フリープラン

  フリープランを活用いただいているお客様にお話しを伺いました。   九州でリフォーム工事などを実施している住宅設備サービス業、大阪で地域の障がい者支援を実施する福祉サービス業、というまったく違う業種のお客様２社でしたが、予想以上に共通点がたくさんありました。   同業の方はもちろん、臨店を効率化したい多店舗企業の経営者や管理部門の方、現場巡回をどう組むかに頭を悩ませる工事管理の方、自分も顧客訪問が多い営業部門の課長さんなど、多くの方に共通する課題の解決方法の参考になると思います。     状況1：毎日ひとり3~10件の訪問・現場作業がある。 リフォーム工事では、リーダークラスの方は1日に10件、社員2名がそれぞれ1日に5～6件を訪問し、設備工事を行っているそうです。   一方、福祉サービスでは、相談員6名が1日に3～4件のお宅を訪問し、地域生活に必要なサービスの手配や、お困りごとの相談支援をしているそうです。   1日で3～10件を訪問するということは、移動と作業を繰り返すことになります。 当然、パソコンを開く時間はありませんし、電話にもタイムリーに出られるとは限りません。 全員が出払うこともあるので、事務所の電話は転送設定にしているそうです。   こういった状況では、少人数であっても、情報共有や伝達がとても難しいですよね。   どちらのお客様も何度も試行錯誤したり、良い方法がないか模索していました。     状況２：訪問先・現場で個別対応が求められる。 毎日多くの案件に対応するために、ひとりひとりは独立して動き、各自が担当している案件に対応していきます。   ところが、訪問先や現場では、その場で解決できないことが発生します。 例えば、部品の手配であったり、後日の再訪問が必要だったり、急きょ病院に連れていったりと、必要な対応はさまざまです。   そんなときには、他の人に協力を仰いだり、内勤の人にフォローをお願いしたり、翌日以降の担当者に引き継いだり、といったコミュニケーションが必要になります。 しかも、作業や移動の合間に。     課題１：独立して動きつつも、いざという時の連携が欠かせない。 課題２：メンバーが3人以上になると、お互いの動きが見えづらくなる。 いまこの瞬間、誰が、どこで、どんな案件に対応しているのか。   それを踏まえて、誰に、どんなことをお願いすると、お客様のために最適な対応ができるのか。   電話やホワイトボードを使った連絡や情報共有は手軽で便利な反面、出先ですばやくこういった判断をしようと思うと、限界があります。   また、メンバーが増えるほど、連絡や共有が難しくなり、適切な対応も取りにくくなります。 今回お話しを伺ったお客様も   ふたり目の社員が独り立ちするようになってから、出先での情報共有の必要性を感じるようになった。 この1年で社員が2人増えたことで、お互いの動きが見えづらくなった。   とおっしゃっていました。   わずか数名の違いですが、1対1では簡単だった連絡や情報共有も、3人、4人、5人と人数が増えるたびに、急激に難しくなります。       効果：ひとりひとりの活動の見える化。日報・共有の効率アップ。メールは10分の1に激減。   2社のお客様ともに、このような課題を抱えながら、試行錯誤していました。   ショートメールでは文字数の制限があったり、パソコンで使えないのでファイルの共有がしづらかったり、LINEでお客様の情報をやり取りすることには抵抗があったり、となかなか良い案が見つからないなかで、LINE WORKS に無料版（フリープラン）が出きたというニュースを見て、すぐに試してみたそうです。   「カレンダーをカテゴリ分け（色分け）できるところが、採用のポイントだった」 「社員の予定を横並びで確認できるのが良かった」   2社のお客様ともに、まずは課題だった社員の動きをひと目で把握するため、カレンダー機能を中心に、検討されました。   その結果、   誰がどこにいるのかスマホ１つですぐにわかるようになった。 応援が必要な際などすぐに状況がわかるので、助かる。 社長がどこにいるのか分かるので、ものすごく助かる！   といった効果を実感されています。   また、導入後は、カレンダー機能だけでなく、チャットによる連絡や資料共有にも使うようになり、さらに効果をあげていらっしゃいます。   以前は、FAXをPDFにしてメールに添付して送っていたが、相手が見ているのかどうか分からなかった。 それをチャットにしたことで、既読確認ができるので、仕事が効率化された。 おかげでメールは10分の1に減った。 週に1～2回は現場で分からないことがあるが、写真や動画をLINE WORKSで送ってすぐに聞けるので、その場で対応できるようになった。