社内コミュニケーションツールの選び方｜種類と比較のポイント

社内コミュニケーションツールとは

社内コミュニケーションツールは、社内の連絡と情報共有をスマホやPCで行い、記録に残せるサービスの総称です。メールや電話、口頭で連絡している会社が、返信待ちや伝言の食い違いを減らすために使います。アカウントや閲覧できる範囲を会社が管理できる点が、個人向けのメッセージアプリとの違いです。

社内連絡ツールや情報共有ツールと呼ばれることもあります。メールや電話、口頭での連絡と比べると、主に次の点が変わります。

やりとりが記録に残るので、異動や休みのときの引き継ぎがしやすくなり、特定の担当者しか知らない情報も減らせます。本社と拠点が離れていても全員が同じ内容を同時に受け取れるため、情報が届く早さに差が出にくくなります。

この記事で扱うのは、連絡と情報共有のためのツールです。

社内コミュニケーションツールの主な種類

主な種類は7つあり、文字で連絡するチャットや社内SNSから、声で連絡するトランシーバーアプリまで幅があります。残りの4つは、グループウェア、ナレッジ共有、Web会議、タスク・プロジェクト管理です。複数の種類を兼ねる製品もあるため、導入を検討する会社は、製品名より先に必要な種類を決めると候補を絞れます。

ビジネスチャットと社内SNS

どちらも文字でやりとりしますが、ビジネスチャットは相手を決めた連絡に、社内SNSは多くの社員への発信に使います。日々の業務連絡はチャット、全社へのお知らせや部署を越えた交流は社内SNSという分け方が基本です。全社へのお知らせ機能を備えたチャットもあるため、1つの製品で両方をまかなう選び方もできます。

グループウェアとナレッジ共有

グループウェアは、チャットに加えて掲示板やスケジュール、ファイル共有、申請などの機能を1つにまとめたサービスです。すでに導入している会社は、その中のチャットや掲示板で足りるかを先に確かめておくと、同じ役割のツールを重ねて契約せずに済みます。

ナレッジ共有ツールは社内Wikiとも呼ばれ、マニュアルや手順書のように繰り返し見る情報をためておくためのツールです。チャットや社内SNSでは、投稿が増えるほど古い情報を探しにくくなります。同じ質問に何度も答えている、手順が人によって違うといった職場では、チャットとは別にナレッジ共有ツールを用意しておくと、情報を探す手間を減らせます。

Web会議とトランシーバーアプリ

同じ声のやりとりでも、Web会議は日時を決めて話し合うとき、トランシーバーアプリは作業をしながら短く伝えるときに使います。トランシーバーアプリはインカムアプリとも呼ばれ、多くはPTT（Push-to-Talk）方式です。スマホの画面やイヤホンマイクのボタンを押して話すと、同じグループの全員に声が届きます。売場での応援の呼び出しや施設のフロア間の連絡のように、文字を打つ余裕がない場面に適しています。

オフィス中心か現場中心かで選び方が変わる

PCで働く人が中心なら文字のツールを、手がふさがる現場スタッフが多いならスマホと声で使えるツールを先に検討します。店舗や施設、倉庫、工場のように社員の多くがPCの前にいない職場では、移動しながらの短い連絡や応援の呼び出しが連絡の中心になるためです。

オフィス中心の職場と現場中心の職場では、端末や連絡のしかたが次のように違います。

現場中心の職場では、導入前に次の点を確かめておくと安心です。

• 社員番号やIDなど、メールアドレス以外でアカウントを発行できるか
• 共用端末で、使う人ごとにログインを切り替えられるか
• 私物のスマホで使う場合に、退職時の利用停止や履歴の扱いを会社で管理できるか
• 調理や介助、荷物の運搬など、手がふさがった状態でも連絡できるか
• 外国籍のスタッフがいる場合に、翻訳などで言葉の違いを補えるか

私物のスマホで使う場合は、私物の端末を業務に使うときのルールとセキュリティ対策を導入前に決めておくと、退職時の利用停止や履歴の扱いで迷わずに済みます。

手がふさがった状態での連絡は、文字のツールだけでは補いにくい部分です。オフィスはチャット、現場は声と、場所によって手段を分けて組み合わせる方法もあります。声の連絡にトランシーバーアプリを使うなら、無料のアプリと業務用のアプリの違いを先に比べておくと、候補を絞りやすくなります。

現場の声の連絡に使えるアプリの一つが、LINE WORKSラジャーです。スマホをトランシーバーのように使えるアプリで、ボタンを押して話すとチャンネルの全員に声が届きます。アドバンストプランでは、発話を自動でテキストに変換することもできます。

