議事録の例文と書き方を解説！NG例や作成の効率化に役立つAIツールも紹介

議事録の作成を任されたものの、手本となる例がなく書き方に迷っていませんか。この記事では、そのまま使える議事録の例文を、会議の種類別に5つ紹介します。あわせて、NG例やわかりやすく書くためのポイント、議事録作成そのものを自動化するAIツールまで解説しますので、ぜひ参考にしてください。

議事録とは？例文を見る前に押さえたい基本事項

議事録は、会議で何が決まったのかを残すための記録です。何のために書く文書なのかを押さえておくと、書くべき情報の判断に迷わなくなります。

議事録を作成する目的

議事録には大きく3つの役割があります。

1つ目は、会議でいつ・何が決まり、なぜそう決まったのかを残す役割です。

時間が経つほど人の記憶は薄れるため、記録がなければ「あの件はどうなったか」という確認のやり取りが度々発生することになります。

2つ目は、会議に参加できなかったメンバーや関連部署へ内容を共有し、あとから口頭で説明し直す手間をなくす役割です。

3つ目の役割は、誰が・何を・いつまでに行うかを明確にして、会議で決めた内容を次の業務につなげることです。

どの議事録にも共通する基本の記載項目

会議の種類が変わっても、議事録の骨格になる項目はほぼ共通しています。次の6項目をそろえておけば、あとから読む方が必要な情報を探し回らずに済みます。

会議の基本情報	会議名、日時、場所
参加者	氏名、役職
記録者	議事録を作成した本人の氏名
目的とアジェンダ	何を決める会議なのか、議題の一覧
決定事項	会議で合意・承認された内容
次のアクション	担当者、内容、期日

会議名と日時は、あとから目的の議事録を探すときの手がかりにもなります。

決定事項と次のアクションは続けて書いておくと、何が決まって次に何をすべきかをすぐに把握できます。

あらかじめ記録すべき項目を統一しておけば、作成者のスキルに左右されず、組織全体で議事録のクオリティを一定に保つことが可能です。

【会議別】そのまま使える議事録の例文5つ

ここからは、会議の種類別に議事録の例文を5つ紹介します。

週次の社内定例会議の議事録例

定例会議の議事録は、前回からの変化と今週やることが一目でわかる形を目指します。

会議名	営業部週次定例会議（第12回）
日時	20XX年〇月〇日（月）10:00〜10:45
場所	第2会議室
参加者	山田（部長・司会）、鈴木、田中、佐藤　※欠席：伊藤
記録者	鈴木
議題	1. 前週の進捗共有　2. 今週の重点顧客　3. 来月の展示会対応
決定事項	・今週の重点顧客はA社とB社の2社に絞る・展示会の当日対応は3名体制とする
次のアクション	・田中：A社向けの提案書を〇月〇日までに作成・佐藤：展示会の人員シフト表を〇月〇日までに作成
未決事項	展示会で配る資料の内容（次回定例で決定）
次回開催	20XX年〇月〇日（月）10:00〜第2会議室

毎回同じ項目を使えば記入漏れが起きにくく、過去の回と見比べる作業も楽になります。

参加者が次にいつ集まるのかを議事録だけで確認できるよう、次回開催の欄まで埋めましょう。

未決事項の欄を設けておくと、結論が出なかった議題を次回に持ち越す形で残せます。

新サービスの企画会議の議事録例

企画会議では決まった内容とあわせて、なぜその案を選んだのかという判断の理由が重要になります。

会議名	新サービス企画会議（第3回）
日時	20XX年〇月〇日（水）14:00〜15:30
場所	オンライン（Zoom）
参加者	高橋（企画部・司会）、山田、鈴木、渡辺（開発部）
記録者	山田
議題	1. ターゲット層の絞り込み　2. 料金体系のたたき台　3. 開発着手の判断
決定事項	・ターゲットは30代の共働き世帯に設定・料金は月額プランのみで開始（理由：初期の運用負荷を抑えるため）・開発着手は次回会議での仕様確定後とする
検討事項	年額プランの追加は初回リリース後に再検討
次のアクション	・渡辺：想定機能の開発工数を〇月〇日までに概算・鈴木：競合3社の料金調査を〇月〇日までに実施
未決事項	サービス名称（〇月〇日までに各自2案を提出）
次回開催	20XX年〇月〇日（水）14:00〜オンライン

