウドストレージに電子保管すればキーワード一つで瞬時にファイルを見つけ出せるうえ、複数担当者が同時にアクセスでき、回覧待ちを減らしやすくなります。

コスト削減：印刷費・郵送費・保管スペースの圧縮

1つの融資案件だけでも大量の書類が印刷されます。郵送費や封筒代、ファイル・キャビネット・倉庫の維持費まで含めると紙にまつわるコストは小さくありません。ペーパーレス化でこうした費用を圧縮できれば、浮いたリソースを営業力の強化や顧客サービスの向上に振り向けることが可能です。

セキュリティ強化：アクセス権限管理と監査証跡の確保

紙の書類には紛失・盗難・誤送付のリスクがつきまといます。一度でも顧客の個人情報や融資関連の機密データが外部に流出してしまえば、その情報を完全に回収することは簡単ではありません。クラウドストレージならファイルごとにアクセス権限を設定し、閲覧・編集・ダウンロードの可否を細かく制御できます。操作ログも自動で残るため追跡も容易で、コンプライアンスの観点からも紙を上回る管理手段となりうるのです。

顧客体験（CX）の向上：スピーディーな情報連携で信頼獲得

書類のやり取りに何日もかかることは、融資や事業承継を依頼している顧客にとって大きなストレスとなっている可能性があります。また「決算書は届きましたか」「追加書類はいつ届きますか」といった確認の頻発は顧客体験を損なう要因です。クラウドストレージを活用すれば書類の共有はリアルタイムで完了し、顧客企業側でも提出状況を把握できるため双方のコミュニケーションコストの低減につなげやすくなります。

BCP・テレワーク対応：場所を問わない業務継続体制の構築

災害やパンデミックでオフィスに物理的に出られない状況に陥れば、紙依存の業務は停止しかねません。しかしクラウド上にデジタル保管しておけば、自宅からでも出先からでも業務を継続できる体制が整います。さらに渉外担当者がモバイル端末から書類を確認・共有できる環境は、有事だけでなく通常の営業活動においても大きな価値を生み出すはずです。

法人営業で発生する書類とデジタル化の対象範囲

ペーパーレス化を進めるにあたり、対象となる書類の全体像を押さえておくことが欠かせません。法人営業で取り扱う書類は多岐にわたります。何から手をつけるべきかを見ていきましょう。

融資関連書類：決算書・試算表・事業計画書・資金繰り表等

融資業務では決算書・試算表・事業計画書・資金繰り表など多種多様な書類を扱います。顧客企業から直接届くこともあれば、顧問税理士を経由するケースも少なくありません。紙やFAXで届いた書類をスキャンし行内システムに手入力する二重作業は現場の大きな負担になっていると考えられます。そのため、こうした授受をクラウドで完結できれば、時間短縮とデータ正確性の向上につながります。

事業承継・M&A関連書類：企業概要書・決算書・株主構成資料・株価算定書・デューデリジェンス資料等

近年は、金融機関が事業承継やM&A支援に携わることも珍しくなくなってきました。こうした案件では企業概要書や株主構成資料、株価算定書やデューデリジェンス資料など機密性の極めて高い書類を扱います。売手・買手だけでなく弁護士や公認会計士・税理士も関与するため、書類のやり取りは煩雑を極めます。メールやFAXでの断片的な授受では管理に手間がかかり、セキュアな環境で一元管理できるクラウドストレージのような仕組みが大いに役立つでしょう。

日常の法人営業書類：議事録・提案資料・契約書類

融資やM&A以外の日常業務でも多くの書類が生まれます。顧客との面談記録や議事録の作成、提案資料の修正、各種契約書類のやり取りなど紙での管理が当たり前になっている領域はまだ幅広く残っているのが現状です。そこでチーム全体がアクセスできるクラウド上に保管することで、管理コストが下がり、生まれた時間で組織的な営業力の底上げが可能になります。

外部関係者との共有が必要な書類の整理

部門ごとに書類管理を整えることがすべてではありません。顧客企業・士業・行内他部門という3つの方向に対して最適な共有方法を設計することで、メリットはより大きくなります。