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社内コミュニケーションツールを選ぶ6つのポイント

解決したい課題から必要な種類を決め、候補のサービスを機能、端末、使いやすさ、管理、連携、費用の6項目で比べます。課題を決めないまま機能の多さで比べると、使わない機能の分まで費用を払うおそれがあるためです。

解決したい課題から種類を絞る

今の連絡で困っていることを1つか2つに絞ると、優先して検討する種類が決まります。

比較するときの6つの確認項目

候補の種類が決まったら、個別のサービスを次の6項目で比べます。

導入の進め方と定着のコツ

小さな部署で試し、運用ルールを決めてから全社に広げると、導入したツールが使われないまま終わるのを防げます。管理者には使いやすく見えても、毎日使う現場のスタッフには手順が多くて続かない場合があり、試験導入でその差を確かめられるためです。

1. メールや電話、口頭、紙の伝達票など、今の連絡手段と困っている場面を部署ごとに書き出す
2. 導入の目的と、効果を確かめる指標を決める
3. 候補を2〜3つに絞り、実際に使う人がトライアルで試す
4. 1つの部署や店舗で試験導入し、運用ルールと教え方を固める
5. ほかの部署や拠点へ広げ、使われ方を定期的に見直す

トライアルには、管理する側に加えて、毎日使う現場のスタッフにも参加してもらいましょう。

決めておきたい運用ルール

試験導入の段階で次のようなルールを決めて共有しておくと、使い方が人によってばらつくのを防げます。

• 日々の連絡はチャット、手順はナレッジ共有のように、連絡の内容ごとに使うツール
• 返信の目安と、急ぎの連絡の送り方
• 勤務時間外や休日の通知の扱い
• グループやチャンネルを作る人と、名前の付け方
• 投稿してはいけない情報と、私物のスマホに残してよい情報の範囲

導入後につまずきやすい点と対処

導入後に起こりうるつまずきと対処は、次のとおりです。

ツールが定着しても、それだけで社内の会話が増えるとは限りません。

よくある質問

個人向けのメッセージアプリを業務連絡に使ってもよいですか？

少人数で一時的に使う程度なら連絡はできますが、日常の業務連絡には会社で管理できるツールをおすすめします。個人のアカウントで使うアプリでは、退職したスタッフのアカウントを会社が停止できず、業務のやりとりも本人の端末に残ったままです。私的な連絡と業務連絡が同じアプリに届くため、勤務時間外の通知が負担になることもあります。

無料のツールだけで運用できますか？

使い勝手を確かめる段階なら、無料のツールやフリープランで足ります。ただし無料の範囲では、使える人数や履歴を保存できる期間、管理機能に上限があるのが一般的です。業務で使い続けるなら、本番で必要な人数と機能を早めに見極め、有償プランのトライアルでも試しておくと、後から乗り換える手間を減らせます。

少人数の会社でも導入する意味はありますか？

あります。少人数の職場では1人が担う仕事の幅が広く、担当者が休むと仕事の状況が分からなくなりやすいため、やりとりを記録に残しておく意味は大きくなります。全員に一度に広げられ、運用ルールも決めやすい点は、少人数の職場の利点です。

導入の効果はどのように確かめればよいですか？

導入前に決めた目的に合わせて、数えられる指標を導入の前後で比べます。たとえば、電話や内線の件数、連絡してから対応するまでの時間、引き継ぎ漏れの件数、同じ質問に答えた回数などです。使い方が落ち着くまでには時間がかかるので、試験導入の直後に加えて、数か月たった時点でも見直してください。

まとめ

社内コミュニケーションツールを選ぶときに押さえておきたい点は、次のとおりです。

• 主な種類は、ビジネスチャット、社内SNS、グループウェア、ナレッジ共有、Web会議、タスク・プロジェクト管理、トランシーバーアプリの7つ
• 製品名を比べる前に、解決したい課題から必要な種類を絞る
• 現場スタッフが多い職場は、スマホでの使い勝手、アカウントの発行方法、手がふさがった状態での連絡まで確かめる
• 候補を2〜3つに絞って現場のスタッフも参加するトライアルで比べ、運用ルールを決めてから広げる

まずは、今の連絡で困っている場面を部署ごとに書き出してみてください。困りごとが1つ決まれば、比べるツールの種類も絞れます。

現場の声の連絡を見直すなら、LINE WORKSラジャーも候補の一つです。スマホをトランシーバーのように使えるアプリで、ビジネスチャットのLINE WORKSと連携して使うこともできます。フリープランは0円で試せます（会話は40分で一度切断）。有償プランは30日間の無償トライアルがあります。

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