決定事項に理由を1行添えておくと、方針を見直す場面でも議論をやり直さずに済みます。

開発に着手する時期が決まらなかった場合も、どの条件がそろえば着手できるのかを書き残しましょう。

アイデアを固める段階では保留になる項目が増えるので、後日あらためて話し合う検討事項と、期日を決めて結論を出す未決事項は欄を分けて書きます。

システム開発の進捗会議の議事録例

進捗会議の議事録では、計画とのずれをどう埋めるのかまで書き残すことが大切です。

会議名	在庫管理システム開発進捗会議（第8回）
日時	20XX年〇月〇日（火）16:00〜17:00
場所	オンライン（Microsoft Teams）
参加者	渡辺（PM・司会）、伊藤、中村、山本（インフラ担当）
記録者	中村
議題	1. 各工程の進捗　2. 遅延の原因と対策　3. リリース日の見直し
決定事項	・結合テストの開始を〇月〇日から一週間後ろへ変更・テスト要員を1名増員する・リリース日は変更せず、テスト期間の短縮で調整する
課題・リスク	追加された仕様変更分が未見積もり。〇月〇日までに影響範囲を確認する
次のアクション	・伊藤：仕様変更分の工数を〇月〇日までに算出・山本：テスト環境の追加設定を〇月〇日までに完了
未決事項	増員するテスト要員の人選（部内で調整のうえ次回報告）
次回開催	20XX年〇月〇日（火）16:00〜オンライン

「遅れている」だけでは状況が伝わらないので、どの工程が何日遅れているのかまで書き出します。

「リリース日を動かさない」という判断も決定事項なので、変えなかった事実まで書き残しておきましょう。

課題やリスクの欄を独立させておくと、対応が必要な項目の見落としが減ります。

Webサイトリニューアルの打ち合わせの議事録例

社外の制作会社が入る打ち合わせでは、自社と相手側のどちらが動くのかを分けて記録します。

打ち合わせ名	自社サイトリニューアル第2回打ち合わせ
日時	20XX年〇月〇日（木）13:00〜14:30
場所	当社第1会議室
出席者	当社：広報部佐藤、田中／〇〇制作株式会社：小林様、加藤様
記録者	田中
議題	1. デザイン案の確認　2. 掲載コンテンツの範囲　3. 公開スケジュール
決定事項	・トップページのデザインはB案を採用（理由：問い合わせまで2クリックで到達できるため）・公開は〇月〇日とし、旧サイトは同日に非公開へ変更・掲載する導入事例は5本までとする
当社のタスク	・田中：導入事例5本の原稿を〇月〇日までに提出・佐藤：ロゴデータの最新版を〇月〇日までに送付
〇〇制作会社のタスク	・小林様：下層ページのデザイン案を〇月〇日までに提示
未決事項	問い合わせフォームの項目数（当社で確認のうえ〇月〇日までに回答）
次回開催	20XX年〇月〇日（木）13:00〜当社第1会議室

デザインや仕様の決定は口頭で済ませず、採用した案と選んだ理由をその場で文字に残すようにしましょう。

自社と先方のタスクをそれぞれ記録することで、誰がどのボールを持っているのかを即座に把握できるようになります。

両社で同じ議事録を共有する前提なので、予算の上限や他社との比較といった社内の検討状況は書き込まないよう注意しましょう。

取引先との商談の議事録例

商談の議事録は、社内共有と次回訪問の準備を兼ねた資料として使います。

案件名	〇〇株式会社様在庫管理システム新規導入のご提案
日時	20XX年〇月〇日（金）15:00〜16:00
場所	〇〇株式会社様本社応接室
出席者	〇〇株式会社様：購買部松本部長、清水様／当社：営業部山田、鈴木
記録者	鈴木
ヒアリング内容	・現行システムの保守期限は〇月末・今期の予算は〇〇万円以内・決裁は購買部長と情報システム部の合議
提案内容	基本プランに在庫アラート機能を追加した構成を提示
合意事項	・当社が〇月〇日までに見積書と導入スケジュールを提出・次回打ち合わせに当社の技術担当が同席
持ち帰り事項	他部署へ広げる場合の割引可否（社内確認のうえ〇月〇日までに回答）
次回開催	20XX年〇月〇日（火）14:00〜〇〇株式会社様本社