顧客企業との共有：アップロード依頼機能の活用

顧客企業から決算書や必要書類を受け取る場面では、アップロード専用リンクが効果的です。リンクを送るだけで書類を受領でき、相手にアカウント登録を求める必要がないため、ITに不慣れな経営者でもスマートフォン・PCからファイルを選んで送信するだけで提出が完了します。

税理士・弁護士との共有：アクセス権限とパスワード保護

士業との書類共有では閲覧権限の制御とパスワード保護が重要です。クラウドストレージのリンク共有機能なら特定のフォルダやファイルだけにアクセスを許可し、有効期限やパスワードも設定できます。メール添付やFAXにはない「送信後のアクセス制御」が実現する点はセキュリティ面で非常に大きな優位性と言えるでしょう。

行内他部門との共有：共有ドライブによる一元管理

複数部門が一つの案件に関わるのは日常茶飯事です。共有ドライブにプロジェクト単位のフォルダを設け関連書類を集約すれば、「どの版が最新か分からない」といった混乱を未然に防ぐことが可能です。案件推進のスピードも上がり、法人営業のDX推進における重要な起点となり得ます。

金融機関のペーパーレス化を実現するクラウドストレージ活用法

ここまで整理してきた課題とメリットを踏まえると、金融機関の法人営業部門にはどんなツールが合うのでしょうか。以下ではクラウドストレージを選定する際のポイントと、LINE WORKS Driveによる具体的な運用方法を見ていきます。

クラウドストレージの選び方

金融機関がクラウドストレージを選ぶ際、一般企業とは異なる視点が必要です。顧客の個人情報や非公開の財務データを日常的に扱う業種だからこそ、情報漏えいの重大なリスクを考え、セキュリティ機能の充実度がまず優先事項となります。通信時・保管時のデータ暗号化やファイル単位でのアクセス権限設定、操作ログの記録機能などは重要なポイントです。

外部ユーザーへの共有のしやすさもチェックしましょう。相手にアカウント登録を求めずにファイルを送受信できるかどうかは現場への定着率に影響します。続いて確認すべきなのはモバイル対応です。渉外担当者が外出先からスマートフォンで書類を確認・共有できなければデジタル化の効果は限定的なものにとどまってしまいます。

LINE WORKS Driveで実現する法人営業のペーパーレス化

LINE WORKS Driveは「LINE WORKS」と一体化したクラウドストレージです。法人営業部門に求められるペーパーレス化の機能を幅広くカバーしています。トークやメールとの連携性にも優れているうえ、普段のLINE WORKSと同じ操作感で使えるため、新たなツールを一から覚え直す負担が少なく、導入直後から日常業務へスムーズに組み込みやすい設計が魅力です。 以下で主な特長を紹介します。

※電子帳簿保存法への対応は検索機能だけで完結するものではなく、保存方法や改ざん防止など他の要件も確認する必要があります。また、タグ・メタデータ関連機能はDrive Plusの契約が必要です。

共有ドライブで行内の融資・事業承継チームの書類を一元管理

LINE WORKS Driveの共有ドライブ機能を使えば、融資チームや事業承継支援チームなど目的ごとにフォルダを作成し、関連する書類を一元管理できます。担当者が異動しても書類は組織に紐づいて保管されるため、「あの書類はどこか」と探す手間や、引き継ぎの負担を減らせるでしょう。

リンク共有＋パスワード保護で顧客・士業へセキュアにファイル送付

外部へ書類を送る際にはリンク共有機能にパスワードと有効期限を設定できます。PPAP（パスワード付きZIPのメール送信）に代わるセキュアかつ手軽な手段として活用することが可能です。受け取った側はリンクをクリックするだけで書類を確認でき、操作のシンプルさも現場での定着を後押しするでしょう。

アップロード専用リンクで顧客から決算書・必要書類を安全に受領

ファイルアップロード専用リンクの発行機能も備わっています。融資審査に必要な決算書や試算表を顧客企業に提出してもらう際に、このリンクを送るだけで安全にファイルを受領することが可能です。アップロードされたファイルは他の利用者からは見えない設計で、機密性もしっかり確保されます。

