緊急時の安否確認や全体周知など、災害対策の活用方法をご紹介します！
1. LINE WORKSで災害対策を行おう
2. 災害対策をされているお客さまの事例
3. アンケート機能を知ろう！利用手順の紹介
LINE WORKSで災害対策を行おう
9月1日は防災の日。8月30日から9月5日までの期間は一般的に防災週間と言われています。
台風や津波、地震等の災害は突然に起こります。たとえ大規模なものではなくとも、大雨や台風のように天候の急激な変化は予測が難しく、情報共有や安否確認はスピードや緊急時でもスムーズに使えるツールが求められます。そんな予期せぬ事態が起きてしまった時のために、あらかじめ災害対策や運用ルールを社内で確認しておきましょう。
どんな方法があるの？
災害の被害が出た場合にまず必要なのが、社員の安否を確認し、その後の対応を指示することです。ここでは、LINE WORKSでできる従業員の安全を守るための情報共有や安否確認の方法として、2つ取り上げてみたいと思います。
1. 【アンケート】災害発生時の全社員の安否確認に
2. 【掲示板】災害発生前後の全社員への出社指示・情報共有に
1. 【アンケート】災害発生時の全社員の安否確認に
安否確認のメールを読んでくれたか分からなかったり、被災情報を聞くために電話をしなければならなかったり、従業員一人ひとりの状態を確認することはとても大変です。そんな時、全従業員の安否確認にはアンケート機能がおすすめです。
LINE WORKSのアンケートには、あらかじめ安否確認のテンプレートが用意されているため、一から作成する手間がありません。パソコン・スマートフォンのどちらからでも簡単に作成ができます。
また、回答結果は自動集計され、グラフで確認ができます。状況の収集や確認を一律で行いたいときに便利です。回答結果は作成者以外のメンバーが閲覧できる機能も備わっているため、複数人で確認を行うこともできます。アンケート送信後、5分以内に回答がないメンバーにだけ、電話で確認するといった運用をされているお客様もいらっしゃいます。
2. 【掲示板】災害発生前後の全社員への出社指示・情報共有に
台風や積雪等の事前に発生することが予想される場合、従業員に対し出社・退勤の指示をしたり、業務の調整を依頼したりする等、事前の情報周知や指示を徹底することもとても大切です。災害発生時の業務の混乱を防ぎ、円滑に経営活動を継続させるために重要なポイントになります。そんな時に活躍するのが、掲示板機能です。
トークでは流れてしまいがちな情報も掲示板ではストックすることができ、まとまった分量での伝達により全従業員に対して一律に指示を出すことができます。また、必読設定をしておくことで、未読者に対して再通知が可能なので、見逃しを防ぐことができます。
LINE WORKSで災害対策をされているお客さまの事例
– セコム安否確認サービスと連携
BCP（事業継続計画）の一環として、LINE WORKSとセコム安否確認サービスを連携させました。災害時にはLINE WORKS上で「今、無事ですか？」「営業継続できますか？」などの安否確認通知をBotで対象エリアの社員に自動で送り、会社の被災状況を即座に確認できる仕組みを整えました。（小売・卸売／IT・通信）
– 緊急時の状況共有・案内発信にも活用
以前は自然災害が発生すると部署ごとに電話連絡をして、庁外にいる職員の登庁を促したりしていましたが、トークなら状況の共有や案内を一斉に発信でき、未読/既読も判別できることから、緊急時の連絡ツールとしても位置付けました。当課に所属する約30名の職員は、台風接近時などの対応方法をノートで共有していますが、同様に共有している部署は他にもあり、LINE WORKSを緊急時の連絡手段として活用する体制が整備されつつあります。（行政）
– 安否確認の機能を集約したことで、運用面の効率改善も実現
アンケート機能はBCP対策の安否確認にも用いるようになりました。これまで利用していたサービスは部門単位で安否確認メールを送信しなければならなかったのですが、LINE WORKSのアンケートは全社員に安否確認を一斉発信できて集計も容易です。LINE WORKSに安否確認の機能を集約できたので、運用面の効率改善につながっています。（建設・工事）