先方の予算や検討期限といったヒアリング内容は、聞いた数字と日付をそのまま残すのがポイントです。

持ち帰り事項に回答の期日を添えておけば、社内確認が滞ったまま商談が止まる事態を避けられます。

先方の決裁の流れも書き留めておくことで、次回訪問までに誰へ何を用意すべきかを社内で相談できます。

議事録のNG例と改善例

書き方のコツをつかむには、NG例と改善例を見比べてみるのがおすすめです。

発言を丸写しにしたNG例

議事録の作成において非常によくある失敗が、単に参加者の発言内容をそのまま書き並べてしまうことです。

NG例

山田「A案で進めるのが良いと思います」
鈴木「ただ、B案のほうがコストは低いですよね」
田中「両案を並べて比較してみましょうか」
山田「では次回までに整理しておきます」

この形では情報量が増えるばかりで、読み手は結論がどこにあるのかを探さなければなりません。

会議で何が決まったのかが書かれていないため、A案とB案のどちらで進めることになったのかも判断できません。

会話の経緯を書き残すこと自体は重要ですが、要点を整理せず発言をただ羅列しただけの形式では、議事録としての役割が果たされているとは言い難いです。

要点に絞った伝わりやすい改善例

決定事項を先に置くだけで読み手の負担は大きく減ります。

改善例

【決定事項】コストを優先し、B案を採用する（理由：A案と比べて初期費用を約20%抑えられるため）
【次のアクション】田中が〇月〇日までにB案の詳細見積もりを作成し、山田に共有する
【未決事項】発注先の選定は次回会議で決定する

決定の背景や理由をあわせて記載しておくことで、後からプロジェクトに参画したメンバーに対しても、どういった経緯でその結論に至ったのかを簡潔に共有できます。

「決定事項」「次のアクション」「未決事項」の3つに整理して記述することにより、現在の会議の進捗状況やステータスを直感的に把握できるようになります。

わかりやすい議事録を書くための3つのポイント

例文を参考にするだけでも議事録は整いますが、中身の質を左右するのは何を書き、何を省くかの判断です。

ここでは、押さえておきたい3つのポイントを紹介します。

会議前に構成と記載項目を決めておく

議事録の作成効率は、会議が始まる前の準備で大きく変わります。

アジェンダが事前に共有されていれば、そのアジェンダを議事録の見出しとして先に入力しておきましょう。

参加者・決定事項・次のアクションの欄も用意しておけば、会議中はその欄を埋める作業に集中できます。

白紙から書き始める場合と比べ書き上げるまでの時間が短くなり、心理的な負担も軽減できます。

決定事項と結論を先に書く

議事録で伝えるべきは、どんな発言があったかではなく「何が決まったか」です。

決定事項や合意内容を最初に書き、その根拠や経緯をあとから補う結論ファーストの構成を心がけましょう。

議事録は会議に出ていない方が読むことも多いため、冒頭の数行で全体像がつかめる形にすると親切です。

議論の経緯は、なぜその判断に至ったのかを振り返れる範囲にとどめて構いません。

5W2Hを意識して具体的に記録する

5W2Hは、5W1Hに「How much（いくらで）」を加えた7つのことです。

When	いつ	〇月〇日までに
Where	どこで	東日本エリアの3拠点で
Who	誰が	営業部の田中が
What	何を	提案書の初版を作成する
Why	なぜ	顧客の検討期限が〇月末のため
How	どのように	既存のフォーマットを流用して
How much	いくらで	〇〇万円の予算内で