モバイルアプリで渉外先から書類を即時確認・共有

iOS・Androidに対応した専用モバイルアプリも提供されています。渉外先で急に書類の確認が必要になった場合でもスマートフォンからDrive上の資料にアクセスし、その場で顧客に共有できるのです。さらにスキャン機能を使えば紙の原稿をPDF化してDriveに保存でき、現場の渉外担当者にとって日々の業務を大きく変えるツールとなるでしょう。

電子帳簿保存法対応のタグ管理機能で法令準拠も実現

ファイルにタグを付与して構造化する機能も搭載しています（オプションのDrive Plusへの加入が必要）。取引年月日・取引先名・金額などをタグ設定すれば電子帳簿保存法が求める検索要件への対応に活用できます（※）。法令対応のために別途専用システムを導入する必要がなく、コスト面・運用面の両方で負担を軽減できます。

※保存要件全体の充足には行内の運用整備もあわせて必要ですが、検索対応のために別途システムを導入する負担は抑えられます。

活用シーン別：LINE WORKS Driveの具体的な使い方

LINE WORKS Driveが具体的にどのように利用できるのか、活用シーンを3つ紹介します。

シーン①：融資案件で顧客企業と税理士から決算書・試算表を収集する

融資審査の初期段階では顧客企業や顧問税理士から決算書・試算表・事業計画書・資金繰り表などの書類を集めなければなりません。従来はメールや郵送で個別に依頼し届いた紙をスキャンして保管するのが一般的でした。しかし、LINE WORKS Driveのアップロード専用リンクを使えば、顧客と税理士それぞれにリンクを送って直接クラウドにファイルを格納してもらえます。書類の到着状況もDrive上で一目瞭然のため催促の手間が減り、案件をスピーディーに次のフェーズへ進められるでしょう。

シーン②：事業承継・M&A案件で関係者間の機密資料を安全に共有する

事業承継やM&Aでは機密書類を多数の関係者と共有する必要があります。共有ドライブに案件専用フォルダを設けて、関係者ごとにアクセス権限を細かく設定すれば、必要な情報だけを必要な人にだけ開示する運用が可能になるのです。リンクにパスワードと有効期限を付けておけば、期限後のリンク経由のアクセスを自動遮断でき、情報管理の面でも安心して利用できます。

シーン③：面談議事録を行内でリアルタイム共有し、属人化を防止する

面談記録が共有されず埋もれてしまうのは、よくある課題です。LINE WORKS Driveでは共有フォルダに議事録を保存するルールを設ければ、チーム全員がリアルタイムで確認できます。さらにトーク機能と連携してリンクを即座に共有すれば、属人化の防止と組織的な営業推進を同時に実現することが可能です。

金融機関がペーパーレス化を成功させるための5つのステップ

ペーパーレス化は一気に進めるのではなく段階的に取り組むことがポイントです。金融機関が無理なく着実に成果を上げるための進め方を5つのステップで解説します。

ステップ1：デジタル化する書類の優先順位を決める

最初に着手すべきは対象書類の棚卸しです。取り扱い頻度が高く関係者の多い書類から優先的にデジタル化を始めることをおすすめします。たとえば融資審査時の決算書・試算表の授受や面談議事録の行内共有は、短期間で成果を実感しやすい領域です。逆に契約書や融資実行に関わる書類は法的要件の整理に時間がかかるため、第二段階で取り組む計画にしておくのが現実的でしょう。

ステップ2：業務フローを見直し、紙前提のプロセスを再設計する

紙を電子ファイルに置き換えるだけでは十分とは言えません。承認・回覧・押印のプロセスそのものを見直す必要があるからです。複数の関係者が順に押印するリレー形式をクラウド上のレビュー・承認フローに再設計できないかを検討しましょう。業務フローの変革を伴わないツール導入は、一時的に使われても長期的には定着しないリスクがあります。

ステップ3：セキュリティ要件を整理し、ツールを選定する

金融機関ならではのセキュリティ基準を整理するステップです。FISC安全対策基準やデータの暗号化、アクセス権限管理、操作ログ記録といった要件をまず洗い出しましょう。そのうえで導入候補のサービスがどこまでカバーしているかを比較検討します。情報システム部門やコンプライアンス部門と連携し、行内のセキュリティポリシーとの整合性を丁寧に確認したうえで最終判断を下すことが重要です。

ステップ4：スモールスタートで運用を開始し、現場の声を反映する

ツール選定が完了したら特定の部署や少人数のチームで試験運用を始めましょう。「この手順は面倒」「権限設定が使いにくい」など、パイロット段階で現場の率直な声を集めることが大切です。こうしたフィードバックを運用ルールに反映し、磨き上げてから対象範囲を段階的に広げていけば、全店への定着がスムーズに進みやすくなるでしょう。

ステップ5：全店展開と運用ルールの標準化

パイロット運用の知見をもとに全店舗・全部門へ展開します。ファイルの命名規則やフォルダ構成、アクセス権限の付与基準などを標準化しマニュアルに落とし込むことが重要です。研修やハンズオンセミナーを通じて現場担当者の理解を深めることも忘れてはなりません。

銀行・信用金庫のペーパーレス化に関するよくある質問（FAQ）

ペーパーレス化を進めるにあたっての疑問は、共通して浮かび上がるものが少なくありません。以下では特に多く寄せられる代表的な5つの質問に、Q&A形式で回答していきます。

金融機関がペーパーレス化を進めるうえで最初に取り組むべき書類は何ですか？

頻度が高く関係者の多い書類から着手するのが効果的で、具体的には決算書・試算表の授受や面談議事録の共有などが挙げられます。契約書類の電子化は法的要件を先に整理する必要があるため、第二段階での取り組みをおすすめします。

融資書類や事業承継・M&A資料をクラウドで共有してもセキュリティ上問題ありませんか？

適切なサービス選定と運用ルールの整備を行えば、リスクを管理しながら活用できます。
クラウドサービスの選定時は、行内のセキュリティポリシーとの整合性を確認しましょう。暗号化やログ記録、パスワード保護・有効期限設定などを運用ルールと併せて検討し、外部の税理士・弁護士等との書類共有に伴うリスクを管理することが重要です。

顧客企業や税理士がITに不慣れでも、クラウドでの書類共有は成り立ちますか？

成り立ちます。アカウント登録不要でリンクからアクセスできるサービスを選べばITに詳しくなくてもスムーズに対応できるはずです。LINE WORKS Driveのアップロード専用リンクなら、顧客はURLを開いてファイルを選ぶだけで書類提出が完了するため、操作に迷うことがありません。スマートフォンからも操作可能で、PCを日常的に使わない経営者にも無理なく対応できます。

電子帳簿保存法への対応とペーパーレス化は同時に進められますか？

同時に進めることができ、むしろ一緒に取り組むほうが効率的です。電子帳簿保存法の「電子取引データの電子保存義務」とペーパーレス化は親和性が非常に高く、同時に進めやすい取り組みです。

ペーパーレス化によってコストは削減できますか？

削減が見込めます。印刷費・トナー代・封筒や切手の費用・倉庫賃料といった直接コストに加え、書類の検索・仕分け・配送にかかる人件費（間接コスト）も圧縮可能です。まず1部署でスモールスタートし、削減効果を数値で可視化してから全店展開を進めることを推奨します。

ペーパーレスとクラウドストレージ活用が営業の競争力を高める

金融機関の法人営業におけるペーパーレス化は、単なるコスト削減策にとどまらない側面があります。業務効率化やセキュリティ強化はもちろん、顧客への対応スピードを高めて提供価値を引き上げることにもつながるのです。融資案件から事業承継・M&A支援、日常の面談記録に至るまで、あらゆる場面で書類のデジタル化と安全な共有を実現することが競争力の底上げにつながるでしょう。

LINE WORKS Driveはセキュアなファイル共有とモバイル対応を兼ね備えたクラウドストレージです。まずは無料トライアルで操作性をお確かめください。日々の書類共有をデジタル化する第一歩を踏み出せば、法人営業の現場はきっと変わり始めるはずです。